Como Importar Faturas para o Sage Accounting (2026)

Última atualização: agosto de 2026 · ~11 min de leitura · Publicado por Tailride

A Sage tem duas respostas para as empresas que procuram importar faturas para o Sage Accounting, e vende-as separadamente. A primeira é o AI Capture, incluído na sua subscrição, com limites mensais, que lê o cabeçalho do documento. A segunda é o AutoEntry, adquirido pela Sage em 2019, que extrai as linhas da fatura, mas que tem um sistema de créditos próprio onde cada documento com itens detalhados custa o dobro.

Nenhuma destas informações é segredo - ambas constam da documentação da própria marca. O problema é que ninguém as compara lado a lado, levando a que a maioria das empresas escolha uma destas vias por acaso, apenas para atingir o limite três meses depois.

Este guia abrange todas as formas de introduzir documentos na plataforma, o que cada uma delas extrai na realidade, os limites oficiais estipulados e quanto custa processar cem faturas de fornecedores por mês através de cada uma.

As ferramentas nativas da Sage processam aquilo que lhes for entregue manualmente, ficando-se pelo cabeçalho. O Tailride trata dos outros dois terços do trabalho - encontra as faturas por si no Gmail, Outlook e nos portais de fornecedores, reconstrói o histórico que nunca chegou a capturar, lê todas as linhas, categoriza cada uma de acordo com o seu plano de contas e regista a fatura de compra finalizada com o PDF original em anexo. Extração de linhas incluída em todos os planos, com preços baseados no número de documentos e não de utilizadores. As primeiras 10 faturas mensais são gratuitas, depois a partir de 19 $. Ver a integração com o Sage →

Em resumo

Utilize o AI Capture se processa volumes modestos e apenas precisa do fornecedor, da descrição e do montante total. Está incluído na mensalidade, é rápido e extrai apenas os dados do cabeçalho.

Utilize o AutoEntry se necessitar de extrair o detalhe das linhas da fatura e se já possuir um pacote da Sage que integre estes créditos. Se o comprar à parte, a matemática dos créditos encarece rapidamente, pois a extração detalhada custa dois créditos por documento em vez de um.

Utilize uma ferramenta de captura antes do Sage, como o Tailride, se o verdadeiro obstáculo for recolher os documentos em vez de apenas os ler - faturas esquecidas nos portais de fornecedores, numa caixa de e-mail que ninguém reencaminha ou num arquivo antigo que acabou de herdar. O Tailride liga-se diretamente ao Gmail ou ao Outlook, lê cada linha, categoriza-a no seu plano de contas e lança uma fatura de compra já concluída com o respetivo PDF anexado, a partir de 19 $ mensais.

Antes de avançar, há um aspeto essencial a clarificar: verificar se a sua empresa utiliza a versão correta do software a que este guia se refere.

Verifique primeiro qual é a sua versão do Sage

Este é o ponto que mais induz os utilizadores em erro, visto que vários produtos partilham o mesmo nome.

O Sage Accounting é o produto na cloud a que acede em accounting.sage.com, comercializado sob a alçada do Sage Business Cloud e anteriormente conhecido como Sage One. Tudo o que se segue aplica-se a esta versão.

O Sage 50 é uma aplicação de desktop com ligação à cloud. Tem uma arquitetura diferente, funcionalidades distintas e outros add-ons. O AI Capture, tal como o descrevemos aqui, não existe nesta versão.

Depois, há a questão do nível de subscrição. O AI Capture apenas está disponível no Sage Accounting Standard e Plus (Base de Conhecimento Sage: Automação de compras). Na versão Start não tem acesso à funcionalidade e também necessita de permissões no módulo de Compras para que esta apareça no ecrã.

Vale a pena confirmar estas condições antes de delinear um fluxo de trabalho em torno de uma funcionalidade que poderá não estar ativada.

Opção 1: AI Capture, incluído no Standard e Plus

O AI Capture transforma um documento carregado num rascunho de fatura de compra que aguarda aprovação antes de ser validado e contabilizado. Existem três formas de o alimentar.

Arrastar e largar ficheiros diretamente na plataforma. Nas Compras, escolha Faturas de Compra e depois clique em Carregar Ficheiro no menu pendente de Nova fatura.

Reencaminhar um e-mail com a fatura em anexo. O sistema gera um endereço específico que pode copiar no mesmo ecrã de carregamento de ficheiros. Note que este endereço é gerado pelo sistema e não pode ser alterado, logo, não é um e-mail fácil de memorizar para partilhar com os seus fornecedores.

Fotografar um recibo através da aplicação móvel.

Independentemente do método, os documentos vão parar ao separador Rascunhos por aprovar com o estado Por rever, normalmente em menos de um minuto.

Os limites oficiais

Limite	Valor
Ficheiros por carregamento	25
Formatos aceites	PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF
Transações por ficheiro	1
Tamanho máximo do ficheiro	20 MB
Limite no plano Standard	30 transações/mês, depois 0,20 £ cada
Limite no plano Plus	100 transações/mês, depois 0,20 £ cada

Dois destes pontos merecem especial atenção.

Uma transação por ficheiro significa que um PDF contendo três faturas distintas tem de ser dividido antes de o carregar. Se o seu fornecedor envia um extrato mensal com várias faturas, isso exige um trabalho manual que o AI Capture não fará por si.

Os créditos são descontados na aprovação, não no carregamento. As transações em rascunho não afetam o seu limite de utilização até serem aprovadas. Portanto, um documento que rejeite e elimine não tem qualquer custo. É um sistema de contagem bastante justo.

O que a ferramenta extrai

A própria descrição da Sage não deixa margem para dúvidas: o AI Capture extrai o fornecedor, a descrição e o montante total, e a sua precisão vai melhorando com a utilização diária.

Trata-se exclusivamente de dados de cabeçalho. Servem perfeitamente para registar o valor que gastou e anexar o documento de suporte. No entanto, não servem para dividir a fatura de um fornecedor de materiais de construção entre materiais, aluguer de equipamento e taxas de entrega, nem para aplicar um tratamento de IVA distinto a linhas diferentes da mesma despesa.

Opção 2: AutoEntry, também detido pela Sage

A Sage comprou o AutoEntry em 2019. Ambas as soluções partilham uma forte integração, mas a faturação é independente - e é esta segunda parte que costuma apanhar as empresas desprevenidas.

O AutoEntry faz exatamente aquilo que o AI Capture não consegue: lê as linhas das faturas, aprende os seus códigos contabilísticos e taxas de IVA, e regista uma transação validada. Além disso, também processa extratos bancários e de cartões de crédito.

O modelo de custos baseia-se num sistema de créditos, e o custo de cada crédito varia consoante o nível de extração pretendido:

Documento	Créditos
Fatura ou recibo, apenas cabeçalho	1
Fatura ou recibo com extração de linhas	2
Extrato bancário ou de cartão de crédito, por página	3

Planos (sem IVA), após o aumento de setembro de 2025: Bronze 14 £ por 50 créditos, Silver 25 £ por 100, Gold 47 £ por 200, Platinum 108 £ por 500, Diamond 300 £ por 1.500, Sapphire 469 £ por 2.500.

Fazendo as contas às linhas das faturas, o cenário torna-se rapidamente claro. Cem faturas de fornecedores por mês, em que cada uma é dividida pelas suas linhas, totaliza 200 créditos - ou seja, o plano Gold de 47 £ mensais pagos adicionalmente à sua subscrição base da Sage.

Duas outras particularidades a reter. Os créditos expiram em vez de transitarem indefinidamente para o mês seguinte e, dentro de um pacote do Sage 50, podem expirar de imediato ao final do mês. Por outro lado, a versão Sage for Accountants no Reino Unido inclui o AutoEntry em novas contas de Gestão de Clientes, o que muda a matemática por completo no caso de escritórios de contabilidade. Pergunte sempre à Sage qual é o seu plafond real em vez de assumir que sabe.

Opção 3: Importação de folhas de cálculo e a API

O software permite a importação de ficheiros CSV e dispõe de uma API REST.

As importações manuais por folha de cálculo justificam-se durante uma migração de sistema, quando está a transferir um ano inteiro de histórico numa única operação e o mapeamento de colunas é uma tarefa pontual. Porém, como hábito diário de trabalho, são ineficientes: alguém tem de garantir que o modelo não é alterado, alguém tem de corrigir as linhas que deram erro, e o ficheiro CSV em si não anexa o PDF original.

A API é a resposta certa quando as faturas já existem como dados estruturados noutro sistema interno que a sua empresa controle. Mas é a resposta errada quando estas chegam como dezenas de PDFs de fornecedores distintos, porque aí terá de ser a sua equipa de desenvolvimento a construir do zero a camada de extração e reconhecimento.

Opção 4: Uma ferramenta de captura externa ao Sage

A quarta opção passa por colocar um software especializado entre os seus fornecedores e a sua contabilidade, encarregue de recolher ativamente os documentos, lê-los na íntegra e lançar as faturas de compra já preparadas. É a única via aqui apresentada que soluciona tanto a extração de dados como a fase de recolha, razão pela qual é o método que melhor resiste ao crescimento da operação.

Tailride

O Tailride foi desenhado a pensar nas duas áreas em que as ferramentas da própria Sage falham: obter o documento na origem sem intervenção humana e categorizá-lo corretamente com o máximo de detalhe.

Recolha automatizada. A análise da caixa de entrada liga-se diretamente ao Gmail, Outlook ou IMAP. Desta forma, as faturas são detetadas assim que chegam, não sendo necessário esperar que um colega as reencaminhe. As faturas retidas em portais de fornecedores são geridas através de uma extensão de browser que atua a partir da sessão onde o utilizador já tem o login ativo, impedindo que as credenciais fiquem armazenadas na cloud ou que a ligação falhe na semana em que o fornecedor ativa a autenticação de dois fatores (2FA). Mais de 100 portais já funcionam de forma nativa - veja o diretório de portais - e é sempre possível adicionar novos à lista. Recibos enviados por WhatsApp ou Telegram também são extraídos sem atritos.

Digitalização retroativa. Basta ligar a ferramenta a uma caixa de correio eletrónico e a digitalização retroativa reconstrói anos de histórico de forma autónoma. No caso de um escritório de contabilidade que assume um novo cliente a meio do ano, isto elimina de imediato aquele pedido moroso de documentos antigos a que os clientes tardam sempre a responder.

Categorização linha a linha. A extração por IA processa os detalhes de cada linha de forma nativa em todos os planos, em vez de cobrar os itens detalhados como um extra inflacionado. Cada linha é categorizada segundo o seu próprio plano de contas, a taxa de IVA é aplicada a cada item e os documentos sujeitos a autoliquidação (reverse-charge) são sinalizados para revisão em vez de lançados cegamente. A fatura de compra concluída entra diretamente na contabilidade com o PDF original anexo, e a reconciliação bancária cruza-a logo após a validação do pagamento.

Preços. A faturação baseia-se estritamente no volume de documentos - nunca no número de utilizadores ou de empresas cliente. Toda a tabela de preços é pública. O plano gratuito cobre 10 faturas mensais e os planos pagos começam nos 19 $, por isso, as cem faturas detalhadas orçamentadas no exemplo abaixo ficam muito aquém daquilo que o mesmo volume de trabalho consumiria em créditos no AutoEntry. Os passos de configuração encontram-se na página da integração com o Sage; se for profissional do setor, recomendamos que comece pela secção de automação de contas a pagar para contabilistas ou na visão geral para escritórios.

Se a captura de faturas for apenas uma peça de um puzzle mais abrangente (como o controlo de crédito, a gestão da prática do escritório ou relatórios aos clientes), o nosso guia sobre as melhores ferramentas para gabinetes de contabilidade que usam o Sage Accounting cobre todo o ecossistema tecnológico e não apenas esta categoria.

Outras alternativas a considerar

O Dext possui a melhor ferramenta de captura móvel do seu segmento, mas continua a cobrar as linhas das faturas através do mesmo sistema por créditos. O Hubdoc é gratuito apenas com o Xero (não com o Sage) e limita-se à captura de cabeçalhos. O Datamolino realiza um excelente trabalho na extração de itens a um custo honesto, enquanto o GetMyInvoices merece ser testado se a falta de automação na recolha for o seu único entrave. Fizemos uma comparação detalhada destas soluções no nosso guia focado em alternativas ao Dext para escritórios de contabilidade e nas nossas páginas comparativas.

Para sermos totalmente justos com a marca: se os seus documentos já aterram rigorosamente a tempo no seu e-mail, necessita apenas de extrair o fornecedor, a data e o total, e por acaso tem o plano Plus ativo, então o AI Capture é gratuito e não faz sentido adquirir outra aplicação. No entanto, ferramentas de captura dedicadas justificam a sua implementação no exato instante em que andar atrás das faturas se torna um estrangulamento para a equipa ou quando as obrigações contabilísticas passam a exigir o detalhe das linhas.

O custo real de cem faturas por mês

Vamos assumir que recebe 100 faturas de fornecedores, e que exige que as linhas de todas elas sejam extraídas, uma vez que é isso que a categorização rigorosa de um plano de contas impõe.

Solução	Custo mensal	O que recebe
AI Capture, Sage Standard	14,00 £ (30 grátis, depois 70 × 0,20 £)	Apenas cabeçalho. Sem detalhes das linhas, qualquer que seja o valor pago.
AI Capture, Sage Plus	0 £ (dentro do limite de 100)	Apenas cabeçalho. Sem detalhes das linhas, qualquer que seja o valor pago.
AutoEntry isolado	47 £ (Gold, 200 créditos a 2 por documento)	Linhas de faturas, taxas de IVA e códigos contabilísticos.
AutoEntry no Sage for Accountants	Possivelmente incluído	Linhas de faturas - confirme o seu pacote de créditos com a marca.
Tailride	A partir de 19 $	Linhas detalhadas e categorização, mais recolha direta a partir do e-mail, portais e histórico.

As duas primeiras linhas desta tabela revelam tudo o que importa. O AI Capture no plano Plus é gratuito e bastante capaz para aquele limite de processamento - contudo, nunca lhe extrairá os itens de linha, porque simplesmente não foi desenhado para o fazer. Nenhum upgrade financeiro fará a ferramenta ganhar essa valência.

Logo, a verdadeira questão a ponderar não é o preço. É perceber se os dados do cabeçalho são suficientes para que as suas contas fiquem fechadas.

É importante referir que as tabelas de preços sofrem alterações. Verifique sempre as páginas de licenciamento do Sage e do AutoEntry antes de tomar decisões exclusivamente com base neste comparativo.

Onde cada uma destas soluções falha

Deixando as questões de preço de parte, cada uma das opções aqui exploradas apresenta limites e barreiras operacionais que devem ser nomeadas.

O AI Capture esbarra no cabeçalho, na barreira de uma transação por ficheiro e na restrição do plano Start. Como não recolhe ativamente informação, vai limitar-se a processar apenas os ficheiros que a sua equipa descarregar e carregar manualmente no ecrã.

O AutoEntry esbarra na escada de créditos. Não impõe restrições técnicas, mas à medida que o volume sobe, os custos disparam de forma proporcional. Além disso, o nível de detalhe desejado (linhas) duplica logo a tarifa da transação.

A Importação de folhas de cálculo esbarra no documento original. Uma linha preenchida num ficheiro CSV não passa de um número sem evidências em anexo e, para que o registo de IVA cumpra os regulamentos da Autoridade Tributária, exige-se sempre que a fatura original seja conservada e esteja legível.

Todas as opções acima partilham uma grande vulnerabilidade: dependem sempre de um documento que, de uma forma ou de outra, já teve de chegar às suas mãos. A fatura mensal de telecomunicações esquecida na área de cliente do portal, o PDF perdido na caixa de correio de um antigo funcionário, ou os 18 meses de histórico retidos num escritório anterior não farão parte de nenhum destes fluxos de trabalho a menos que um ser humano vá proativamente à procura deles.

Foi precisamente para eliminar esse vazio burocrático que o Tailride foi desenvolvido. A precisão na extração de dados é importante, mas resolver o acesso à informação é vital. Ao recorrer a acesso direto às contas de correio, a uma extensão que efetua o download automático nos portais de serviço e à digitalização retroativa dos históricos completos, o documento acaba por surgir na contabilidade sem que ninguém tenha de ir recolhê-lo.

Perguntas Frequentes (FAQ)

O Sage Accounting disponibiliza um e-mail direto para o qual eu possa reencaminhar faturas?
Sim. O AI Capture gera um endereço que pode ser copiado no ecrã Carregar Ficheiro, localizado no separador de Compras. No entanto, é um e-mail gerado pelo próprio sistema e o seu nome não pode ser alterado, sendo prático para envios internos da equipa, mas pouco intuitivo para facultar a parceiros e fornecedores.

O AI Capture possui a funcionalidade de extração das linhas da fatura?
Não. A documentação técnica detalha que este apenas consegue ler o nome do fornecedor, a descrição generalizada e o total faturado. Se necessitar da desagregação detalhada dos itens e do IVA por linha, terá de recorrer ao AutoEntry ou a plataformas externas.

Qual o limite de documentos que consigo carregar em lote na plataforma?
Até 25 ficheiros por upload, limitados estritamente a uma transação (fatura) por ficheiro, num tamanho máximo de 20 MB cada, e nos formatos aceites PDF, JPG, JPEG, PNG ou TIFF.

A mensalidade do meu plano Sage inclui o acesso ao AI Capture?
Sim, desde que esteja nos planos Sage Accounting Standard ou Plus e detenha permissões de utilizador sobre a área de Compras. A versão Standard cobre 30 documentos analisados e a Plus abrange 100 transações mensais, sendo o processamento excedente taxado a 0,20 £ cada.

Qual é o preço cobrado pelo AutoEntry por cada fatura digitalizada?
Isso dependerá da profundidade da extração pretendida. Os documentos de cabeçalho simples valem um crédito, os ficheiros submetidos a leitura detalhada das linhas representam dois créditos, enquanto as páginas dos extratos bancários descontam três. Para quem detém o plano Silver de 25 £ (100 créditos), isto traduz-se em 0,25 £ por uma despesa simples e em 0,50 £ por cada documento fragmentado pelas suas linhas.

Qual é a forma mais barata de importar faturas para o Sage Accounting com linhas detalhadas?
Decerto que não será através do AI Capture, que nem sequer permite tal funcionalidade. O AutoEntry avulso vai cobrar-lhe dois créditos sempre que pedir a leitura de linhas detalhadas, pelo que necessitará do pacote Gold de 47 £ se tiver 100 documentos por mês. O Tailride inclui a leitura das linhas de forma nativa e ilimitada a partir de 19 $ mensais, oferecendo o processamento das 10 primeiras faturas.

Posso importar faturas para o Sage Accounting automaticamente, sem carregar nada?
Não se depender unicamente do ecossistema da Sage - tanto o AI Capture como o AutoEntry apenas processam os suportes digitais que lhes forem entregues manualmente pela sua equipa. A automação completa da recolha implica o uso de plataformas com ligações diretas a caixas de e-mail e portais de acesso. O Tailride conecta-se a contas do Gmail e do Outlook, automatiza o download de faturas em portais de clientes através de uma simples extensão, faz uma varredura completa ao passado, e emite faturas de compra validadas.

De que mais necessita habitualmente um escritório de contabilidade para além da captura de documentos?
A captura e extração é apenas uma das cinco áreas onde os gabinetes sentem necessidade de investir, juntando-se-lhe a automação de processos, o controlo de dívidas, os portais de comunicação com o cliente e o fluxo e partilha de relatórios. Analisámos o melhor software para cada um destes desafios no guia das melhores ferramentas para gabinetes de contabilidade que usam o Sage Accounting.

Esta lógica aplica-se igualmente ao Sage 50?
Não nos moldes aqui apresentados. O Sage 50 possui arquitetura de desktop com módulos específicos para o efeito. Embora o AutoEntry permita a integração com essa plataforma, o AI Capture no Sage Accounting é uma arquitetura independente. Convém referir que a maior parte das empresas tecnológicas criam software compatível com um dos dois produtos, mas raramente abarcam os dois no mesmo grau de fiabilidade.

Devo manter arquivada a fatura original após a sua extração?
Sim. Em Portugal, os registos de IVA e faturas devem ser conservados por um período de 10 anos, sendo aceitável a retenção exclusiva do suporte digital, desde que este garanta a legibilidade do original e não comprometa a sua integridade. Qualquer que seja o método que escolha adotar, garanta que o PDF é exportado e arquivado no próprio registo da transação contabilística e não apenas os dados extraídos pelo robô.

Conclusão

O Sage Accounting revela-se um caso peculiar nesta análise técnica, pelo facto de ser a própria fabricante do software a disponibilizar as duas fatias do processo de captura e a cobrá-las através de filosofias bem diferentes. A leitura dos dados gerais do cabeçalho está incluída de raiz via AI Capture. A leitura das linhas obriga a recair no AutoEntry, aplicando um consumo por créditos e a dobrar o peso monetário na funcionalidade mais cobiçada.

Averigue qual destas duas ramificações reflete, de forma irrefutável, a realidade do seu trabalho contabilístico antes de saltar para o comparativo de tarifários. A via barata não partilha o mesmo esqueleto da via complexa, e nenhuma alteração ao plano de subscrição transmuta a essência e capacidade de uma ferramenta noutra.

Por fim, faça a si mesmo a questão que antecede todas as outras: será que os seus documentos sequer estão a chegar ao seu departamento sem atrasos e atritos? Se uma parte significativa do mês é passada a mendigar documentos pela equipa de compras, nos arquivos dos portais ou esquecidos nos e-mails, então a precisão e rapidez na extração nunca foram o verdadeiro constrangimento da sua operação - e não é o limite de créditos do AutoEntry que o vai remediar.

É aqui que a nossa solução preenche a lacuna. O Tailride encarrega-se de puxar os dados de e-mails, portais web e aplicações de mensagens sem interferência, resgata o histórico perdido durante os meses caóticos, espelha as linhas da despesa nas contas corretas do seu plano e regista as operações com o PDF acoplado. As primeiras 10 transações são oferecidas de forma permanente, permitindo que submeta os seus próprios ficheiros e teste o fluxo completo antes de abdicar dos métodos antigos. Comece gratuitamente → · Ver a integração com o Sage → · Preços →