Cómo importar facturas en Holded automáticamente (2026)

Última actualización: agosto de 2026 · ~11 min de lectura · Publicado por Tailride

Holded es una rareza en esta categoría, y en el buen sentido: su escáner de documentos es ilimitado y está incluido en todos los planes. Sin créditos, sin tarifas por documento y sin barreras de pago. Puedes importar facturas en Holded de proveedores por miles este mes y te costará exactamente lo mismo que subir diez.

Esto significa que la pregunta que suelen responder las guías comparativas (cuánto cuesta la captura de datos) no tiene una respuesta interesante aquí. La limitación está en otra parte, y en España es una cuestión puramente fiscal: ¿el documento que acabas de digitalizar te permite realmente deducir el IVA?

Para una gran parte de los gastos que recibe una empresa española, la respuesta honesta es no. Esta guía analiza las tres vías nativas para enviar documentos a Holded, qué datos extrae cada una y las comprobaciones necesarias para que tu IVA soportado sobreviva a una inspección de Hacienda.

Los métodos nativos de Holded esperan a que llegue el documento y leen su cabecera. Así que dos tareas siguen recayendo sobre ti: conseguir los documentos que nunca llegan por correo electrónico y revisar cada uno lo bastante bien como para saber si el IVA es deducible. Tailride te quita la primera tarea de encima y agiliza la segunda. Se encarga de recuperar los documentos desde Gmail, Outlook, portales de proveedores y del histórico de tu buzón, lee cada factura línea a línea con el tipo impositivo que indica el documento en lugar de deducirlo del total, y lo asigna a tus cuentas contables manteniendo el original adjunto, para que la comprobación fiscal sea un vistazo rápido en lugar de una excavación arqueológica. Gratis para 10 facturas al mes, y desde 12 € mensuales con facturación anual. Ver la integración con Holded →

Resumen rápido

Usa la dirección del Buzón de Holded (el correo que te proporciona Holded, no el tuyo) si tus proveedores ya envían PDF por correo electrónico. Es la opción que menos trabajo exige para abarcar más facturas, y es gratis.

Usa la pestaña Escáner para papel, fotografías y cualquier archivo que supere el límite de tamaño del correo electrónico.

Usa la API si las facturas ya existen como datos estructurados en un sistema que controlas.

Añade una capa de captura de datos antes de Holded si los documentos, para empezar, no te llegan (están en portales, en buzones que no se reenvían o en tu histórico), o si necesitas leer el desglose de impuestos por línea y validar los campos de deducibilidad antes de contabilizar nada.

Las 3 vías para importar facturas en Holded y qué hace cada una

1. Subida directa al Escáner

La vía directa, y fíjate en que ha cambiado de sitio: el Escáner ahora tiene su propia pestaña en la navegación principal en lugar de estar dentro de Gastos (la propia documentación de Holded llama a esta sección "Compras" en unos sitios y "Gastos" en otros). Si subes un PDF o una imagen ahí, o le haces una foto con la app móvil, el OCR de Holded lee el documento y lo pone en cola para revisión. Una vez que lo confirmas, se convierte en un documento de gasto y genera su asiento contable.

Holded documenta los campos extraídos como emisor, importe, fecha, impuestos y tipo de documento (Holded Academy). Vuelve a leer esa lista y fíjate en lo que falta: cualquier dato sobre el receptor. Quédate con este detalle, porque es el núcleo de la siguiente sección.

El escáner es ilimitado en todos los planes, algo que merece la pena repetir porque casi ninguna otra herramienta del mercado funciona así. Sage cobra la captura por IA por cada transacción. Odoo consume un crédito de su sistema por cada PDF. Dext factura la extracción línea a línea mediante créditos. Holded, sencillamente, no cobra por ello.

El límite aquí no es el volumen de facturas, sino el tamaño del archivo: las subidas manuales tienen un tope de 5 MB. Una factura escaneada de varias páginas a alta resolución superará ese límite con más frecuencia de lo que imaginas.

2. La dirección de correo del Buzón (Inbox)

Holded asigna a cada empresa una dirección de correo electrónico única. Cualquier archivo que reenvíes ahí acaba en la misma cola del Escáner que una subida manual, se extraen los datos y queda a la espera de confirmación.

Esta es la vía que permite escalar el proceso sin que nadie tenga que hacer clics. Hay dos formas de usarla:

Pedir a los proveedores que envíen sus facturas directamente ahí. Es lo más limpio, y lo más difícil de conseguir en la práctica.
Autoreenviar desde tu buzón de administración. Configurar una regla en Gmail o Outlook que reenvíe todo lo que contenga la palabra factura, recibo o provenga de un remitente conocido. Es más rápido de configurar, pero dejará por el camino todo lo que no coincida con tu regla.

El límite de tamaño por correo es mayor: 17 MB, y si un mensaje lo supera, el remitente recibe un aviso de error en lugar de que el documento desaparezca sin dejar rastro. Este sistema de avisos es mejor que el de la mayoría de herramientas, pero ten en cuenta quién lo recibe: si el proveedor envió el archivo, el rebote le llega a él, y es posible que tú nunca te enteres.

3. La API

Holded ofrece una API REST que crea facturas de compra directamente. Es la herramienta adecuada cuando los datos ya existen de forma estructurada en un sistema bajo tu control: un TPV, un ERP o un sistema de compras.

Es la herramienta equivocada cuando sesenta proveedores distintos envían cada uno un PDF con su propio formato. Llegados a ese punto, conectar la API es la parte fácil y extraer los datos es la parte difícil, y la API no hace lo segundo.

El factor decisivo para saber si puedes deducir el IVA

Aquí es donde una empresa española tropieza, y no tiene nada que ver con qué botón de subida hayas pulsado.

La normativa española permite emitir una factura simplificada (lo que todos llamamos un ticket) para operaciones de hasta 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € en ciertos sectores regulados (AEAT: tipos de factura). Combustible, taxis, restaurantes, aparcamientos, ferreterías, mensajería. Una porción significativa del gasto de cualquier negocio.

Una factura simplificada es un documento válido. Pero no por ello es automáticamente deducible.

Para deducir el IVA de una factura simplificada, el emisor debe haber incluido tres datos básicos además de los suyos propios:

Tu NIF como destinatario.
Tu nombre y domicilio fiscal.
La cuota repercutida desglosada, con el tipo impositivo aplicado (es decir, la cantidad de IVA mostrada por separado, no sumada e invisible en el total).

Si falta uno solo de esos datos, el IVA no es recuperable, por muy bien que hayas archivado el documento (AEAT: facturas simplificadas).

Ahora contrasta esto con lo que extraen las vías nativas de Holded: emisor, importe, fecha, impuestos, tipo de documento. Todos esos campos describen al remitente o al dinero. Nada en ese grupo responde a la pregunta de ¿está mi NIF en este documento?.

Holded no lo oculta. Su propia documentación define la factura de compra simplificada como un justificante de pago que "solo incluye los datos fiscales del emisor", que es, precisamente, el documento que no pasa el filtro de la deducción. La clasificación está ahí mismo, en el software. Lo que el software no hace es actuar en consecuencia.

Por lo tanto, el flujo de trabajo genera en silencio dos categorías de registros que en tu contabilidad parecen idénticos:

Lo que tienes	Cómo se ve una vez confirmado	¿Puedes deducir el IVA?
Factura completa con tu NIF e IVA desglosado	Proveedor, fecha, total	Sí
Ticket con tu NIF y cuota desglosada	Proveedor, fecha, total	Sí
Ticket sin tu NIF	Proveedor, fecha, total	No
Ticket con el IVA incluido en el total	Proveedor, fecha, total	No

Cuatro documentos, un mismo aspecto. La diferencia sale a la luz cuando alguien revisa el libro registro de facturas recibidas frente a las deducciones declaradas; mucho tiempo después del momento en que se podría haber solucionado gratis pidiéndole al proveedor una factura completa.

La regla práctica: la comprobación debe hacerse en el momento de la digitalización, mientras aún estás a tiempo de reclamar al proveedor. Una herramienta que guarda un importe total y pasa al siguiente documento te ha ahorrado teclear, pero ha dejado el riesgo fiscal exactamente donde estaba.

Aquí es donde la extracción a nivel de línea resulta útil, y esto se aplica sea cual sea la herramienta que uses. Si el documento no detalla la cuota del IVA por separado, ninguna extracción podrá mostrarla por separado; la ausencia en tus datos es el reflejo de la ausencia en el papel. Un registro que devuelve una base imponible, un tipo impositivo y una cuota como tres cifras separadas procede de un documento que las especificaba. Un registro con una única cifra global, no. No es un veredicto definitivo de cumplimiento normativo, pero es una señal que te permite clasificar la cola de trabajo, y la captura que solo lee la cabecera ni siquiera te da esa pista.

Merece la pena preguntarle a cualquier proveedor de software en este sector, incluyéndonos a nosotros: ¿cómo se muestra el resultado de un ticket que no tiene el NIF del receptor? Si la respuesta es "igual que cualquier otro recibo", el problema de la deducibilidad sigue recayendo íntegramente sobre ti.

Los puntos ciegos al importar facturas en Holded de forma automática

Dejando a un lado el tema fiscal, conviene señalar tres lagunas antes de que montes un flujo de trabajo basado en cualquiera de estos métodos.

Todos parten de un documento que ya te ha llegado. La factura que está detrás de un inicio de sesión en Amazon Business o Meta Ads no está en tu bandeja de entrada y nunca lo estará. Tampoco lo está la que un compañero recibió y olvidó reenviar. Ni los ocho meses de histórico anteriores a la configuración de la dirección del Buzón. El Buzón es un receptor, no un recolector.

La lectura de cabeceras no puede desglosar contablemente por líneas. La factura de un almacén de materiales de construcción que mezcla materiales, herramientas y envío llega como un único importe total. Dividirlo en diferentes cuentas de gasto, aplicando un 21 % a unas líneas y un 10 % o 4 % a otras, requiere trabajo manual cada vez.

Nada cruza los totales para validarlos. La base más la cuota deberían sumar el total. Cuando el OCR lee mal un dígito, las matemáticas fallan, y un registro basado únicamente en la cabecera no tiene un segundo número contra el que verificar el primero.

Lo que va a cambiar antes de 2028

Hay dos fechas límite en España que conviene tener en el radar, porque ambas cambian lo que te llega y lo que tu software de contabilidad tiene que hacer con ello. Ambas se han pospuesto ya una vez, así que tómate las fechas como vigentes, no como definitivas.

Veri*factu. El software de facturación que se utilice en España deberá cumplir los requisitos de la AEAT para los sistemas informáticos de facturación. El Real Decreto-ley 15/2025, publicado el 3 de diciembre de 2025, retrasó el calendario un año: 1 de enero de 2027 para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios (AEAT: SIF y VERI*FACTU). Los desarrolladores de software tenían que estar listos el 29 de julio de 2025, y el uso de programas de facturación que no cumplan la normativa conlleva multas de hasta 50.000 €.

Una cosa debe quedar clara, ya que mucha información publicada lo confunde: Veri*factu regula las facturas que emites, no las que recibes. Es importante para Holded como tu sistema de facturación, pero no impone requisitos sobre la forma en que digitalizas las facturas de tus proveedores.

Facturación electrónica B2B obligatoria. El marco de la Ley Crea y Crece sí afecta a lo que recibes. El Real Decreto 238/2026 estableció la arquitectura, los formatos aceptados y las reglas de interconexión. La orden ministerial entra en vigor el 1 de octubre de 2026 y la obligación se aplicará de forma escalonada desde octubre de 2027 para empresas que facturen más de 8 millones de euros y desde octubre de 2028 para el resto. El formato de referencia es el estándar europeo EN 16931, con UBL como sintaxis principal.

La consecuencia para la entrada de datos es sencilla y casi toda positiva: una proporción cada vez mayor de las facturas de proveedores llegará como datos estructurados en lugar de PDF, y los datos estructurados no necesitan pasar por ningún OCR. Hasta que se complete esa transición, tendrás que convivir con ambos mundos a la vez. Esa es la razón principal para usar un software de captura de gastos que gestione PDF, imágenes y archivos estructurados mediante el mismo proceso, en lugar de usar tres sistemas separados.

Añadir Tailride como paso previo al importar facturas en Holded

Tailride se conecta a Holded a través de la API oficial. No toma la decisión fiscal por ti (ningún sistema lo hace), pero cambia las dos condiciones que hacen que esa decisión suponga una pérdida de tiempo: saber si el documento te ha llegado y tener delante el desglose real en lugar de un simple importe total.

Recolección que no espera a que la alimentes. La lectura del buzón de entrada se conecta a Gmail, Outlook o IMAP de forma directa, de modo que localiza las facturas allí donde aterrizan en lugar de depender de una regla de reenvío que alguien tiene que mantener al día. Las facturas de portales online se descargan a través de una extensión de navegador que lee la página mientras tienes la sesión iniciada con normalidad. No se guarda nada en la nube en tu nombre, y si un proveedor activa la autenticación en dos pasos, no se rompe la sincronización. Los recibos enviados por WhatsApp o Telegram también se procesan, lo que suele ser la única vía realista para que lleguen los gastos de los empleados que están fuera de la oficina.

Escaneo retroactivo. Conéctalo a un buzón de correo y reconstruye el historial del rango de fechas que elijas. Para una gestoría que asume un nuevo cliente a mitad de año, esto elimina de golpe la tarea en la que los clientes más tardan en colaborar.

Lectura a nivel de línea con el impuesto desglosado. La extracción mediante IA procesa el documento línea por línea en todos los planes, no como un extra que se cobra aparte. Cada línea se asigna a tu propio cuadro de cuentas de Holded con su propio tipo impositivo, de forma que un documento que mezcla el 21 % y el 10 % se contabiliza correctamente en lugar de hacer una media. La base, la cuota y el total se cruzan para verificar que cuadran, y cualquier descuadre salta a revisión en lugar de registrarse a ciegas.

El original siempre acompaña al apunte. Cada registro mantiene adjunto su documento de origen. Así, cuando en una revisión surge una duda sobre un ticket concreto, la respuesta está a un solo clic en lugar de tener que rebuscar en un año de correos electrónicos. Al combinar esto con el detalle de las líneas, la comprobación de si el IVA es deducible pasa de ser una tarea inasumible a un proceso factible.

Precios. Por documento procesado, nunca por usuario o por cliente (puedes consultar los precios completos en abierto). Gratis para 10 facturas al mes, y a partir de 12 € mensuales con facturación anual para un volumen de 900 al año. Las asesorías que gestionan varios clientes deberían empezar por la sección de automatización contable para despachos.

Para ser justos con Holded: si tus proveedores envían facturas completas en formato PDF y sin errores a la dirección de tu Buzón, y los datos de cabecera son todo lo que tu contabilidad necesita, la opción nativa es gratuita, ilimitada y totalmente válida. Esta capa adicional cobra sentido cuando el problema radica en recopilar las facturas, cuando necesitas un desglose por líneas o cuando una parte importante de tus gastos te llega en forma de tickets.

Una prueba de 5 minutos con tus propios documentos

Lo que prometa el vendedor de software da igual. Coge cinco documentos de tu propio archivo y pásalos por la herramienta que estés evaluando.

Un ticket de restaurante o de gasolina de menos de 400 €. ¿El registro resultante te indica si tu NIF aparece en él? ¿Muestra la cuota desglosada por separado?
Una factura con diferentes tipos impositivos, 21 % y 10 % en un mismo documento. ¿Cada línea lleva su propio tipo o te devuelve una única cifra de impuestos global?
Una fotografía hecha con el móvil, ligeramente torcida y tomada en interiores. ¿Ha acertado con el importe total? Compruébalo a mano.
Una factura escaneada de varias páginas. ¿No ha superado el límite de tamaño? ¿Se han extraído los datos de todas las páginas?
Una factura que sabes que solo está en el área de cliente del proveedor. ¿Cómo ha llegado al sistema? Si la respuesta es "alguien la ha descargado a mano", ese proceso no se ha automatizado.

Después, hazte una pregunta sobre el flujo de trabajo en lugar de sobre los documentos: entre este resultado y un asiento contable deducible y contabilizado, ¿cuántos pasos manuales quedan por hacer?

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Tiene Holded un correo para recibir facturas?
Sí. Cada empresa cuenta con una dirección de correo única para su Buzón. Cualquier archivo reenviado ahí aterriza en la cola del Escáner para su confirmación, el mismo lugar al que van las subidas manuales. Los archivos adjuntos por correo pueden pesar hasta 17 MB; el límite de las subidas manuales es de 5 MB.

¿Es ilimitado el escáner de facturas de Holded?
Sí. El escáner es ilimitado y está incluido en todos los planes de Holded sin coste adicional, lo cual es inusual en este sector (Sage cobra la captura por transacción, Odoo consume un crédito por cada PDF y Dext factura la lectura de líneas mediante créditos).

¿Puedo deducir el IVA de los tickets al importar facturas en Holded?
Solo si el propio documento incluye tu NIF, tu nombre y domicilio, y la cuota repercutida desglosada con su tipo impositivo aplicado. Una factura simplificada a la que le falte cualquiera de estos datos es un documento válido, pero no deducible. La captura que solo lee la cabecera no te avisará de qué tipo de documento tienes entre manos.

¿Lee el OCR de Holded el detalle línea a línea?
La extracción documentada por Holded abarca el proveedor, la fecha y los importes totales. Para obtener el detalle a nivel de línea con el tipo impositivo desglosado en cada una, necesitas una herramienta previa como Tailride.

¿Afecta Veri*factu a la forma de contabilizar facturas de proveedores?
No. Veri*factu se aplica al software que utilizas para emitir facturas, no a cómo recibes y registras las de tus proveedores. Los plazos de adaptación son el 1 de enero de 2027 para los sujetos al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto.

¿Qué pasará al digitalizar gastos cuando la facturación electrónica B2B sea obligatoria?
Una mayor cantidad de facturas de tus proveedores te llegará como archivos estructurados en lugar de PDF, y los archivos estructurados no necesitan pasar por un OCR. La obligación entra en vigor progresivamente desde octubre de 2027 para empresas con más de 8 millones de euros de facturación y en octubre de 2028 para las demás, por lo que la mayoría de empresas convivirán con ambos formatos durante un tiempo.

¿Cómo subir facturas de meses anteriores al histórico de Holded?
Las vías nativas solo procesan lo que les pones por delante, documento a documento. El escaneo retroactivo extrae un rango de fechas elegido desde un buzón de correo conectado y lo procesa por el mismo flujo automatizado. Suele ser la solución más habitual cuando toca ponerse al día con el cierre de un cliente.

Conclusión

Holded ha tomado una decisión que la mayoría de sus competidores ha evitado: su sistema de captura de datos es ilimitado y gratuito. Esto elimina el problema del coste y deja al descubierto el verdadero reto. Hacer llegar un documento a Holded es fácil. Saber si ese documento respalda la deducción que estás a punto de declarar es la parte que nadie automatiza por ti.

Por eso, las dos preguntas que merece la pena hacerse no tienen que ver con los botones de subida. ¿Te están llegando realmente las facturas o algunas siguen atrapadas en las áreas de cliente de tus proveedores y en correos que nunca se reenvían? Y cuando llegan, ¿hay algo que verifique los campos que permiten recuperar el IVA, mientras aún hay tiempo de pedirle al proveedor una factura en condiciones?

Si ambas respuestas son afirmativas, la dirección del Buzón es todo lo que necesitas y te sale gratis. Si alguna de las dos no lo es, ese es el problema que debes solucionar. Y compensa solucionarlo antes de presentar el próximo modelo 303 de IVA trimestral, no cuando ya lo has presentado.

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Fuentes

Esta información es de carácter general para profesionales, no asesoramiento fiscal. Los tipos, umbrales y plazos cambian, y la normativa de la AEAT es la única autoridad. Confirma cualquier dato en el que tengas previsto basarte.