Importer vos factures dans Holded automatiquement (2026)

Mis à jour le : Août 2026 · ~11 min de lecture · Publié par Tailride

Avant de chercher à importer des factures dans Holded, il faut souligner une excellente nouvelle : son scanner de documents fait figure d'exception sur son marché puisqu'il est illimité et inclus dans tous les forfaits. Pas de système de crédits, pas de frais par document, pas de plafond artificiel. Que vous téléchargiez dix ou mille factures fournisseurs ce mois-ci, le coût reste le même.

La question classique du coût de la numérisation - qui occupe généralement la majeure partie des comparatifs - n'a donc pas lieu d'être ici. La véritable contrainte se situe ailleurs. Pour les entreprises opérant en Espagne, il s'agit avant tout d'un enjeu fiscal : le document que vous venez de numériser vous permet-il réellement de déduire l'IVA ? (L'IVA étant la TVA espagnole).

Pour une grande partie des documents reçus par une entreprise espagnole, la réponse honnête est non. Ce guide détaille les méthodes natives pour envoyer vos données vers Holded, les informations extraites par chacune d'elles, et les points de contrôle indispensables pour garantir que votre IVA soportado (la TVA déductible sur vos achats) résiste à un contrôle fiscal.

Les fonctionnalités intégrées à Holded attendent qu'un document arrive, puis lisent son en-tête. Deux missions vous incombent alors : récupérer les justificatifs qui n'arrivent jamais par e-mail, et examiner chaque pièce avec suffisamment d'attention pour savoir si la TVA y figurant est récupérable. Tailride vous décharge de la première tâche et accélère considérablement la seconde. L'outil récupère les documents directement depuis Gmail, Outlook, les portails fournisseurs et l'historique de votre messagerie. Il lit chaque pièce ligne par ligne en appliquant le taux de taxe explicitement mentionné sur le document, plutôt que de le déduire du total. Ensuite, il l'affecte à vos comptes comptables en y attachant la pièce jointe d'origine. Ainsi, la vérification fiscale devient un simple coup d'œil plutôt qu'un travail d'investigation fastidieux. Gratuit jusqu'à 10 factures par mois, puis à partir de 12 € par mois (facturation annuelle). Découvrir l'intégration Holded →

En bref

Utilisez l'adresse de réception (Inbox) - une adresse e-mail fournie par Holded - si vos fournisseurs envoient déjà leurs PDF par e-mail. C'est la méthode gratuite qui offre la meilleure couverture pour le moins d'efforts.

Utilisez l'onglet Scanner pour les documents papier, les photos et les fichiers dépassant la limite de taille imposée par e-mail.

Passez par l'API si les factures existent déjà sous forme de données structurées dans un système que vous contrôlez.

Ajoutez un outil de pré-saisie en amont de Holded si les documents ne vous parviennent pas directement (portails web, boîtes e-mail non redirigées, arriéré de factures), ou si vous avez besoin d'une extraction ligne par ligne et d'une vérification des critères de déductibilité avant toute saisie comptable.

Les trois méthodes natives pour importer des factures dans Holded

1. Le téléchargement via le Scanner

C'est la méthode directe, et notez qu'elle a récemment changé de place : le Scanner dispose désormais de son propre onglet dans le menu principal au lieu d'être caché dans la section Achats (Gastos dans l'interface espagnole - la documentation de Holded utilise parfois Achats ou Dépenses selon les pages). Téléchargez-y un PDF ou une image, ou photographiez le justificatif via l'application mobile. L'OCR de Holded lit alors le document et le place en file d'attente. Une fois validé, il est converti en document d'achat et génère son écriture comptable.

Holded précise que les champs extraits sont l'émetteur, le montant, la date, les taxes et le type de document (Holded Academy). Relisez bien cette liste et remarquez le grand absent : il n'y a aucune information concernant le destinataire. Gardez cela en tête, car c'est l'enjeu principal de la section suivante.

Le scanner est illimité pour tous les abonnements. Il est important de le rappeler, car quasiment aucun autre acteur du marché ne fonctionne ainsi. Sage facture son module de saisie IA à la transaction. Odoo consomme un crédit par PDF. Dext facture l'extraction des lignes par crédit. Holded, tout simplement, ne le facture pas.

La limite ici ne concerne pas le volume, mais le poids des fichiers : les téléchargements manuels sont plafonnés à 5 Mo. Une facture de plusieurs pages scannée en haute résolution dépassera cette limite bien plus souvent qu'on ne l'imagine.

2. L'adresse e-mail de réception (Inbox)

Holded attribue à chaque entreprise une adresse e-mail unique. Tout ce qui y est transféré atterrit dans la même file d'attente du Scanner, est lu par l'OCR, puis attend votre validation.

C'est la méthode la plus fluide pour gérer des volumes importants sans intervention manuelle. Deux façons de l'utiliser :

Demander aux fournisseurs d'y envoyer directement leurs factures. C'est la solution la plus propre, mais aussi la plus difficile à faire appliquer par les fournisseurs.
Configurer un transfert automatique depuis votre messagerie comptable. Vous pouvez créer une règle dans Gmail ou Outlook pour transférer tout message contenant factura, recibo ou provenant d'un expéditeur connu. C'est plus rapide à mettre en place, mais tout ce qui ne correspond pas exactement à votre règle passera entre les mailles du filet.

Le plafond de taille est plus élevé par e-mail : 17 Mo. Si un message le dépasse, l'expéditeur reçoit un avertissement de rejet plutôt que de voir le document disparaître silencieusement. Ce fonctionnement est plus pertinent que celui de la plupart des outils, mais attention au destinataire de cet avertissement : si c'est le fournisseur qui a envoyé le fichier, c'est lui qui recevra le message d'erreur, et vous risquez de ne jamais en être informé.

3. L'API

Holded propose une API REST qui permet de créer des factures d'achat directement. C'est l'outil adéquat lorsque les données existent déjà sous forme structurée dans un système que vous maîtrisez : un logiciel de caisse, un ERP ou un système d'achats.

En revanche, ce n'est pas la bonne solution lorsque soixante fournisseurs vous envoient chacun un PDF avec leur propre mise en page. Dans ce cas de figure, l'intégration API n'est que la partie facile ; l'extraction des données reste le véritable défi, et l'API ne s'en charge pas.

Ce qui détermine si vous pouvez déduire l'IVA

C'est ici que de nombreuses entreprises opérant en Espagne se font piéger, et cela n'a rien à voir avec le bouton de téléchargement que vous avez utilisé.

La réglementation espagnole autorise l'usage d'une factura simplificada - que tout le monde appelle un ticket ou reçu - pour des opérations allant jusqu'à 400 € TTC, et jusqu'à 3 000 € dans certains secteurs réglementés (AEAT : tipos de factura). Carburant, taxis, restaurants, parkings, magasins de bricolage, coursiers... Cela représente une part non négligeable des dépenses d'une entreprise.

Une facture simplifiée est un document valide sur le plan comptable. Cependant, ce n'est pas automatiquement un document déductible.

Pour déduire l'IVA sur une facture simplifiée, l'émetteur doit y avoir fait figurer trois éléments en plus de ses propres coordonnées habituelles :

Votre NIF en tant que destinataire - le numéro d'identification fiscale espagnol.
Votre nom et votre adresse.
La cuota repercutida indiquée séparément, avec le taux appliqué - c'est-à-dire que le montant de l'IVA doit apparaître clairement, et non être noyé dans le montant total.

S'il manque un seul de ces éléments, la TVA n'est pas récupérable, peu importe le soin avec lequel vous avez classé le document (AEAT : facturas simplificadas).

Mettez maintenant cette règle en perspective avec ce que les méthodes natives de Holded extraient : émetteur, montant, date, taxes, type de document. Chacun de ces éléments décrit l'expéditeur ou les flux financiers. Rien dans cette liste ne répond à la question : mon NIF figure-t-il sur ce document ?

Holded ne s'en cache pas. Sa propre documentation définit la facture d'achat simplifiée comme une preuve de paiement qui « n'inclut que les données fiscales de l'émetteur » - ce qui correspond précisément au document qui ne permet pas la déduction de la TVA. La classification existe bel et bien dans le logiciel. Ce que le logiciel ne fait pas, c'est agir en conséquence.

Ce flux de travail génère donc de façon imperceptible deux catégories d'enregistrements qui semblent identiques dans votre comptabilité :

Type de document	Apparence après validation	Déduction de l'IVA possible ?
Facture complète avec votre NIF et TVA séparée	Fournisseur, date, total	Oui
Ticket avec votre NIF et cuota séparée	Fournisseur, date, total	Oui
Ticket sans votre NIF	Fournisseur, date, total	Non
Ticket avec TVA incluse dans le total	Fournisseur, date, total	Non

Quatre documents, une seule et même apparence. La différence n'apparaîtra au grand jour que lorsque quelqu'un vérifiera le registre des factures reçues (libro registro de facturas recibidas) par rapport aux déductions réclamées. Un moment beaucoup trop tardif pour régler le problème gratuitement en demandant une facture conforme au fournisseur.

La règle d'or : le contrôle doit se faire au moment de la saisie, lorsque vous pouvez encore contacter le fournisseur. Un outil qui se contente d'enregistrer un total et passe à la suite vous a évité de la frappe manuelle, mais laisse votre risque d'erreur fiscale exactement au même niveau.

C'est ici que l'extraction au niveau de la ligne prend tout son sens. Si le document ne détaille pas la cuota séparément, aucune extraction logicielle ne pourra la faire apparaître séparément - l'absence de donnée dans votre système reflète l'absence d'information sur le papier. Une écriture comptable qui ressort avec une base imposable, un taux et une cuota distincts provient forcément d'un document qui les précisait. Ce n'est pas un jugement de conformité absolu, mais c'est un indicateur fiable qui vous permet de trier votre file d'attente. L'extraction limitée à l'en-tête ne vous offre même pas cette possibilité.

C'est d'ailleurs une question qu'il convient de poser à n'importe quel éditeur de ce secteur, nous y compris : à quoi ressemble votre résultat d'extraction pour un ticket qui ne comporte pas le NIF du destinataire ? Si la réponse est « à la même chose que pour n'importe quel autre reçu », alors la question de la déductibilité repose toujours entièrement sur vos épaules.

Les failles des processus automatisés classiques

Si l'on met de côté la question fiscale, trois lacunes méritent d'être soulignées avant de bâtir votre processus comptable sur ces fondations.

Tous ces outils partent du principe que le document est déjà en votre possession. La facture qui se trouve derrière votre identifiant Amazon Business ou Meta Ads n'est pas dans votre boîte e-mail et n'y sera jamais. Pas plus que celle qu'un collaborateur a reçue mais n'a pas transférée. Ni les huit mois d'historique précédant la configuration de l'adresse de réception. L'adresse Inbox est un réceptacle, pas un collecteur.

L'extraction d'en-tête ne permet pas une ventilation par ligne. Une facture de négoce en matériaux regroupant des fournitures, de l'outillage et des frais de livraison arrive sous la forme d'un montant global. La répartir sur différents comptes comptables, en appliquant 21 % sur certaines lignes et 10 % ou 4 % sur d'autres, reste une tâche manuelle systématique.

Rien ne valide les totaux entre eux. La base plus la cuota doit être égale au total. Lorsque l'OCR lit mal un chiffre, l'arithmétique ne fonctionne plus. Or, un enregistrement basé uniquement sur l'en-tête ne dispose pas d'un second chiffre pour vérifier la cohérence du premier.

Ce qui va changer avant 2028

Deux échéances légales espagnoles sont à surveiller, car elles modifient à la fois ce que vous allez recevoir et ce que votre logiciel devra en faire. Ces deux dates ayant déjà été repoussées, considérez-les comme actuelles, mais pas gravées dans le marbre.

Verifactu. Les logiciels de facturation utilisés en Espagne doivent répondre aux exigences de l'AEAT concernant les systèmes informatiques de facturation (sistemas informáticos de facturación). Le décret royal 15/2025, publié le 3 décembre 2025, a repoussé le calendrier d'un an : 1er janvier 2027 pour les entreprises assujetties à l'impôt sur les sociétés (Impuesto sobre Sociedades), et 1er juillet 2027 pour les autres (AEAT : SIF y VERI*FACTU). Les éditeurs de logiciels devaient être prêts pour le 29 juillet 2025, et l'utilisation d'un logiciel de facturation non conforme est passible de sanctions pouvant atteindre 50 000 €.

Soyons clairs sur un point, car de nombreux articles entretiennent la confusion : Verifactu encadre les factures que vous émettez, et non celles que vous recevez. Cette loi est importante pour l'utilisation de Holded en tant qu'outil de facturation client. Elle n'impose aucune nouvelle exigence sur la manière dont vous traitez vos factures fournisseurs.

La facturation électronique B2B obligatoire. Le cadre de la loi Crea y Crece, en revanche, affecte bel et bien ce que vous recevez. Le décret royal 238/2026 en a défini l'architecture, les formats acceptés et les règles d'interconnexion. L'arrêté ministériel est entré en vigueur le 1er octobre 2026, avec une obligation progressive à partir d'octobre 2027 pour les entreprises réalisant plus de 8 millions d'euros de chiffre d'affaires, et d'octobre 2028 pour toutes les autres. Le format de référence est la norme européenne EN 16931, avec UBL comme syntaxe principale.

Les conséquences pour le traitement des factures fournisseurs sont simples, et globalement positives : une part croissante de vos factures arrivera sous forme de données structurées plutôt que de PDF, et les données structurées n'ont pas besoin d'OCR. Tant que cette transition ne sera pas achevée, vous devrez gérer les deux mondes en parallèle. C'est le principal argument en faveur d'une plateforme de pré-saisie capable de traiter les PDF, les images et les fichiers structurés via un pipeline unifié, plutôt que de multiplier les solutions.

Pourquoi utiliser Tailride pour importer des factures dans Holded ?

Tailride se connecte à Holded via l'API officielle. Il ne prend pas la décision fiscale à votre place - aucun outil ne le fait de manière infaillible - , mais il résout les deux problèmes qui rendent cette analyse si coûteuse en temps : le fait de devoir courir après les documents manquants, et la nécessité de vérifier systématiquement le contenu réel d'une facture au-delà de son montant total.

Une collecte autonome et proactive. La numérisation de la boîte de réception se connecte directement à Gmail, Outlook ou IMAP. Les factures sont repérées là où elles arrivent, sans dépendre d'une règle de transfert que quelqu'un doit maintenir. Les factures issues de portails web sont récupérées via une extension de navigateur qui lit la page pendant que vous êtes connecté normalement. Aucune donnée n'est stockée dans le cloud en votre nom, et l'activation de la double authentification par un fournisseur ne bloque pas le processus. Les reçus envoyés via WhatsApp ou Telegram sont également gérés, ce qui s'avère souvent être le seul moyen de récupérer les notes de frais des équipes sur le terrain.

L'analyse rétrospective. Connectez l'outil à une messagerie, et il reconstituera l'historique sur la période de votre choix. Pour un cabinet comptable (gestoría) reprenant le dossier d'un client en cours d'année, cela élimine la phase de collecte manuelle qui prend habituellement un temps considérable.

Une lecture au niveau de la ligne avec détail des taxes. L'extraction par IA détaille chaque ligne de facturation, et ce, sans surcoût. Chaque ligne est associée à votre propre plan comptable Holded avec son propre taux de TVA. Ainsi, un document mêlant des taux à 21 % et 10 % est correctement ventilé plutôt que lissé sur une moyenne. La base imposable, la cuota et le total sont vérifiés pour s'assurer de leur cohérence, et tout ce qui ne s'équilibre pas est signalé pour révision plutôt que d'être enregistré à l'aveugle.

Le document d'origine reste attaché. Chaque écriture conserve son document source. Ainsi, lorsqu'une vérification soulève une question sur un reçu spécifique, la réponse est accessible en un clic, ce qui évite de fouiller dans une année d'e-mails. Associé au détail par ligne, c'est ce qui transforme la vérification de la TVA d'une corvée théorique en un contrôle réalisable.

La tarification. Facturé au document, jamais par utilisateur ni par client - notre grille tarifaire est totalement transparente. Gratuit pour 10 factures par mois, puis à partir de 12 € par mois (facturation annuelle pour 900 documents par an). Les cabinets gérant plusieurs clients devraient commencer par la page dédiée à l'automatisation comptable pour les cabinets.

Pour être tout à fait juste envers Holded : si vos fournisseurs envoient des factures complètes et impeccables vers l'adresse Inbox, et que l'extraction des en-têtes suffit à vos besoins comptables, la méthode native est gratuite, illimitée et parfaitement adéquate. En revanche, Tailride devient indispensable si la collecte des documents pose problème, si vous avez besoin d'une ventilation par ligne, ou si une part importante de vos dépenses est justifiée par des tickets simplifiés.

Faites le test vous-même en cinq minutes

Les arguments commerciaux des éditeurs ne valent pas un test réel. Prenez cinq documents dans vos propres archives et soumettez-les à la méthode d'extraction que vous envisagez d'utiliser.

Un ticket de restaurant ou de carburant de moins de 400 €. L'enregistrement comptable qui en résulte vous indique-t-il si votre NIF figure sur le document ? Affiche-t-il la cuota séparément ?
Une facture avec des taux de TVA mixtes, par exemple 21 % et 10 % sur le même document. Chaque ligne comporte-t-il son propre taux, ou le logiciel s'est-il contenté d'un montant de taxe global ?
Une photographie prise avec un téléphone, légèrement de travers, en intérieur. Le total est-il correct ? Vérifiez-le manuellement.
Une facture scannée de plusieurs pages. A-t-elle respecté la limite de taille, et chaque page a-t-elle été lue ?
Une facture qui n'existe que derrière l'espace client d'un fournisseur. Comment est-elle arrivée dans l'outil ? Si la réponse est « quelqu'un l'a téléchargée manuellement », alors ce processus n'est pas automatisé.

Posez-vous ensuite une dernière question, qui concerne cette fois le flux de travail : entre ce résultat d'extraction et une écriture comptable finale déductible, combien d'étapes manuelles reste-t-il à accomplir ?

FAQ

Puis-je envoyer mes factures à Holded par e-mail ?
Oui. Chaque entreprise dispose d'une adresse de réception (Inbox) unique. Tout ce qui y est transféré atterrit dans la file d'attente du Scanner pour validation, au même endroit que les téléchargements manuels. La limite est de 17 Mo par e-mail, tandis que les téléchargements manuels sont plafonnés à 5 Mo.

Le scanner de Holded impose-t-il une limite de volume ?
Non. Le scanner est illimité et inclus dans tous les abonnements Holded sans frais supplémentaires, ce qui est assez rare sur ce marché (Sage facture à la transaction, Odoo consomme un crédit par PDF et Dext facture l'extraction des lignes par crédit).

Est-il possible de déduire l'IVA sur un reçu numérisé dans Holded ?
Uniquement si le document lui-même mentionne votre NIF, votre nom, votre adresse, et indique la cuota repercutida (la TVA) de manière distincte avec le taux appliqué. Une facture simplifiée à laquelle il manque l'un de ces éléments est un document valide mais non déductible, et l'extraction limitée à l'en-tête ne vous permettra pas de faire la distinction.

L'OCR de Holded lit-il les factures ligne par ligne ?
Non, l'extraction native de Holded se limite au fournisseur, à la date et aux montants globaux. Pour obtenir un détail par ligne avec l'application du taux de taxe approprié pour chacune d'entre elles, vous devez ajouter un outil de pré-saisie en amont, comme Tailride.

La loi Verifactu impacte-t-elle la saisie des factures fournisseurs ?
Non. Verifactu s'applique aux logiciels que vous utilisez pour émettre des factures, et non à la façon dont vous recevez et enregistrez vos factures d'achat. Les échéances sont fixées au 1er janvier 2027 pour les entreprises soumises à l'Impuesto sobre Sociedades, et au 1er juillet 2027 pour les autres.

Qu'est-ce qui change avec l'obligation de la facturation électronique B2B ?
Une plus grande partie de vos factures d'achat arrivera sous forme de fichiers structurés plutôt que de PDF, éliminant ainsi le besoin d'OCR. L'obligation entre progressivement en vigueur à partir d'octobre 2027 pour les entreprises réalisant plus de 8 millions d'euros de chiffre d'affaires, et d'octobre 2028 pour les autres. La plupart des entreprises devront donc gérer les deux formats en parallèle pendant un certain temps.

Comment importer des factures dans Holded de manière rétroactive ?
Les méthodes natives ne traitent que ce que vous leur soumettez manuellement, document par document. La numérisation rétroactive permet d'extraire des justificatifs sur une période choisie depuis une messagerie connectée et de les traiter via le même pipeline automatisé. C'est la solution privilégiée lorsqu'il s'agit de rattraper l'exercice comptable complet d'un client.

En résumé

Holded a pris une décision que la plupart de ses concurrents ont évitée : proposer une numérisation illimitée et gratuite. Cela règle la question du coût, mais met en lumière la véritable problématique. Intégrer un document dans Holded est facile. Savoir avec certitude si ce document justifie la déduction de TVA que vous vous apprêtez à réclamer est la partie que personne n'automatise complètement pour vous.

Les questions essentielles ne portent donc pas sur le choix du bouton de téléchargement. Vos factures vous parviennent-elles systématiquement, ou certaines restent-elles bloquées sur des espaces clients et dans des messageries personnelles ? Et lorsqu'elles arrivent enfin, l'outil vérifie-t-il les champs requis pour rendre l'IVA récupérable, pendant qu'il est encore temps de réclamer un document conforme au fournisseur ?

Si vous répondez par l'affirmative à ces deux questions, l'adresse Inbox native est tout ce dont vous avez besoin, et elle ne vous coûtera rien. Si ce n'est pas le cas, c'est une lacune à combler - et il vaut mieux le faire avant votre prochaine déclaration modelo 303 (la déclaration trimestrielle d'IVA) plutôt qu'après un contrôle.

C'est précisément pour répondre à cette problématique que nous avons conçu Tailride. Démarrer gratuitement → · Intégration Holded → · Tarifs →

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Sources

Cet article fournit des informations d'ordre général à l'attention des professionnels et ne constitue en aucun cas un conseil fiscal. Les taux, les seuils et les échéances sont susceptibles d'évoluer, et seules les directives officielles de l'AEAT font autorité. Vérifiez toujours les dispositions légales avant de prendre une décision engageant votre entreprise.