Cómo importar facturas a Lexware Office (2026)

Última actualización: agosto de 2026 · ~10 min de lectura · Publicado por Tailride

No hay una única respuesta a la pregunta de cómo importar facturas a Lexware Office, ya que el programa ofrece una buena ruta automática sujeta a ciertas condiciones y otra manual sin restricciones. La opción que debas utilizar dependerá del plan que tengas contratado y de cómo te facturen tus proveedores.

Por este motivo, esta guía está estructurada por situaciones en lugar de por funcionalidades. Busca el apartado que mejor describa tu caso y céntrate en él.

Tienes Lexware Office XL y los proveedores adjuntan PDF en los correos: configura Belegempfang y tendrás gran parte del trabajo hecho.
Tienes un plan inferior: solo dispones de la subida manual y de la aplicación móvil.
Gran parte de tus gastos se facturan con un enlace en el correo: ninguna función nativa lo gestiona.
Tus proveedores usan un portal en lugar del correo electrónico: tampoco hay un proceso nativo para esto.
Tienes meses de facturas atrasadas: el sistema nativo no funciona con carácter retroactivo.

Tailride se creó para solucionar los tres últimos casos. Extrae la factura del cuerpo del correo y sigue el enlace de descarga si lo hay, inicia sesión en los portales de proveedores que nunca envían correos, analiza el historial de manera retroactiva hasta donde necesites, para después categorizar cada línea y generar un justificante de compra completo en Lexware Office con el PDF adjunto. Las primeras diez facturas al mes son gratuitas; a partir de ahí, los planes comienzan en 12 € al mes con facturación anual. Ver la integración →

Si tienes el plan Lexware Office XL

Este es el escenario ideal. Al activar Belegempfang, las facturas de proveedores llegan solas sin que nadie tenga que reenviar nada.

Configurarlo lleva unos cinco minutos:

Haz clic en el icono del engranaje y selecciona Belegempfang.
Haz clic en jetzt einrichten.
Elige un nombre para poner delante de la @ (el nombre de tu empresa es una buena opción). Esta será tu Ziel-Adresse, la dirección a la que escribirán los proveedores.
Añade las direcciones desde las que aceptarás documentos (hasta un máximo de veinte).
Decide si quieres que Lexware Office envíe un correo a esos remitentes para informarles de la nueva dirección. Activa esta opción, o tendrás que comunicárselo tú manualmente.
Envíate una prueba con una factura adjunta como archivo y confirma que aparece en Zu prüfen.

Hay dos ajustes adicionales en Einstellungen → Belegempfang, fuera del asistente de configuración. Fehlerberichte (informes de errores) determina a quién se avisa cuando no se puede procesar un documento (por ejemplo, si el formato no es compatible). Por su parte, la tägliche Zusammenfassung (resumen diario) envía a una persona una lista de lo que ha llegado cada día. Te recomendamos activar ambos.

Qué documentos va a rechazar el sistema

Conviene tener esto en cuenta antes de dar por sentado que la automatización es infalible, ya que nada de esto se menciona durante la configuración.

Solo acepta archivos adjuntos. Lexware Office lo deja muy claro: «Lexware Office verarbeitet keine Belege, die lediglich als Link oder als reiner Text in der E-Mail stehen» (centro de ayuda). Si una factura es un enlace o texto dentro del cuerpo del correo, el sistema no la procesará.

Solo obedece a tu lista. Veinte direcciones autorizadas cubren a una base de proveedores estable. Sin embargo, el proveedor número veintiuno, el nuevo subcontratista o el departamento de contabilidad que factura desde otra dirección no podrán enviar sus documentos.

Y aquí viene el problema que puede salirte caro: los Fehlerberichte te avisan sobre documentos que han dado un error de procesamiento, pero no sobre los que nunca llegaron a aceptarse. Un correo que solo contiene un enlace o el envío de un remitente no registrado no generan ningún error porque, para el programa, no ha entrado nada que pueda fallar. El documento sencillamente no existe, y no te darás cuenta hasta que cuadres las cuentas a fin de mes.

Opciones para importar facturas a Lexware Office sin el plan XL

La función Belegempfang es exclusiva del plan XL. El centro de ayuda lo especifica sin rodeos: «Der Belegempfang per E-Mail ist ausschließlich in diesem Paket verfügbar».

Esto nos deja dos alternativas, ambas manuales:

Subida directa. Arrastra el archivo o selecciónalo en tu ordenador. Llegará a la bandeja Zu prüfen, el reconocimiento automático lo leerá y tú solo tendrás que confirmarlo. Funciona en todos los planes, no supone un sobrecoste y te llevará unos minutos cada vez.

Fotografía desde la aplicación. Útil para la gasolina, el aparcamiento y las comidas; es decir, aquellos tickets que nunca fueron archivos digitales.

Siendo realistas: con treinta facturas mensuales, la subida manual se come aproximadamente una hora del tiempo de tu equipo cada mes, para siempre. Pasar al plan XL te devuelve casi toda esa hora, pero solo para aquellas facturas que llegan como archivos adjuntos y de remitentes registrados. Lee las dos secciones siguientes antes de decidir si la subida de plan realmente resuelve tu problema.

Si gran parte de tus gastos llega a través de un enlace

Este es el aspecto en el que la mayoría de los usuarios de Lexware Office no se ha parado a pensar, y resulta más determinante que el tipo de plan contratado.

Abre el correo con tu última factura de AWS. Haz lo mismo con Google Ads, Meta, Adobe y cualquier otra suscripción que pague tu equipo. La mayoría de estas empresas no adjuntan un PDF; envían un breve aviso indicando que la factura está lista y un botón para descargarla.

Estos correos llegan a tu Ziel-Adresse. Como Lexware Office no encuentra ningún archivo adjunto, no crea nada. Ni errores, ni avisos, ni rastro del documento.

Para una empresa con una treintena de suscripciones de software, esto no es un caso aislado, sino el grueso de su gasto recurrente, esa partida que se repite mes tras mes. El vacío de información se va acumulando de forma silenciosa hasta que alguien intenta conciliar las cuentas bancarias y se encuentra con toda una columna de pagos sin justificantes.

No hay nada en Lexware Office que pueda arreglar esto, porque la solución no está en los ajustes del programa. Necesitas una herramienta que abra el correo, reconozca que la factura se oculta tras el enlace, lo siga y recupere el documento.

Si tus proveedores usan un portal de cliente en lugar del correo

Telekom, Amazon Business, Meta Ads y muchos otros proveedores dejaron de enviar sus facturas por correo electrónico hace años. Ahora tienes que iniciar sesión en sus plataformas y descargarlas.

No hay configuración de recepción que valga, porque nunca se envió nada que el sistema pudiera interceptar. Alguien tiene que entrar en el portal cada mes, descargar el archivo y subirlo; así, el trabajo manual que supuestamente ibas a evitar con la automatización acaba reapareciendo en otro lugar.

Si tienes meses de facturas atrasadas

La función Belegempfang empieza a actuar desde el día en que la configuras, de cara al futuro. Todo lo anterior es responsabilidad tuya y tendrás que procesarlo archivo por archivo.

Esto resulta especialmente tedioso para dos perfiles: empresas que se pasaron a Lexware Office a mitad de año y asesores fiscales que aceptan a un nuevo cliente cuya contabilidad previa era un cajón de sastre. Pedirle a un cliente que rebusque las facturas de los últimos ocho meses es, con toda seguridad, la petición que más va a tardar en atender, si es que llega a hacerlo.

Dónde encaja Tailride al importar facturas a Lexware Office

Las dos primeras situaciones plantean problemas nativos con soluciones nativas. Las tres últimas, en cambio, quedan fuera del alcance funcional de cualquier programa de contabilidad, ya que estos sistemas están diseñados para recibir documentos, no para salir a buscarlos.

Tailride es esa capa externa que se encarga de ir a buscarlos y se conecta con Lexware Office mediante tu clave de API privada.

Lee el cuerpo del mensaje, no solo los archivos adjuntos. Si la factura forma parte del propio correo HTML, se extrae del texto. Y si el correo incluye un enlace de descarga, Tailride lo sigue y recupera el archivo. Este simple comportamiento te permite rescatar las facturas de AWS, Google Ads y Meta que la recepción nativa es incapaz de ver.

No hay listas de remitentes autorizados. Al conectar tu Gmail, Outlook o IMAP, el sistema encontrará las facturas allá donde lleguen, vengan de quien vengan. No tienes que mantener listas actualizadas ni preocuparte por el proveedor número veintiuno.

Los portales se abren en tu propio navegador. Una extensión del navegador captura el documento de la página mientras tienes la sesión iniciada normalmente; así, no se guardan credenciales en ningún lado y la autenticación de doble factor de los proveedores no será un obstáculo. Ofrece soporte para más de 100 portales de forma predeterminada.

El historial es recuperable. El análisis retroactivo revisa el buzón de correo conectado hasta la fecha que le indiques para reconstruir todos los meses previos a la configuración, evitando que queden en el limbo.

Los documentos que entran llegan procesados, no solo archivados. La extracción por IA lee cada línea en lugar de fijarse únicamente en el encabezado. Después, cada línea se asigna a tus categorías contables y los casos de inversión del sujeto pasivo o IVA extranjero se marcan para su revisión en lugar de estimarse al azar. El resultado es un justificante de compra completo en Lexware Office con el documento original adjunto, abonos incluidos.

Precio por documento, nunca por usuario ni por cliente. Las primeras diez al mes son gratuitas; después, desde 12 € al mes con facturación anual. Todas las tarifas son públicas. Si tienes una gestoría o asesoría, te recomendamos echar un vistazo a la automatización de cuentas a pagar para asesores.

Para ser transparentes: si usas el plan XL, tienes una base estable de menos de veinte proveedores y todos te envían las facturas en PDF, la recepción nativa que ya pagas será suficiente y no hay motivo alguno para añadir herramientas externas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar facturas por correo a Lexware Office?
Sí, a través de la función Belegempfang, que requiere el plan Lexware Office XL. Tendrás que crear una dirección Ziel-Adresse personal y autorizar un máximo de veinte direcciones remitentes. Los documentos siempre deben incluirse como archivos adjuntos.

¿Por qué no aparece mi factura en Lexware Office si ya me la han mandado?
Suele haber tres motivos principales: el remitente no figuraba en tu lista de autorizados, la factura era un enlace o texto plano en el cuerpo del correo en lugar de un archivo adjunto, o tienes un plan inferior al XL. Como el sistema no notifica ningún informe de error en estos casos, el documento, sencillamente, no se registra.

¿Lexware Office puede descargar facturas de portales de proveedores automáticamente?
No. Las facturas de los portales de cliente nunca se envían por correo, por lo que el sistema no recibe nada. Para automatizar este proceso necesitas una herramienta que inicie sesión y capture el documento directamente desde la página, que es precisamente lo que hace la extensión de navegador de Tailride.

¿Cuántos proveedores pueden enviar documentos por correo a Lexware Office?
Hasta veinte direcciones autorizadas. El límite se amplió recientemente, por lo que algunas guías antiguas mencionan una cifra menor.

¿Son lo mismo Lexware Office y lexoffice?
Sí, lexoffice cambió su nombre a Lexware Office. Es muy probable que sigas viendo la antigua denominación en resultados de búsqueda, documentación antigua e integraciones de software, incluida la dirección URL de nuestra propia página de integración.

¿Cómo puedo introducir facturas antiguas en Lexware Office?
De forma manual, una por una, a menos que utilices una herramienta para escanear el historial de tu correo. El análisis retroactivo de Tailride rastrea un buzón conectado durante el periodo de tiempo que le especifiques y procesa todo el volumen de golpe.

¿Sustituye Tailride a Lexware Office?
No, se coloca justo un paso por delante. Lexware Office seguirá siendo tu programa de contabilidad. Tailride tan solo busca los documentos y los categoriza antes de que lleguen al sistema.

Conclusión

Si tienes el plan XL y cuentas con una base de proveedores recurrente que envía sus facturas en PDF, configura Belegempfang y olvídate del resto. Es una función que ya tienes incluida, cumple su propósito y procesará la mayor parte de lo que recibes.

Pero si no es el caso, y especialmente si gran parte de tus facturas llegan mediante un enlace de descarga, te obligan a entrar a una web o forman parte de un historial atrasado, ningún ajuste del programa podrá solucionarlo. Son documentos que nunca van a alcanzar la fase de recepción, y Lexware Office en ningún momento te alertará de que faltan.

Esa es exactamente la carencia que Tailride viene a suplir en la recepción de documentos. Las diez primeras facturas del mes no te costarán nada, por lo que puedes conectar la herramienta a tu buzón para ver cuántos documentos se quedaban por el camino antes de tomar ninguna decisión.

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