Importar facturas en Sage Accounting: Guía 2026

Última actualización: agosto de 2026 · ~11 min de lectura · Publicado por Tailride

Sage ofrece dos soluciones para este problema y te vende ambas por separado. Una es AI Capture (Captura con IA), incluida en tu suscripción y con límite mensual, que solo lee la cabecera del documento. La otra es AutoEntry, adquirida por Sage en 2019, que sí extrae el desglose por líneas, pero que te cobra mediante un sistema de créditos donde una factura detallada cuesta el doble.

Ninguno de estos datos es un secreto: ambos figuran en la documentación oficial de Sage. Sin embargo, nadie los compara frente a frente, por lo que la mayoría de las empresas eligen un camino por inercia y se dan de bruces con el límite tres meses después.

Esta guía explica detalladamente cómo importar facturas en Sage Accounting, qué extrae realmente cada método, cuáles son los límites oficiales y cuánto cuesta procesar cien facturas de proveedores al mes con cada opción.

Las herramientas nativas de Sage procesan lo que les entregas, y solo extraen la cabecera. Tailride se encarga de los otros dos tercios del trabajo: busca las facturas por ti en Gmail, Outlook y portales de proveedores, recupera el histórico que nunca llegaste a descargar, lee cada línea, asigna la cuenta contable según tu propio cuadro de cuentas en Sage y contabiliza la factura de compra final adjuntando el PDF original. Extrae el detalle de las líneas en todos los planes y cobra por documento, no por usuario. Las primeras 10 facturas al mes son gratuitas; después, desde 19 $. Ver la integración con Sage →

La respuesta rápida

Utiliza AI Capture si procesas un volumen moderado y solo necesitas el proveedor, el concepto y el importe total. Viene incluido, es rápido y se limita a los datos de cabecera.

Utiliza AutoEntry si necesitas desglosar las líneas de las facturas y ya tienes un paquete de Sage que incluye créditos. Si lo compras por separado, los cálculos se disparan rápidamente, ya que extraer líneas cuesta dos créditos por documento en lugar de uno.

Utiliza una herramienta de captura previa a Sage, como Tailride, si tu verdadero problema es recopilar los documentos y no solo leerlos (por ejemplo, facturas atrapadas en portales de proveedores, en una bandeja de entrada que nadie revisa o en un archivo histórico heredado). Tailride se conecta directamente a Gmail o Outlook, lee cada línea, asigna las cuentas contables y registra la factura de compra definitiva en Sage con el PDF adjunto, a partir de 19 $ al mes.

Antes de nada, hay que aclarar un detalle fundamental: asegúrate de qué versión del producto estás utilizando.

Comprueba primero qué versión de Sage utilizas

Este es el punto que más confusión genera, ya que varios productos distintos comparten nombre.

Sage Accounting (antes conocido como Sage One) es el software en la nube al que accedes desde accounting.sage.com, comercializado bajo el paraguas de Sage Business Cloud. Todo lo que explicamos a continuación se aplica a esta versión.

Sage 50 es una aplicación de escritorio con conexión a la nube. Su arquitectura, funciones y complementos son completamente distintos. Si usas esta versión, la función de AI Capture que describimos aquí no es la que tienes.

Por otro lado, está el nivel de suscripción. AI Capture solo está disponible en Sage Accounting Standard y Plus (Base de conocimiento de Sage: Automatización de compras). En el plan Start no se incluye, y además necesitas tener acceso al módulo de Compras para que la opción aparezca.

Vale la pena comprobar ambas cosas antes de diseñar un flujo de trabajo basado en una función que quizá no tengas activada.

Opción 1: Importar facturas en Sage Accounting con AI Capture

AI Capture convierte un documento subido en un borrador de factura de compra que espera tu aprobación para contabilizarse. Existen tres formas de alimentar este sistema:

Arrastrar y soltar archivos directamente en Sage Accounting. Desde el apartado de Compras, selecciona Facturas de compra y luego Subir archivo en el menú desplegable de Nueva factura.

Reenviar un correo con la factura adjunta. Sage genera una dirección de correo que puedes copiar desde la misma pantalla de Subir archivo. Ten en cuenta que el sistema genera esta dirección automáticamente y no puedes cambiarla, por lo que no es un correo fácil de recordar que puedas facilitar a tus proveedores.

Fotografiar un tique desde la app móvil de Sage Accounting.

Sea cual sea la vía, los documentos llegan a la pestaña Borradores por aprobar con el estado "Por revisar", normalmente en menos de un minuto.

Los límites oficiales

Límite	Valor
Archivos por subida	25
Formatos aceptados	PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF
Transacciones por archivo	1
Tamaño máximo por archivo	20 MB
Límite del plan Standard	30 transacciones/mes, luego 0,20 £ cada una
Límite del plan Plus	100 transacciones/mes, luego 0,20 £ cada una

Dos de estos puntos merecen una aclaración.

Una transacción por archivo significa que, si un PDF contiene tres facturas distintas, tendrás que dividirlo antes de subirlo. Si tu proveedor te envía un resumen de facturación mensual en un solo bloque, AI Capture no hará ese trabajo manual por ti.

Los créditos se consumen al aprobar, no al subir el archivo. Las transacciones en borrador no restan saldo de tu límite de uso hasta que las apruebas. Por tanto, un documento que rechazas y eliminas no te cuesta nada. Es un sistema de medición más justo que la media.

Qué datos extrae realmente

La propia descripción de Sage es muy específica: AI Capture extrae el proveedor, el concepto y el importe, y la precisión mejora a medida que lo usas.

Hablamos únicamente de datos de cabecera. Es suficiente para registrar el gasto total y adjuntar el documento. Pero no sirve para desglosar la factura de un almacén de construcción separando materiales, alquiler de maquinaria y transporte, ni para aplicar un tratamiento de IVA distinto a diferentes líneas del mismo recibo.

Opción 2: AutoEntry, la alternativa de Sage para contabilizar líneas

Sage compró AutoEntry en 2019. Ambas plataformas tienen una integración muy estrecha, pero se facturan de forma independiente, y esta segunda parte es la que suele pillar por sorpresa a los usuarios.

AutoEntry hace lo que AI Capture no puede: lee el desglose por líneas, memoriza tus cuentas contables y tipos de IVA, y registra una transacción verificada. También procesa extractos bancarios y de tarjetas de crédito.

El modelo de costes funciona por créditos, y el precio varía según lo que pidas:

Documento	Créditos
Factura o tique, solo cabecera	1
Factura o tique con extracción de líneas	2
Extracto bancario o de tarjeta, por página	3

Los planes (sin IVA), tras la subida de precios de septiembre de 2025, quedan así: Bronze 14 £ por 50 créditos, Silver 25 £ por 100, Gold 47 £ por 200, Platinum 108 £ por 500, Diamond 300 £ por 1.500, Sapphire 469 £ por 2.500.

Si haces los cálculos para procesar líneas, el panorama queda claro. Cien facturas de proveedores al mes, cada una desglosada por líneas, equivalen a 200 créditos (es decir, el plan Gold, 47 £ al mes, que debes sumar a tu suscripción de Sage).

Otras dos cosas importantes: los créditos caducan en lugar de acumularse indefinidamente, y dentro de los paquetes de Sage 50 pueden caducar mes a mes en vez de renovarse. Además, la versión Sage for Accountants en el Reino Unido incluye AutoEntry con las nuevas cuentas de Client Management, lo que cambia por completo los números si gestionas un despacho. En este caso, pregunta a Sage cuál es tu límite real antes de dar nada por sentado.

Opción 3: Importación por Excel y uso de la API

Sage Accounting permite importar archivos CSV y cuenta con una API REST en su panel interno.

Las importaciones son útiles durante una migración de software, cuando necesitas trasladar un año entero de histórico de golpe y mapear las columnas es una tarea puntual. Sin embargo, como hábito diario, es un proceso frágil: alguien tiene que mantener la plantilla, alguien debe corregir la fila que da error y, además, el CSV no adjunta el PDF original.

La API es la respuesta correcta cuando las facturas ya existen como datos estructurados en otro sistema que controlas. Pero es la respuesta equivocada cuando te llegan en PDF desde cuarenta proveedores distintos, porque entonces te tocará construir a ti mismo toda la capa de extracción de datos.

Opción 4: Importar facturas en Sage Accounting con un capturador externo

Esta cuarta vía consiste en situar un puente entre tus proveedores y Sage para recopilar los documentos, leerlos al completo y registrar las facturas de compra finales. De todas las opciones, esta es la única que resuelve tanto la recolección de los documentos como la extracción de datos, motivo por el cual es el único sistema que escala cuando la empresa crece.

Tailride

Tailride se ha diseñado en torno a los dos grandes vacíos que dejan las herramientas nativas de Sage: conseguir el documento en primer lugar y asignarle la cuenta contable correcta una vez lo tienes.

Recopilación automática. El escaneo de la bandeja de entrada se conecta directamente a Gmail, Outlook o IMAP, de modo que las facturas se detectan nada más llegar, sin esperar a que alguien las reenvíe. La descarga desde portales de proveedores se gestiona mediante una extensión de navegador que actúa sobre la sesión que ya tienes abierta; así, ninguna contraseña se almacena en la nube y el sistema no se rompe cuando un proveedor activa la autenticación en dos pasos. Más de 100 portales funcionan desde el primer día (puedes ver la lista completa en el directorio de portales), y el sistema puede aprender a leer sitios nuevos. Los tiques enviados por WhatsApp o Telegram también se procesan sin problemas.

Escaneo retroactivo. Si vinculas un buzón de correo, el escaneo retroactivo reconstruye años de histórico por sí solo. Para una gestoría que asume la contabilidad de un cliente a mitad de año, esto elimina de raíz esa petición de documentos a la que los clientes siempre tardan tanto en responder.

Contabilización a nivel de línea. La extracción mediante IA procesa cada línea en todos los planes, sin cobrarlo como un extra. Cada línea se asigna a tu plan general contable en Sage, el tipo de IVA se extrae por línea en lugar de hacer una media general, y las facturas con inversión del sujeto pasivo se marcan para revisión en lugar de contabilizarse a ciegas. La factura de compra final aterriza en Sage con el PDF original adjunto, y la conciliación bancaria la empareja con el pago en cuanto este se compensa.

Precios. Se cobra por documento, nunca por asiento contable, usuario o cliente (los precios completos son públicos). El plan gratuito cubre 10 facturas al mes y los planes de pago empiezan en 19 $, por lo que procesar las cien facturas detalladas del ejemplo anterior resulta mucho más económico que quemar créditos en AutoEntry. Tienes todos los detalles de configuración en la página de la integración con Sage. Si eres un despacho profesional, te recomendamos empezar por la sección de automatización de cuentas a pagar para asesorías o el resumen para asesores.

Si la captura de facturas es solo una pieza de una decisión más amplia (control de cobros, gestión del despacho, informes para clientes), nuestra guía sobre las mejores herramientas para asesorías que usan Sage Accounting cubre todo el ecosistema y no solo esta categoría.

Otras alternativas a tener en cuenta

Dext ofrece la mejor captura móvil del sector y cobra la extracción de líneas mediante un sistema de créditos. Hubdoc es gratuito si usas Xero en lugar de Sage, pero solo extrae la cabecera. Datamolino procesa muy bien el desglose por líneas a un precio razonable, y vale la pena echar un vistazo a GetMyInvoices si tu único problema es la recopilación de documentos. Comparamos a fondo varias de estas opciones en nuestra guía de alternativas a Dext para despachos contables, y también puedes encontrar análisis frente a frente en nuestras páginas de comparativas.

Para ser justos con Sage: si tus documentos ya llegan ordenadamente a tu correo, solo necesitas el proveedor, la fecha y el total, y estás en el plan Plus, AI Capture es gratuito para ese volumen y no hay motivo para añadir nada más. Sin embargo, las alternativas externas rentabilizan su coste en el instante en que la recopilación de archivos se convierte en un cuello de botella, o en cuanto necesitas desglosar líneas.

El coste real de procesar cien facturas al mes

Imaginemos 100 facturas de proveedores y que necesitas extraer las líneas de cada una, ya que es el requisito mínimo para asignar cuentas contables correctamente.

Opción	Coste mensual	Qué incluye
AI Capture, Sage Standard	14,00 £ (30 gratis, luego 70 × 0,20 £)	Solo cabecera. Sin líneas de detalle.
AI Capture, Sage Plus	0 £ (dentro del límite de 100)	Solo cabecera. Sin líneas de detalle.
AutoEntry independiente	47 £ (Plan Gold, 200 créditos a razón de 2 por documento)	Líneas de detalle, IVA y cuentas contables.
AutoEntry en Sage for Accountants	Posiblemente incluido	Líneas de detalle (confirma tu límite con Sage).
Tailride	Desde 19 $	Líneas y cuentas contables, además de recopilación desde correos, portales e histórico.

Las dos primeras filas son las que marcan la diferencia. AI Capture en el plan Plus es gratis para este volumen y resulta muy útil, pero jamás te dará el detalle por líneas, porque no está diseñado para eso. Por mucho dinero que inviertas, esa función no existe.

Así que el verdadero debate no es el precio. La pregunta es si extraer únicamente la cabecera es suficiente para tu contabilidad.

Los precios cambian. Revisa siempre las páginas oficiales de Sage y AutoEntry antes de tomar una decisión basada en esta tabla.

Dónde está el límite de cada sistema para importar facturas en Sage Accounting

Dejando a un lado el coste, cada opción tiene una barrera insuperable que conviene dejar clara.

AI Capture se detiene en la cabecera, en el límite de una transacción por archivo y en el bloqueo del plan Start. Además, solo procesará aquello que le entregues manualmente.

AutoEntry se detiene en su sistema de créditos. Técnicamente no tiene límites, pero el volumen se traduce directamente en un mayor gasto, y el procesamiento de líneas duplica la tarifa.

La importación por Excel se detiene en el documento original. Una fila en un CSV es solo un número sin respaldo documental; para cumplir con los requisitos fiscales de Hacienda respecto al IVA, necesitas conservar la factura en sí, y que sea legible.

Todas las opciones anteriores comparten un límite fundamental: requieren que el documento ya esté en tus manos. Esa factura de la luz que sigue atrapada tras el login de la web de Iberdrola, la que se quedó traspapelada en el correo de un compañero, o los 18 meses de facturas atrasadas que has heredado de un cliente nuevo, no entrarán en estos flujos de trabajo hasta que alguien vaya físicamente a buscarlas.

Ese es exactamente el vacío para el que se creó Tailride. Es un problema muy distinto al de la precisión del OCR. El acceso directo al buzón, la captura en portales mediante la extensión del navegador y el escaneo retroactivo de todo el histórico permiten que el documento llegue al sistema sin que nadie tenga que ir a buscarlo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Sage Accounting tiene un correo electrónico al que pueda reenviar facturas?
Sí. AI Capture genera uno, que puedes copiar desde la pantalla de Subir archivo dentro de la sección de Compras. El sistema lo genera automáticamente y no se puede modificar. Es útil para que reenvíes correos tú mismo, pero no es una dirección sencilla que puedas dar a tus proveedores.

¿AI Capture extrae el desglose por líneas de las facturas?
No. La documentación de Sage especifica que solo extrae el proveedor, el concepto y el importe. Para obtener el detalle por líneas, necesitas AutoEntry o una herramienta de captura externa.

¿Cuántos documentos puedo subir de golpe a Sage Accounting?
Hasta 25 archivos por subida, con una sola transacción por archivo, un tamaño máximo de 20 MB cada uno y en formato PDF, JPG, JPEG, PNG o TIFF.

¿AI Capture viene incluido en mi suscripción de Sage?
Está incluido en los planes Sage Accounting Standard y Plus, siempre que tengas acceso al módulo de Compras. El plan Standard cubre 30 transacciones al mes y el Plus incluye 100. A partir de ahí, las transacciones adicionales cuestan 0,20 £ cada una.

¿Cuánto cuesta contabilizar una factura con AutoEntry?
Depende de lo que extraigas. Los documentos que solo requieren datos de cabecera cuestan un crédito, los que necesitan desglose por líneas cuestan dos y las páginas de extractos bancarios cuestan tres. En el plan Silver (25 £ por 100 créditos), esto se traduce en 0,25 £ por un documento simple o 0,50 £ por uno con desglose por líneas.

¿Cuál es la forma más barata de importar facturas en Sage Accounting con desglose por líneas?
Desde luego, no es AI Capture, ya que no ofrece esa función bajo ningún concepto. AutoEntry independiente cobra dos créditos por cada factura detallada, por lo que para 100 facturas al mes necesitarías el plan Gold (47 £). Tailride incluye la extracción de líneas y la asignación contable en todos sus planes desde 19 $ al mes, con las 10 primeras facturas gratis, y además recopila los documentos automáticamente en lugar de esperar a que los subas a mano.

¿Puedo introducir facturas en Sage automáticamente, sin tener que subir ni reenviar nada?
Con las herramientas nativas de Sage, no. Tanto AI Capture como AutoEntry procesan exclusivamente lo que les envías. Para automatizar la recopilación, necesitas una solución con acceso directo a tu correo electrónico y a los portales de proveedores. Tailride se conecta a Gmail, Outlook o IMAP, captura las facturas de los portales web a través de una extensión para el navegador, escanea el histórico de correos de forma retroactiva y contabiliza las facturas de compra definitivas en Sage.

¿Qué más suele necesitar un despacho contable que usa Sage aparte de la captura de facturas?
La captura documental es solo una de las cinco categorías de software en las que suelen invertir las asesorías: automatización de facturas y cuentas a pagar, control de morosidad, gestión interna del despacho, informes financieros y automatización de procesos. Analizamos las mejores opciones de cada categoría en nuestro artículo sobre las mejores herramientas para asesorías que usan Sage Accounting.

¿Todo esto sirve también para Sage 50?
No de la manera en que se explica aquí. Sage 50 es un producto de escritorio independiente con su propio ecosistema. AutoEntry sí se integra con él, pero AI Capture de Sage Accounting es una función completamente distinta. La mayoría de las aplicaciones de captura de terceros se integran con uno u otro producto, rara vez con ambos a la vez.

¿Sigue siendo necesario guardar la factura original?
Sí. Para cumplir con la normativa de Hacienda sobre el IVA, los registros (incluidas las facturas) deben conservarse habitualmente durante un mínimo de cuatro a seis años. Se acepta una copia digital siempre que sea legible, completa y garantice su integridad. Sea cual sea la vía que elijas, asegúrate de que el documento original se quede guardado y vinculado al asiento contable, y no solo los números extraídos.

Conclusión

En esta comparativa, el caso de Sage Accounting es peculiar porque el propio proveedor de software ofrece las dos mitades de la solución y las cobra por separado. AI Capture viene de serie y extrae cabeceras. AutoEntry procesa líneas pero funciona por créditos, cobrando el doble por la función que más necesitas.

Antes de comparar precios, párate a pensar cuál de estas dos opciones requiere realmente tu contabilidad. La alternativa barata y la alternativa avanzada no son el mismo producto, y ninguna mejora de plan transformará la primera en la segunda.

Luego, hazte otra pregunta independiente: ¿están llegando realmente las facturas a tus manos? Si un porcentaje significativo sigue atrapado en portales web o acumulando polvo en bandejas de entrada sin reenviar, la extracción de datos nunca fue tu verdadero cuello de botella. Ninguna cantidad de créditos de AI Capture o AutoEntry va a solucionar eso.

Y ahí es donde entramos nosotros. Tailride recopila documentos de correos, portales y aplicaciones de mensajería, recupera ese archivo histórico que nunca llegaste a descargar, asigna cada línea a tu plan general contable en Sage y contabiliza la factura de compra adjuntando el PDF. Las primeras diez facturas de cada mes son gratis, así que puedes probar el sistema con tus propios documentos antes de tomar una decisión. Pruébalo gratis → · Ver la integración con Sage → · Precios →