Como importar faturas para o Lexware Office (2026)

Última atualização: Agosto de 2026 · Leitura de ~10 min · Publicado pela Tailride

Não existe uma resposta única para isto, porque a plataforma oferece uma rota automática com algumas condições anexas e uma rota manual sem restrições. A escolha de como importar faturas para o Lexware Office depende do seu plano e da forma como os seus fornecedores habitualmente lhe cobram os serviços.

Por isso, decidimos organizar este guia com base na sua situação real e não apenas pelas funcionalidades. Procure o cenário em que se enquadra e foque-se nessa secção.

Tem o plano Lexware Office XL e os fornecedores enviam PDFs em anexo - basta configurar o Belegempfang e o trabalho fica quase todo feito
Tem um plano inferior - resta-lhe o carregamento manual e a aplicação móvel, sendo esta a lista completa de opções
Grande parte das despesas é cobrada através de um link no email - nenhum método nativo consegue gerir isto
Fornecedores que utilizam um portal de cliente em vez de email - também não existe uma forma nativa de resolver isto
Meses de faturas em atraso - nenhuma funcionalidade nativa atua de forma retroativa

A Tailride foi criada para resolver os três últimos casos. A plataforma extrai a fatura diretamente do corpo do email e segue o link de transferência quando este existe. Além disso, inicia sessão em portais de fornecedores que nunca enviam emails, analisa o seu histórico retroativamente até onde for necessário e, de seguida, categoriza cada linha para registar o documento de compra finalizado no Lexware Office com o PDF em anexo. As primeiras dez faturas por mês são gratuitas; a partir daí, os planos começam nos 12 € mensais (com faturação anual). Ver a integração →

Se utiliza o plano Lexware Office XL

Este é o cenário ideal. Ative a opção Belegempfang (Receção de documentos) e as faturas dos fornecedores chegam sem que ninguém tenha de reencaminhar nada.

A configuração demora cerca de cinco minutos:

Clique no ícone da roda dentada e escolha Belegempfang
Clique em jetzt einrichten (configurar agora)
Escolha um nome para colocar antes do @ - o nome da sua empresa costuma funcionar - que se tornará na sua Ziel-Adresse (Endereço de destino), ou seja, o email para o qual os fornecedores devem escrever
Adicione os endereços de email dos quais aceita receber documentos, até um limite de vinte
Escolha se o Lexware Office deve enviar um email a esses remetentes para informá-los do novo endereço. Se não ativar esta opção, terá de fazer esse contacto manualmente
Envie para si próprio um teste com uma fatura em anexo como ficheiro e confirme que a mesma vai parar ao separador Zu prüfen (Por verificar)

Existem mais duas opções no menu Einstellungen → Belegempfang (Definições → Receção de documentos), fora daquele assistente de configuração. A opção Fehlerberichte (Relatórios de erros) define quem é notificado sobre um documento que não pôde ser processado (por exemplo, um formato não suportado). Já a tägliche Zusammenfassung (Resumo diário) envia a um utilizador uma lista diária do que foi recebido. Ative ambas.

O que o sistema não aceita

É importante saber isto antes de assumir que o método de importação é infalível, até porque nada disto lhe é dito durante a configuração.

Apenas aceita anexos. O Lexware Office é explícito: "Lexware Office verarbeitet keine Belege, die lediglich als Link oder als reiner Text in der E-Mail stehen" (centro de ajuda). Uma fatura que seja apenas um link ou texto no corpo da mensagem não será processada.

Apenas monitoriza a sua lista de aprovados. Vinte endereços aprovados podem cobrir uma base de fornecedores fixa. Mas o vigésimo primeiro fornecedor, um novo subcontratado, ou o departamento financeiro a faturar a partir de um email diferente do trimestre passado - nenhum destes será aceite.

E aqui está o detalhe que torna estas duas limitações bastante dispendiosas: os relatórios de erros (Fehlerberichte) apenas informam sobre documentos que falharam no processamento, e não sobre documentos que nunca foram aceites. Um email apenas com um link ou um remetente não listado não produz qualquer erro, porque não há um ficheiro para falhar a leitura. O documento simplesmente não entra, e o primeiro sinal de alarme será uma falha detetada no fecho do mês.

Como importar faturas para o Lexware Office em planos inferiores ao XL

A funcionalidade Belegempfang é exclusiva do plano XL. O centro de ajuda declara-o de forma clara: "Der Belegempfang per E-Mail ist ausschließlich in diesem Paket verfügbar."

Isto deixa-lhe apenas duas opções, ambas manuais:

Carregamento direto. Arraste o ficheiro ou selecione-o no seu computador. Vai para o separador Zu prüfen, o reconhecimento automático faz a leitura e você apenas tem de confirmar. Funciona em todos os planos, não tem custos adicionais, mas rouba-lhe alguns minutos sempre que o faz.

Fotografar na app. Útil para despesas de combustível, estacionamento ou almoços - aqueles documentos em papel que nunca foram digitais desde o início.

A verdadeira matemática por trás disto: com trinta faturas mensais, o carregamento manual consome cerca de uma hora de trabalho de um colaborador, todos os meses, sem fim à vista. Fazer o upgrade para o XL permite recuperar a maior parte desse tempo, mas apenas para as faturas recebidas em anexo por remetentes aprovados. Leia as duas secções seguintes antes de decidir se o upgrade resolve efetivamente o seu problema.

Se grande parte dos seus pagamentos incluir apenas um link

Esta é a parte em que a maioria dos utilizadores do Lexware Office não pensa, e é muito mais decisiva do que o tipo de plano subscrito.

Abra o email onde recebeu a última fatura da AWS. Depois, o do Google Ads, da Meta, da Adobe e de qualquer outra subscrição de software que a sua equipa utilize. A maioria não anexa qualquer PDF. Apenas envia um aviso de que a fatura está pronta, com um botão para aceder à mesma.

Esses emails até chegam à sua Ziel-Adresse. Contudo, como o Lexware Office não encontra nenhum anexo, não regista nada. Sem erros, sem relatórios, sem qualquer rasto.

Para uma empresa com trinta subscrições de software, isto não é um caso isolado - representa a grande maioria das despesas recorrentes e repete-se religiosamente todos os meses. O volume de faturas em falta acumula-se silenciosamente até ao momento da reconciliação bancária, quando se depara com uma coluna de pagamentos sem os respetivos documentos de suporte.

Nenhuma definição do Lexware Office resolve isto, porque não é um simples botão de ativar/desativar. Requer uma ferramenta que abra o email, detete que a fatura está alojada num link externo, aceda à página e descarregue o documento.

Se os fornecedores usam um portal em vez do email

Empresas como a Telekom, Amazon Business, Meta Ads e muitas outras deixaram de enviar faturas por email há vários anos. Exigem que inicie sessão e faça a transferência manualmente.

Nenhuma configuração de receção automática consegue obter estes ficheiros, porque nunca existe um email para intercetar. Alguém tem de fazer o login todos os meses, transferir o ficheiro e carregá-lo no sistema - reintroduzindo exatamente o trabalho manual que a automatização de faturas devia ter eliminado, só que noutro formato.

Se tiver meses de faturas por processar

A opção Belegempfang começa a funcionar a partir do dia em que a configura e apenas monitoriza os emails futuros. Tudo o que ficou para trás terá de ser tratado manualmente, ficheiro a ficheiro.

Isto afeta sobretudo dois grupos: as empresas que mudaram para o Lexware Office a meio do ano fiscal, e os contabilistas que recebem um novo cliente cuja contabilidade era caótica (o clássico cliente que entrega faturas num saco de plástico). Pedir a um cliente que desenterre e organize oito meses de faturas é o tipo de pedido ao qual ele mais demora a responder - quando responde.

Onde se enquadra a Tailride

As duas primeiras secções referidas acima são problemas com soluções nativas da plataforma. As três últimas não o são - ultrapassam o âmbito daquilo para o qual um sistema de contabilidade foi concebido, pois o software apenas fica à espera de receber documentos, em vez de os ir procurar ativamente.

A Tailride é a tecnologia que os vai buscar, ligando-se à plataforma contabilística através de uma chave de API privada. É desta forma que a plataforma ajuda a importar faturas para o Lexware Office sem esforço e a fechar as lacunas do processo.

Lê o corpo da mensagem, não apenas anexos. Uma fatura redigida em HTML no próprio email é extraída diretamente do corpo do texto. Quando a mensagem contém um link de transferência, a Tailride segue a ligação e obtém o ficheiro. Este simples comportamento recupera todas aquelas faturas da AWS, do Google Ads ou da Meta que a receção nativa ignora.

Não há listas restritas de remetentes aprovados. Ao ligar o seu Gmail, Outlook ou IMAP, as faturas são detetadas assim que chegam à sua caixa, seja quem for o remetente. Não há listas para manter, nem vigésimos primeiros fornecedores ignorados.

Os portais abrem no seu próprio navegador. Uma extensão para o browser captura o documento a partir da página enquanto a sua sessão está ativa, o que significa que não armazenamos credenciais de acesso e a autenticação de dois fatores do fornecedor não interfere com o processo. Mais de 100 portais online são suportados de origem.

O histórico é totalmente recuperável. A pesquisa retroativa recua no tempo na caixa de correio até à data que definir, o que permite reconstruir todos os meses anteriores à configuração, em vez de os ter de processar à mão.

O que chega já vem processado, e não apenas arquivado. A extração com IA lê o documento linha a linha em vez de reter apenas o cabeçalho. Cada linha é mapeada para as suas categorias contabilísticas, e os casos de autoliquidação de IVA ou IVA estrangeiro são sinalizados para revisão em vez de gerarem adivinhações cegas. O resultado final é um documento de compra fechado no Lexware Office com o ficheiro original em anexo. Inclui também notas de crédito.

Preços cobrados por documento, nunca por utilizador ou por cliente. As primeiras dez faturas por mês não têm qualquer custo. A partir daí, as subscrições começam nos 12 € por mês com faturação anual - consulte todos os preços abertamente, sendo que os gabinetes de contabilidade devem começar pela página de automatização de contas a pagar para contabilistas.

Uma ressalva com toda a transparência: se utiliza o plano XL, se tem um grupo fixo de fornecedores com menos de vinte entidades e se todos eles anexam ficheiros PDF, a solução nativa que já paga é suficiente. Não há motivo nenhum para subscrever plataformas extra.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Posso enviar faturas por email para o Lexware Office?
Sim, através do Belegempfang, o que exige ter o plano Lexware Office XL. Terá de criar uma Ziel-Adresse (endereço de destino) e aprovar até vinte endereços de remetentes. Os documentos devem ser obrigatoriamente enviados em anexo como ficheiros.

Porque é que a minha fatura nunca apareceu no sistema?
Existem três causas habituais: o remetente não estava na sua lista de emails aprovados, a fatura foi enviada através de um link ou em texto simples no corpo do email (em vez de anexo), ou tem um plano inferior ao XL. Nenhuma destas situações gera relatórios de erro, pelo que o documento fica simplesmente ausente.

O Lexware Office consegue importar faturas de portais de fornecedores?
Não. Uma fatura alojada num portal de cliente nunca é enviada por email, pelo que o sistema não tem o que intercetar. A sua captura exige uma ferramenta que faça o login e transfira o documento da página, que é precisamente o que a extensão de navegador da Tailride faz.

Quantos fornecedores podem enviar documentos para o Lexware Office?
Até vinte endereços autorizados. O limite foi aumentado recentemente, por isso é provável que encontre guias mais antigos na internet com um número inferior.

O Lexware Office é o mesmo que o lexoffice?
Sim. O lexoffice foi rebatizado como Lexware Office. Contudo, ainda verá o nome antigo nos resultados de pesquisa do Google, na documentação mais antiga e nalgumas integrações (incluindo o URL da nossa própria página de integração).

Como posso importar faturas para o Lexware Office relativas a meses anteriores?
Manualmente, uma a uma, a não ser que utilize uma ferramenta de rastreio de email. A pesquisa retroativa analisa uma caixa de entrada ligada durante o período exato que indicar e processa tudo numa só passagem.

A Tailride substitui o Lexware Office?
Não, atua antes dele. O Lexware Office continua a ser o seu software de contabilidade. A Tailride apenas automatiza a recolha dos documentos e categoriza-os antes de eles chegarem lá.

Conclusão

Se já subscreve o plano XL, tem uma base fixa de fornecedores e estes anexam sempre PDFs nos emails, basta configurar o Belegempfang e terminar a leitura. É uma função já incluída no seu plano, funciona bem e cobrirá grande parte do que recebe.

Se este não é o seu caso - e, particularmente, se uma fatia substancial dos seus pagamentos chega em forma de link, exige login num portal de fornecedores ou se refere ao passado - as limitações não se resolvem ativando um botão ou alterando uma definição. Estes ficheiros não vão parar à caixa de entrada do software de contabilidade de forma alguma, e o Lexware Office nunca o avisará de que estão em falta.

É esta a lacuna que a Tailride fecha. Como as primeiras dez faturas por mês não custam nada, pode apontar a ferramenta para a sua própria caixa de email e ver quantas despesas andavam perdidas, sem qualquer compromisso.

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