Rechnungen in Lexware Office importieren (2026)

Zuletzt aktualisiert: August 2026 · ~10 Min. Lesezeit · Veröffentlicht von Tailride

Es gibt keine pauschale Antwort auf die Frage, wie Sie am besten Rechnungen in Lexware Office importieren, denn das Tool bietet einerseits einen guten automatisierten Weg – allerdings an Bedingungen geknüpft – und andererseits einen manuellen Upload ganz ohne technische Hürden. Welche Methode für Sie infrage kommt, hängt von Ihrem gebuchten Paket ab und davon, in welchem Format Ihre Lieferanten abrechnen.

Dieser Ratgeber ist daher nach typischen Anwendungsfällen gegliedert und nicht nach einzelnen Funktionen. Suchen Sie sich einfach den Abschnitt heraus, der Ihre aktuelle Situation am besten beschreibt.

Sie nutzen Lexware Office XL und Lieferanten senden PDFs per E-Mail – Richten Sie den Belegempfang ein und Sie haben den Großteil automatisiert.
Sie nutzen ein kleineres Paket – Manueller Upload und die mobile App sind hier Ihre einzigen Optionen.
Ein Großteil Ihrer Kosten wird nur als E-Mail-Link in Rechnung gestellt – Hierfür gibt es in Lexware Office keine native Lösung.
Lieferanten stellen Belege ausschließlich im eigenen Online-Portal bereit – Auch hier stoßen die Bordmittel an ihre Grenzen.
Sie müssen etliche Rechnungen aus den Vormonaten nachtragen – Die Standardfunktionen greifen nicht rückwirkend.

Tailride schließt genau die letzten drei Lücken. Die Software liest Rechnungsdaten direkt aus dem E-Mail-Text aus, folgt bei Bedarf Download-Links, loggt sich automatisch in Lieferanten-Portale ein, arbeitet bei Bedarf rückwirkend Ihre Mail-Historie auf, kontiert anschließend jede einzelne Zeile und übermittelt den fertigen Beleg samt PDF an Lexware Office. Zehn Rechnungen pro Monat sind kostenlos, danach beginnen die Tarife bei 12 € pro Monat (bei jährlicher Abrechnung). Zur Integration →

Rechnungen in Lexware Office importieren: Wenn Sie das XL-Paket nutzen

Das ist das Idealszenario. Sobald Sie den Belegempfang aktivieren, laufen Lieferantenrechnungen automatisch in Ihre Buchhaltung ein, ohne dass jemand E-Mails manuell weiterleiten muss.

Die Einrichtung dauert kaum fünf Minuten:

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie Belegempfang.
Klicken Sie auf jetzt einrichten.
Legen Sie einen Namen für den Teil vor dem @ fest – Ihr Firmenname bietet sich hier an. Das ist Ihre Ziel-Adresse, an die Lieferanten künftig schreiben.
Hinterlegen Sie die E-Mail-Adressen, von denen Sie Belege akzeptieren möchten (maximal 20 Absender).
Entscheiden Sie, ob Lexware Office diese Absender automatisch über die neue Ziel-Adresse informieren soll. Wenn Sie dies aktivieren, sparen Sie sich die manuelle Benachrichtigung.
Senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail mit einer angehängten Rechnung und prüfen Sie, ob diese unter dem Reiter Zu prüfen auftaucht.

Zwei weitere wichtige Einstellungen finden Sie unter Einstellungen → Belegempfang, also außerhalb dieses Setup-Assistenten. Unter Fehlerberichte legen Sie fest, wer benachrichtigt wird, wenn ein Dokument nicht verarbeitet werden konnte (z. B. wegen eines nicht unterstützten Formats). Die tägliche Zusammenfassung sendet einer ausgewählten Person eine Liste aller neu eingetroffenen Belege. Aktivieren Sie am besten beides.

Wo der Belegempfang an seine Grenzen stößt

Es ist wichtig, diese Einschränkungen zu kennen, bevor Sie sich blind auf den Import verlassen, da keine davon während der Einrichtung kommuniziert wird:

Es werden ausschließlich Anhänge verarbeitet. Lexware Office drückt sich hier sehr klar aus: "Lexware Office verarbeitet keine Belege, die lediglich als Link oder als reiner Text in der E-Mail stehen" (Hilfecenter). Eine Rechnung, die nur als Download-Link oder direkt im E-Mail-Text vorliegt, wird schlichtweg ignoriert.

Nur genehmigte Absender kommen durch. Ein Limit von 20 Adressen reicht in der Regel für einen festen, kleinen Lieferantenstamm. Der einundzwanzigste Lieferant, der neue Subunternehmer oder die Buchhaltungsabteilung, die plötzlich von einer anderen E-Mail-Adresse abrechnet als im Vorquartal – ihre Belege werden blockiert.

Und jetzt kommt der Haken, der beide Einschränkungen so problematisch macht: Fehlerberichte informieren Sie nur über Dokumente, deren Verarbeitung fehlgeschlagen ist, nicht über Dokumente, die von vornherein abgewiesen wurden. Eine E-Mail, die nur einen Link enthält, oder eine Nachricht von einem nicht gelisteten Absender löst keine Fehlermeldung aus, da für das System technisch gesehen gar kein verarbeitbares Dokument vorliegt. Der Beleg fehlt einfach und fällt frühestens am Monatsende beim Bankabgleich auf.

Manuell Rechnungen in Lexware Office importieren: Pakete unterhalb von XL

Der Belegempfang ist ein exklusives Feature des XL-Pakets. Das Hilfecenter stellt unmissverständlich klar: "Der Belegempfang per E-Mail ist ausschließlich in diesem Paket verfügbar."

Somit bleiben Ihnen zwei rein manuelle Wege:

Direkter Upload. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-Drop in die Software oder laden Sie diese klassisch hoch. Die Datei landet in Zu prüfen, die automatische Texterkennung liest die Daten aus und Sie bestätigen den Vorgang. Das funktioniert in jedem Paket, kostet keinen Cent extra, aber raubt Ihnen jedes Mal wertvolle Minuten.

Per App abfotografieren. Ideal für Tankbelege, Parkscheine oder Bewirtungsquittungen – also für Dokumente, die ohnehin nie digital vorlagen.

Eine einfache Rechnung: Bei 30 Belegen im Monat kostet Sie der manuelle Upload jeden Monat rund eine Stunde Arbeitszeit. Ein Upgrade auf das XL-Paket spart Ihnen zwar den Großteil dieser Zeit, allerdings nur bei Rechnungen, die als PDF-Anhang von hinterlegten Absendern eintreffen. Lesen Sie daher die nächsten beiden Abschnitte, bevor Sie entscheiden, ob ein Upgrade Ihr spezifisches Problem wirklich löst.

Wenn Rechnungen nur als Link gesendet werden

Diesen Punkt haben viele Lexware Office Nutzer anfangs gar nicht auf dem Schirm, dabei ist er oft viel entscheidender als die Wahl des Tarifpakets.

Öffnen Sie einmal die E-Mail mit Ihrer letzten AWS-Rechnung. Schauen Sie danach bei Google Ads, Meta, Adobe oder den diversen Software-Abonnements Ihres Teams nach. Die meisten hängen schon lange kein PDF mehr an. Oft kommt nur eine kurze Benachrichtigung mit einem Button zum Herunterladen des Belegs.

Wenn diese E-Mails an Ihre Ziel-Adresse weitergeleitet werden, findet Lexware Office keinen Dateianhang und verarbeitet folglich nichts. Keine Fehlermeldung, kein Bericht, keine Spur.

Für ein Unternehmen, das 30 verschiedene SaaS-Abos nutzt, ist das kein Ausnahmefall – es ist der Löwenanteil der laufenden Kosten, der Monat für Monat anfällt. Die Lücke in der Buchhaltung wächst unbemerkt, bis jemand den Bankabgleich macht und eine ganze Spalte voller Abbuchungen ohne zugehörige Belege vorfindet.

Dieser Umstand lässt sich nicht durch eine simple Einstellung in Lexware Office beheben. Es erfordert eine Software, die E-Mails öffnet, erkennt, dass die eigentliche Rechnung hinter einem Link verborgen liegt, diesem Link folgt und das Dokument vollautomatisch abruft.

Wenn Lieferanten Online-Portale statt E-Mail nutzen

Telekom, Amazon Business, Meta Ads und unzählige weitere Anbieter haben den E-Mail-Versand von Rechnungen schon vor Jahren eingestellt. Sie müssen sich einloggen und die Belege selbst herunterladen.

Hier greift keine automatische Weiterleitung, weil erst gar nichts versendet wird, das man abfangen könnte. Jeden Monat muss sich also jemand einloggen, die Datei speichern und anschließend manuell in die Buchhaltung hochladen. Die manuelle Arbeit, die der automatische Belegempfang eigentlich beseitigen sollte, taucht nur eben an anderer Stelle wieder auf.

Wenn Sie Rechnungen rückwirkend importieren müssen

Der Belegempfang greift erst ab dem Tag der Einrichtung und funktioniert nur vorausschauend. Alles, was vor diesem Datum lag, müssen Sie Beleg für Beleg händisch nachtragen.

Das trifft zwei Zielgruppen besonders hart: Unternehmen, die mitten im Jahr zu Lexware Office gewechselt sind, und Buchhalter, die Mandanten übernehmen, die ihre Buchhaltung bisher im Schuhkarton erledigt haben. Mandanten darum zu bitten, die Rechnungen der letzten acht Monate mühsam aus Postfächern zusammenzusuchen, sorgt selten für Begeisterung und verzögert den gesamten Prozess.

Wie Tailride den Prozess automatisiert

Für die ersten beiden Szenarien reichen die Bordmittel des Buchhaltungssystems völlig aus. Bei den restlichen drei stoßen Sie jedoch schnell an systembedingte Grenzen, da eine Buchhaltungssoftware klassischerweise darauf wartet, dass ihr Dokumente übergeben werden, anstatt sie selbst aktiv zu suchen.

Tailride setzt genau hier an: Es sucht selbstständig nach Belegen und ist über Ihren privaten API-Schlüssel nahtlos mit Lexware Office verbunden.

Liest E-Mail-Texte, nicht nur Anhänge. Eine Rechnung, die direkt im HTML-Text einer E-Mail steht, wird extrahiert. Befindet sich stattdessen ein Download-Link in der Mail, klickt Tailride diesen an und lädt die Datei herunter. Genau diese Funktion rettet die AWS-, Google Ads- und Meta-Rechnungen, an denen der native Import scheitert.

Keine starren Absenderlisten. Verbinden Sie Gmail, Outlook oder IMAP und Tailride durchsucht Postfächer nach Belegen – ganz gleich, von wem sie stammen. Es gibt keine zu pflegenden Listen und keine blockierten Lieferanten.

Portale werden über Ihren eigenen Browser ausgelesen. Eine clevere Browser-Erweiterung lädt das Dokument im Hintergrund herunter, während Sie ganz normal eingeloggt sind. So werden keine Zugangsdaten an Dritte weitergegeben, und selbst wenn der Lieferant die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert, ändert sich am Prozess nichts. Über 100 Online-Portale werden standardmäßig unterstützt.

Rückwirkender Import. Der rückwirkende Belegabruf durchsucht angebundene Postfächer so weit in die Vergangenheit, wie Sie es vorgeben. So lässt sich die Historie aus den Monaten vor der Einrichtung problemlos und ohne händische Arbeit aufbereiten.

Fertig kontiert statt nur abgelegt. Die KI-gestützte Verarbeitung liest nicht nur den Rechnungskopf, sondern jede einzelne Position aus. Jede Zeile wird automatisch der passenden Aufwandskategorie zugeordnet. Fälle wie das Reverse-Charge-Verfahren oder ausländische Vorsteuer werden nicht einfach geraten, sondern zur Überprüfung markiert. Das Ergebnis: Ein sauber kontierter Beleg in Lexware Office inklusive Original-PDF im Anhang. Gutschriften inklusive.

Abrechnung pro Beleg, niemals pro Benutzer oder Mandant. Zehn Dokumente pro Monat sind dauerhaft kostenlos, danach geht es ab 12 € monatlich im Jahrestarif los – die Preise sind komplett transparent. Steuerberater finden alle Infos unter Automatisierung für Kanzleien.

Ein ehrliches Fazit: Wenn Sie das XL-Paket gebucht haben, Ihr Lieferantenstamm aus weniger als 20 festen Kontakten besteht und Ihnen ausnahmslos alle Lieferanten klassische PDFs anhängen, dann reicht der systemeigene Belegempfang völlig aus und Sie benötigen keine Zusatzsoftware.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich Rechnungen per E-Mail an Lexware Office senden?

Ja, über den sogenannten Belegempfang, für den Sie zwingend das Lexware Office XL-Paket benötigen. Sie legen dafür eine persönliche Ziel-Adresse an und geben bis zu 20 Absender-E-Mail-Adressen frei. Die Belege müssen als Dateianhang vorliegen.

Warum taucht eine Rechnung nicht in Lexware Office auf?

Das hat meist drei Gründe: Der Absender stand nicht auf Ihrer Liste genehmigter Kontakte, die Rechnung war nur ein Link oder reiner Text in der E-Mail (kein Anhang), oder Sie nutzen ein Paket unterhalb von XL. Keiner dieser Fälle löst eine Fehlermeldung aus, das Dokument fehlt einfach kommentarlos.

Kann Lexware Office Rechnungen aus Lieferanten-Portalen automatisch abrufen?

Nein. Da Rechnungen in Portalen nicht per E-Mail versendet werden, gibt es nichts, was der automatische Belegempfang verarbeiten könnte. Um diese Belege zu importieren, benötigen Sie ein Tool, das sich einloggt und das Dokument von der Seite lädt – genau das übernimmt die Browser-Erweiterung von Tailride.

Wie viele Absender dürfen Belege per E-Mail an Lexware Office senden?

Maximal 20 genehmigte Absenderadressen. Das Limit wurde erst kürzlich angehoben, daher kursieren in älteren Forenbeiträgen teilweise noch niedrigere Zahlen.

Ist Lexware Office das Gleiche wie lexoffice?

Ja. Die Buchhaltungssoftware lexoffice wurde kürzlich in Lexware Office umbenannt. Sie werden den alten Namen noch sehr oft in Suchergebnissen, älteren Dokumentationen und App-Verzeichnissen finden, so auch auf unserer eigenen Integrationsseite.

Wie kann ich rückwirkend alte Rechnungen in Lexware Office importieren?

Standardmäßig geht das nur manuell, Beleg für Beleg – es sei denn, Sie nutzen eine Software, die Ihren Mail-Verlauf analysiert. Der rückwirkende Import von Tailride durchsucht ein angebundenes Postfach für einen frei wählbaren Zeitraum und übernimmt die Fleißarbeit in einem Durchgang.

Ersetzt Tailride Lexware Office?

Nein, es ist Lexware Office vorgeschaltet. Lexware Office bleibt weiterhin Ihre zentrale Buchhaltungssoftware. Tailride sorgt lediglich dafür, dass fehlende Dokumente gefunden und fertig kontiert übergeben werden, bevor Sie überhaupt in Lexware Office arbeiten.

Fazit

Wenn Sie das XL-Paket nutzen und eine überschaubare Anzahl an Lieferanten haben, die brav PDFs versenden, richten Sie einfach den Belegempfang ein. Er ist im Preis inbegriffen, er funktioniert solide und wird den Großteil Ihres Posteingangs zuverlässig abdecken.

Falls das nicht zutrifft – und insbesondere, wenn ein signifikanter Teil Ihrer Rechnungen als Link eingeht, hinter Logins in Portalen liegt oder tief in der Mail-Historie schlummert –, helfen Ihnen bloße Einstellungen nicht weiter. Solche Belege erreichen den systemeigenen Import erst gar nicht, und Lexware Office wird Sie nicht einmal darauf hinweisen, dass etwas fehlt.

Genau diese Lücke schließt Tailride. Da 10 Rechnungen pro Monat kostenlos sind, können Sie die Software einfach unverbindlich auf Ihr Postfach ansetzen und selbst testen, wie viele Belege bisher auf der Strecke geblieben sind.

Jetzt kostenlos starten → · Lexware Office Integration → · Preise →