Comment importer des factures dans Lexware Office (2026)

Dernière mise à jour : août 2026 · ~10 min de lecture · Publié par Tailride

Pour importer des factures dans Lexware Office, il n'existe pas de méthode universelle. Le logiciel propose une option automatique soumise à certaines conditions, et une approche manuelle sans aucune restriction. La solution la plus adaptée dépend de votre abonnement et de la façon dont vos fournisseurs vous facturent.

Ce guide est donc organisé par situation plutôt que par fonctionnalité. Identifiez le cas de figure qui vous correspond et lisez le paragraphe associé.

Avec Lexware Office XL, les fournisseurs attachent des PDF aux e-mails - configurez le module Belegempfang et le tour est joué
Avec un abonnement inférieur - vous devrez utiliser le téléchargement manuel ou l'application mobile
Une grande partie de vos dépenses est facturée via un simple lien par e-mail - aucune option native ne gère ce cas
Certains fournisseurs utilisent un portail en ligne au lieu des e-mails - aucune solution native ici non plus
Vous avez plusieurs mois d'historique à rattraper - le système natif n'est pas rétroactif

Tailride a été conçu pour résoudre ces trois derniers cas. L'outil extrait la facture du corps de l'e-mail, suit les liens de téléchargement si nécessaire, se connecte aux portails fournisseurs qui n'envoient jamais d'e-mails, récupère votre historique aussi loin que besoin, puis ventile chaque ligne et génère une écriture d'achat complète dans Lexware Office avec le PDF en pièce jointe. Les dix premières factures mensuelles sont gratuites, puis l'abonnement démarre à 12 € par mois (en facturation annuelle). Découvrir l'intégration →

Importer des factures dans Lexware Office avec la version XL

C'est le cas de figure idéal. Activez le Belegempfang (réception de justificatifs) et les factures fournisseurs arrivent sans que personne n'ait besoin de transférer quoi que ce soit.

La configuration prend environ cinq minutes :

Cliquez sur l'icône engrenage et choisissez Belegempfang
Cliquez sur jetzt einrichten
Choisissez un nom à placer avant l'arobase - le nom de votre entreprise fera l'affaire - qui deviendra votre Ziel-Adresse, l'adresse à laquelle les fournisseurs devront écrire
Ajoutez les adresses des expéditeurs autorisés, jusqu'à vingt maximum
Choisissez si Lexware Office doit informer ces expéditeurs par e-mail de votre nouvelle adresse. Si vous ne l'activez pas, vous devrez faire cette communication vous-même
Envoyez-vous un e-mail de test contenant une facture en pièce jointe, et vérifiez qu'elle arrive bien dans la section Zu prüfen (À vérifier)

Deux autres paramètres se trouvent sous Einstellungen → Belegempfang, en dehors de l'assistant de configuration. Fehlerberichte (Rapports d'erreur) permet de définir qui est alerté lorsqu'un document n'a pas pu être traité, par exemple à cause d'un format non pris en charge. La tägliche Zusammenfassung (Résumé quotidien) envoie à une personne dédiée la liste de ce qui a été reçu dans la journée. Activez ces deux options.

Les limites de ce système

Il est préférable de connaître ces restrictions avant de supposer que la collecte est infaillible, car aucune d'entre elles n'est mentionnée lors de la configuration.

Il n'accepte que les pièces jointes. Lexware Office est explicite : "Lexware Office verarbeitet keine Belege, die lediglich als Link oder als reiner Text in der E-Mail stehen" (centre d'aide). Une facture qui se présente sous la forme d'un lien ou d'un texte dans le corps de l'e-mail ne sera pas traitée.

Il n'écoute que votre liste blanche. Vingt adresses autorisées suffisent pour une base de fournisseurs restreinte et stable. Mais le vingt-et-unième fournisseur, le nouveau sous-traitant ou le service comptable d'un prestataire qui facture depuis une nouvelle adresse... aucun de leurs e-mails ne passera.

Et voici ce qui rend ces deux limites problématiques : Les Fehlerberichte (Rapports d'erreur) vous signalent les documents qui n'ont pas pu être traités, pas ceux qui ont été d'emblée rejetés. Un e-mail contenant uniquement un lien ou provenant d'un expéditeur inconnu ne génère aucune erreur, puisqu'il n'y a techniquement aucun fichier à traiter. Le document est tout simplement absent, et vous ne vous en rendrez compte qu'à la fin du mois, lorsqu'il manquera un justificatif.

Comment faire avec un forfait inférieur à XL ?

Le Belegempfang est réservé à la version XL. Le centre d'aide l'indique clairement : "Der Belegempfang per E-Mail ist ausschließlich in diesem Paket verfügbar."

Il vous reste alors deux méthodes, toutes deux manuelles :

Le téléchargement direct. Glissez-déposez le fichier ou sélectionnez-le sur votre ordinateur. Il atterrit dans Zu prüfen, la reconnaissance automatique lit les informations, et vous confirmez. Cette fonction est disponible avec tous les abonnements, sans frais supplémentaires, mais vous coûtera quelques minutes à chaque fois.

La prise de photo via l'application. Très pratique pour le carburant, les parkings et les déjeuners - c'est-à-dire les documents qui n'ont jamais existé au format numérique.

Faisons les comptes : pour trente factures par mois, le téléchargement manuel vous fera perdre environ une heure de temps humain chaque mois, indéfiniment. Passer à la version XL permet de récupérer la majeure partie de cette heure, mais uniquement pour les factures qui arrivent en pièces jointes depuis des expéditeurs répertoriés. Lisez les deux sections suivantes avant de décider si une montée en gamme résoudra votre problème.

Importer des factures dans Lexware Office reçues par simple lien

C'est la situation à laquelle la plupart des utilisateurs de Lexware Office n'ont pas pensé, et elle s'avère souvent plus déterminante que le choix du forfait.

Ouvrez l'e-mail contenant votre dernière facture AWS. Puis Google Ads, Meta, Adobe, et tous les autres abonnements utilisés par votre équipe. La plupart n'incluent aucun PDF en pièce jointe. Ils envoient un court message indiquant que la facture est prête, avec un bouton pour aller la récupérer.

Ces e-mails arrivent à votre Ziel-Adresse. Lexware Office ne trouve aucune pièce jointe et ne crée rien. Aucune erreur, aucun rapport, aucune trace.

Pour une entreprise qui gère trente abonnements logiciels, ce n'est pas un cas particulier - c'est l'essentiel de ses dépenses récurrentes, et cette situation se répète chaque mois. Les oublis s'accumulent silencieusement jusqu'au rapprochement bancaire, où vous découvrez une série de paiements sans justificatifs associés.

Lexware Office ne propose aucune solution native à ce problème, car il ne s'agit pas d'un simple paramètre à cocher. Il vous faut un outil capable d'ouvrir l'e-mail, de comprendre que la facture se trouve derrière un lien, de le suivre et de rapatrier le document.

Si vos fournisseurs utilisent un portail en ligne

Telekom, Amazon Business, Meta Ads et bien d'autres ont arrêté d'envoyer leurs factures par e-mail depuis des années. Vous devez vous connecter à leur plateforme pour les télécharger.

Aucune fonction de collecte automatique par e-mail ne peut intercepter ce qui n'a jamais été envoyé. Quelqu'un doit se connecter chaque mois, télécharger le fichier et l'importer manuellement - ce qui recrée exactement le travail administratif que l'automatisation était censée éliminer.

Si vous avez des mois de retard à rattraper

Le Belegempfang s'active le jour où vous le configurez et ne traite que les éléments futurs. Tout ce qui a été reçu avant cette date doit être importé fichier par fichier.

Cette limite pénalise particulièrement deux catégories : les entreprises qui migrent vers Lexware Office en cours d'année, et les experts-comptables qui récupèrent le dossier d'un client dont la gestion se résumait à un tas de papiers en vrac. Demander à un client de déterrer huit mois de factures est généralement la requête à laquelle il répondra le plus lentement, voire jamais.

Comment Tailride automatise l'ensemble du processus

Les deux premiers cas de figure abordés plus haut trouvent des solutions natives dans l'outil. Les trois derniers, non - ils dépassent le périmètre technique d'un logiciel comptable, car ce type de système attend qu'on lui fournisse des documents au lieu d'aller les chercher lui-même.

Tailride agit comme la brique technologique qui va récupérer ces données, et se connecte à Lexware Office via votre clé API privée.

L'outil analyse le corps de l'e-mail, pas seulement les pièces jointes. Une facture intégrée dans le texte d'un e-mail HTML est extraite directement. Si l'e-mail contient un lien de téléchargement, Tailride le suit et récupère le fichier. Cette seule fonctionnalité permet de récupérer les factures AWS, Google Ads et Meta que le système natif ne peut pas voir.

Il n'y a pas de liste d'expéditeurs autorisés. Connectez Gmail, Outlook ou tout autre client IMAP et les factures seront détectées peu importe d'où elles proviennent. Aucun annuaire à maintenir, pas de blocage au vingt-et-unième fournisseur.

Les portails s'ouvrent via votre propre navigateur. Une extension de navigateur extrait le document de la page web pendant que vous êtes connecté normalement. Vos identifiants ne sont stockés nulle part et l'activation de la double authentification par un fournisseur ne bloque pas le processus. Plus de 100 portails sont pris en charge dès l'installation.

L'historique est récupérable. L'analyse rétroactive permet de remonter dans l'historique d'une boîte mail connectée aussi loin que vous le souhaitez. Les mois précédant votre configuration sont ainsi reconstitués de manière automatique.

Les données sont exploitables, pas seulement archivées. L'extraction par IA lit chaque ligne au lieu de se limiter à l'en-tête de la facture. Chaque ligne est associée à vos catégories comptables, et les cas d'autoliquidation ou de TVA étrangère sont isolés pour vérification au lieu d'être devinés au hasard. Le résultat : une écriture d'achat complète dans Lexware Office avec le document original en pièce jointe, avoirs inclus.

Une tarification au document, et jamais à l'utilisateur ou au client. Les dix premières factures du mois sont gratuites, puis l'abonnement commence à 12 € par mois en facturation annuelle - la grille tarifaire complète est publique, et les cabinets d'expertise comptable devraient commencer par consulter notre page sur l'automatisation des factures fournisseurs pour les cabinets.

Une précision importante : si vous disposez d'un abonnement XL, que vous travaillez avec une base stable de moins de vingt fournisseurs qui envoient tous des PDF en pièce jointe, la fonctionnalité de collecte native est déjà incluse dans votre forfait actuel et vous n'avez besoin d'aucun outil supplémentaire.

FAQ

Peut-on envoyer des factures par e-mail vers Lexware Office ?
Oui, via la fonction Belegempfang, qui nécessite le forfait Lexware Office XL. Vous créez une Ziel-Adresse personnelle et approuvez jusqu'à vingt adresses d'expéditeurs. Les documents doivent obligatoirement être joints sous forme de fichiers.

Pourquoi ma facture n'apparaît-elle pas dans Lexware Office ?
Trois causes principales : l'expéditeur n'était pas sur votre liste d'adresses approuvées, la facture était un simple lien ou du texte dans le corps de l'e-mail (et non une pièce jointe), ou votre forfait est inférieur à XL. Aucune de ces situations ne génère de rapport d'erreur ; le document n'est tout simplement pas importé.

Lexware Office peut-il récupérer les factures sur les portails fournisseurs ?
Non. Une facture disponible sur un portail n'est jamais envoyée par e-mail, il n'y a donc rien à intercepter. Pour la récupérer, il faut un système capable de se connecter et d'extraire le document de la page web, ce que fait parfaitement l'extension de navigateur Tailride.

Combien d'expéditeurs peuvent envoyer des documents vers Lexware Office ?
Jusqu'à vingt adresses approuvées. Cette limite a été augmentée récemment, c'est pourquoi des tutoriels plus anciens mentionnent un chiffre inférieur.

Lexware Office et lexoffice, est-ce la même chose ?
Oui. Le logiciel lexoffice a été rebaptisé Lexware Office. Vous rencontrerez encore l'ancien nom dans les résultats de recherche, dans les documentations antérieures et dans certains annuaires d'intégration, y compris dans l'URL de notre propre page d'intégration.

Comment importer des factures dans Lexware Office de manière rétroactive ?
À la main, fichier par fichier, à moins d'utiliser un outil capable d'analyser l'historique de votre messagerie. La fonction d'analyse rétroactive scanne une boîte e-mail connectée sur la période de votre choix et traite l'intégralité du passif en une seule fois.

Tailride remplace-t-il Lexware Office ?
Non, il se place en amont. Lexware Office reste votre outil comptable principal. Tailride identifie les documents et prépare la saisie comptable avant de les lui transmettre.

En résumé

Si vous possédez un abonnement XL et que vous travaillez avec des fournisseurs récurrents qui attachent des PDF à leurs e-mails, configurez simplement le Belegempfang et arrêtez-vous là. Cette fonction est incluse dans votre offre, elle est efficace, et elle gérera l'essentiel de vos flux.

En revanche, si vous devez importer des factures dans Lexware Office mais qu'une bonne partie d'entre elles arrive via un lien, nécessite de se connecter à un espace client, ou date de plusieurs mois - alors il ne s'agit pas d'un problème que l'on résout en cochant une simple case. Ces documents n'atteindront jamais la boîte de réception native, et Lexware Office ne vous alertera jamais de leur absence.

C'est exactement cette lacune que comble Tailride. Les dix premières factures mensuelles ne coûtent rien, vous pouvez donc connecter l'outil à votre boîte mail pour voir le volume réel de documents qui vous échappaient jusqu'ici, avant de prendre la moindre décision.

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