Rechnungen in e-conomic importieren (2026)

Zuletzt aktualisiert: August 2026 · ~11 Min. Lesezeit · Veröffentlicht von Tailride

Die meisten Anleitungen, wie man Rechnungen in e-conomic importieren kann, beginnen beim manuellen Hochladen. Das ist der falsche Ansatz. Dänemark bietet Unternehmen nämlich einen entscheidenden Vorteil: ein nationales Netzwerk, über das Lieferanten ihre Rechnungen als strukturierte Daten senden können – anstatt als PDF-Datei, die erst aufwendig ausgelesen werden muss.

Aktivieren Sie diese Funktion, und die Belege kommen bereits vollständig ausgefüllt an. Keine Texterkennung (OCR), keine manuellen Kontrollen, kein Abtippen. Das Hilfecenter von e-conomic bringt es auf den Punkt: „En e-faktura er ikke en e-mail, det er ikke en PDF-fil“ – eine E-Rechnung ist weder eine E-Mail noch ein PDF.

Der erste Schritt besteht also nicht darin, herauszufinden, wo sich der Upload-Button befindet. Es geht vielmehr darum, die Anzahl der Dokumente, die überhaupt hochgeladen werden müssen, drastisch zu reduzieren.

Aktivieren Sie zuerst e-faktura und nutzen Sie dann die Smart Inbox für alles, was noch als PDF oder Foto ankommt. Tailride übernimmt die dritte Kategorie – diejenigen Rechnungen, die Sie auf normalem Weg gar nicht erst erreichen. Es holt sie direkt aus Gmail, Outlook und IMAP ab, lädt Dokumente aus Lieferantenportalen herunter, erfasst Belege auch rückwirkend für jeden gewünschten Zeitraum, liest alle Positionen präzise aus und überträgt einen fertigen Buchungsentwurf inklusive Originalbeleg in e-conomic. Die ersten 10 Rechnungen pro Monat sind kostenlos; kostenpflichtige Tarife beginnen bei 12 € monatlich (bei jährlicher Abrechnung). Zur e-conomic-Integration →

Kurzübersicht: Rechnungen in e-conomic importieren

Es gibt vier Wege, die Sie in dieser Reihenfolge einrichten sollten:

e-faktura – kostenlos und der einzige Weg, bei dem überhaupt keine Daten mehr ausgelesen werden müssen. Einmal einrichten, dauerhaft profitieren.
Smart Inbox – für PDFs, Fotos und E-Mails. In den Paketen Smart und Komplet enthalten.
Bilagsanmodning (Beleganforderung) – für Belege, die bei Kollegen liegen und Ihnen noch fehlen. In jedem Tarif verfügbar.
Die API – wenn die Daten bereits in einem anderen System strukturiert vorliegen.

Dazu kommt ein fünfter Aspekt, der keine Standardfunktion von e-conomic ist: Eine Lösung, die Rechnungen selbstständig aus Portalen und unbearbeiteten Posteingängen abholt. Denn keiner der vier genannten Wege findet diese Dokumente automatisch.

Weg 1: e-faktura aktivieren und keine PDFs mehr abtippen

Das ist die wirkungsvollste Maßnahme auf dieser Liste – und eine, die viele Unternehmen bisher vernachlässigt haben.

Jeder e-conomic-Kunde mit einer gültigen dänischen CVR-Nummer (Unternehmensregisternummer) kann E-Rechnungen direkt in den Posteingang erhalten. Es gibt drei Möglichkeiten zur Aktivierung, die sich eher ergänzen als ausschließen.

CVR im NemHandelsregisteret registrieren. NemHandel ist das nationale Netzwerk für E-Rechnungen in Dänemark, betrieben von der dänischen Gewerbebehörde. Sobald Ihre CVR im Register steht, kann jeder Lieferant eine Rechnung an diese Nummer adressieren, die dann direkt in Ihrer e-conomic Inbox landet. Dies ist die Basis und deckt die meisten dänischen Lieferanten ab.

EAN-Nummer hinzufügen. Funktioniert im Grunde wie der Empfang per CVR. Eine EAN ist deshalb wichtig, weil einige dänische Buchhaltungssysteme nur an EAN-Nummern senden können. Ohne diese Nummer können solche Lieferanten Sie elektronisch überhaupt nicht erreichen. Wer Kunden im öffentlichen Sektor hat, besitzt in der Regel bereits eine EAN.

Peppol-ID aktivieren. Peppol ist das internationale Netzwerk. Darüber können Lieferanten außerhalb Dänemarks strukturierte Rechnungen an Sie senden. Dieser Weg wird zunehmend wichtiger, da die Pflicht zur E-Rechnung europaweit schrittweise eingeführt wird.

Was genau in e-conomic ankommt

Eine E-Rechnung wird im OIOUBL-Format empfangen, dem dänischen Standard für strukturierte Dokumente. Jedes Feld – Rechnungsnummer, Daten, einzelne Positionen, Lieferreferenzen, Zahlungsbedingungen – befindet sich an einem fest definierten Platz, den Sender und Empfänger eindeutig verstehen.

Die praktische Konsequenz: Die Smart Inbox liest feste Werte ein, anstatt sie bloß zu erraten. Sie prüfen die Angaben und buchen sie ein. Es gibt keinen fehleranfälligen Extraktionsprozess, weil gar nichts erst extrahiert werden musste.

Tipp für diese Woche: Fragen Sie Ihre zehn größten Lieferanten, ob sie e-faktura senden können. Viele können es problemlos, verschicken aber standardmäßig PDFs, weil nie jemand danach gefragt hat. Jede Umstellung nimmt dauerhaft einen Beleg aus Ihrer manuellen Prüfschleife.

Weg 2: Rechnungen in e-conomic importieren via Smart Inbox

Alles, was nicht elektronisch eintrifft, durchläuft die Smart Inbox, die Ebene von e-conomic für die Dokumentenverarbeitung und -erkennung.

Prüfen Sie zuerst Ihren Tarif. Die Smart Inbox ist in den Paketen Smart und Komplet enthalten, jedoch nicht in den Einsteigertarifen. Falls Sie einen günstigeren Tarif nutzen, steht Ihnen dieser Weg nicht zur Verfügung. Das sollten Sie wissen, bevor Sie Ihre Prozesse darauf ausrichten.

Vier Wege führen in die Inbox:

Drag & Drop von Dateien direkt in den Posteingang
E-Mail-Weiterleitung an Ihre spezielle e-conomic-Adresse
Fotografieren per kostenloser Mobile-App
e-faktura, wie oben beschrieben, landet am selben Ort

Sobald sie eingegangen sind, werden Rechnungen und Quittungen automatisch ausgelesen. Sie geben die Dokumente frei, bevor etwas verbucht wird. Hierbei sind ein paar Funktionen besonders nützlich:

Kategorien und Zusammenführen. Sie können Dokumente per Drag & Drop kategorisieren, mehrere Dateien zu einem einzigen Beleg zusammenfassen und auf einen Blick sehen, welche Dokumente Sie bereits geöffnet haben und welche buchungsbereit sind.

Bilagsmatch (Belegabgleich). Ordnet ein Dokument einer bestehenden Buchung zu, der noch ein Beleg fehlt. Sie prüfen den Vorschlag, bevor er verknüpft wird. So behalten Sie die Kontrolle, sparen sich aber die Detektivarbeit, um herauszufinden, zu welcher Transaktion eine verirrte Quittung gehört.

Freigabeprozesse. Sie können festlegen, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie verarbeitet werden. Dabei lassen sich einer oder mehrere Prüfer benennen, die per E-Mail benachrichtigt werden. Außerdem können Sie eigene Automatisierungsregeln dafür erstellen, wie und von wem bestimmte Belege bearbeitet werden.

Weg 3: Fehlende Dokumente proaktiv anfordern

Dieser Ansatz löst ein anderes Problem und ist in jedem Tarif verfügbar, nicht nur in den teureren.

Bilagsanmodning – die Beleganforderung. Wenn an einer Buchung kein Beleg hängt, können Sie diesen direkt aus der Buchung heraus anfordern. Der Empfänger erhält die Anfrage in der kostenlosen Smartphone-App, fotografiert das Dokument und schickt es zurück.

Bilagsindsendere – die Belegeinreicher. Ein kostenloser Nutzertyp, den Sie für Mitarbeiter erstellen können, die zwar Dokumente einreichen müssen, aber keinen Einblick in die Buchhaltung haben sollen. Sie können Beleganforderungen beantworten und Belege über die App übermitteln – mehr nicht.

Für Steuerberater und Buchhaltungsbüros ist vor allem der zweite Punkt wertvoll: Sie können das gesamte Team eines Mandanten in den Prozess zur Beschaffung fehlender Quittungen einbinden, ohne irgendjemandem Zugriff auf die Geschäftszahlen zu geben.

Beachten Sie jedoch die Funktionsweise: Dieser Weg automatisiert lediglich das Nachfragen. Es muss immer noch jemandem auffallen, dass ein Dokument fehlt, und jemand muss sich auf die Suche danach machen.

Weg 4: Rechnungen in e-conomic importieren per API

e-conomic bietet eine REST-API an, die Buchungssätze direkt erstellt. Visma stellt dafür eine umfassende Entwicklerdokumentation bereit.

Das ist die richtige Lösung, wenn die Daten bereits strukturiert in einem von Ihnen kontrollierten System vorliegen – etwa einem Kassensystem, einem Webshop oder einer Einkaufssoftware. Es ist jedoch der falsche Ansatz, wenn Dokumente als PDFs in sechzig verschiedenen Layouts von sechzig Lieferanten eintreffen. Die API nimmt zwar bereitwillig Daten entgegen, sorgt aber nicht dafür, dass diese aus unstrukturierten Dateien ausgelesen werden.

Gesetzliche Vorgaben: Was ein digitaler Beleg enthalten muss

Dieser Abschnitt ist kurz, aber wer ihn überspringt, läuft Gefahr, die Arbeit eines ganzen Jahres wiederholen zu müssen.

Das dänische Buchhaltungsgesetz (bogføringsloven) ist am 1. Juli 2022 in Kraft getreten. Die Anforderungen an die digitale Buchführung werden seit Juli 2024 stufenweise eingeführt. Im Januar 2026 wurde die letzte Gruppe einbezogen – Personengesellschaften und Vereine mit einem Nettoumsatz von über 300.000 DKK in zwei aufeinanderfolgenden Jahren. Das bedeutet: Mittlerweile betrifft dies im Grunde jedes Unternehmen.

Daraus ergeben sich zwei wichtige Aspekte für die Belegerfassung.

Der Beleg muss zwingend bestimmte Inhalte aufweisen. Ein digitalisierter Beleg muss mindestens das Ausstellungsdatum, den Betrag, das Produkt oder die Dienstleistung, den Absender und den Empfänger – inklusive Name, Adresse und CVR- oder SE-Nummer –, den Mehrwertsteuerbetrag und die Zahlungsdaten enthalten.

Lesen Sie die Anforderung bezüglich des Empfängers noch einmal. Erfassungstools sind darauf ausgelegt, die Daten des Ausstellers auszulesen. Der Empfänger sind jedoch Sie, und das Gesetz verlangt, dass Ihre Unternehmensdaten auf dem Beleg stehen. Auf einer ordnungsgemäßen Lieferantenrechnung sind diese vorhanden. Auf einem Kassenbon aus dem Baumarkt fehlen sie in der Regel.

Belege müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Das System muss sie sicher zusammen mit den dazugehörigen Buchungen speichern.

Der schnelle Register-Check (dauert zehn Sekunden)

Nach dem Gesetz müssen digitale Standard-Buchhaltungssysteme bei der dänischen Gewerbebehörde (Erhvervsstyrelsen) registriert sein. Es gibt eine öffentliche Liste, und jedes registrierte System erhält eine FOB-Nummer.

e-conomic steht auf dieser Liste: fob669741, registriert am 19. Dezember 2023 (Register der Erhvervsstyrelsen). Das gilt unter anderem auch für Dinero, billy.dk, Uniconta, Dynamics 365 Business Central und Odoo sowie für rund hundert weitere Systeme.

Warum das in der Praxis wichtig ist: Wenn Ihr System auf dieser Liste steht, liegt die Verantwortung für die Einhaltung der Systemanforderungen beim Anbieter. Ist es nicht gelistet, tragen Sie die Verantwortung. Ein kurzer Vorab-Check lohnt sich also.

Tailride als Vorstufe für e-conomic nutzen

Die vier oben genannten Wege haben alle denselben blinden Fleck. Jeder einzelne setzt voraus, dass ein Dokument Sie bereits erreicht hat – oder dass Sie zumindest wissen, dass es fehlt.

Die Rechnung, die hinter einem Amazon-Business-Login verborgen ist, fällt in keine dieser beiden Kategorien. Das gilt auch für die Quittung, die eine Kollegin erhalten, aber nie weitergeleitet hat. Und auch die unzähligen Belege aus den vierzehn Monaten, bevor all dies überhaupt eingerichtet wurde, werden nicht abgedeckt.

Tailride verbindet sich über die offizielle API mit e-conomic und schließt genau diese Lücke.

Die Lösung holt die Dokumente aktiv ab. Eine direkte Anbindung an Gmail, Outlook oder IMAP sorgt dafür, dass Rechnungen direkt im Postfach gefunden werden. Es müssen keine Weiterleitungsregeln gepflegt werden, und es geht nichts verloren, wenn jemand vergisst, eine E-Mail weiterzuschicken. Für die über hundert Lieferantenportale, die Rechnungen grundsätzlich nicht per E-Mail versenden, lädt eine Browser-Erweiterung das Dokument während Ihres normalen Logins im Hintergrund herunter – dabei werden zu keinem Zeitpunkt Passwörter gespeichert. Belege, die per WhatsApp oder Telegram abfotografiert wurden, landen automatisch in derselben Warteschlange.

Rückwirkendes Auslesen (Retroactive Scanning). Verknüpfen Sie ein Postfach, wählen Sie einen Datumsbereich, und Tailride rekonstruiert all das, was zuvor nie systematisch erfasst wurde. Für einen dänischen Buchhalter (bogholder), der einen Mandanten mitten im Jahr übernimmt, ersetzt dies die mühsamen Rückfragen, die Mandanten meist am langsamsten beantworten.

Belegerkennung auf Positionsebene. Die KI-gestützte Datenextraktion liest Belege in jedem Tarif detailliert auf Positionsebene aus – ohne Aufpreis. Jede Zeile wird anhand Ihres eigenen Kontenrahmens vorkontiert und mit dem korrekten dänischen Mehrwertsteuersatz (moms) versehen. Der fertige Buchungsentwurf landet im Lieferantenjournal, samt angehängtem Originaldokument. Genau so schreibt es auch die Fünf-Jahres-Aufbewahrungsfrist vor.

Preismodell. Berechnet wird pro Dokument, niemals pro Nutzer oder pro Mandant. Zehn Rechnungen im Monat sind dauerhaft kostenlos. Die kostenpflichtigen Tarife starten bei 12 € pro Monat (bei jährlicher Abrechnung). Die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar. Steuerberater und Buchhaltungsbüros finden den besten Einstieg unter Kreditorenbuchhaltung für Kanzleien.

Um fair gegenüber e-conomic zu sein: Wenn all Ihre Lieferanten e-faktura nutzen und der Rest per E-Mail eintrifft, reicht die Smart Inbox völlig aus. Eine vorgelagerte Erfassungsschicht lohnt sich dann, wenn ein relevanter Teil Ihrer Dokumente an Orten liegt, an denen niemand danach sucht.

Testen Sie es mit Ihren eigenen Dokumenten

Nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit und fünf Dokumente – das liefert Ihnen mehr Erkenntnisse als jede Vergleichstabelle.

Eine e-faktura von einem Lieferanten, der diese bereits nutzt. Wird sie verbucht, ohne dass jemand ein einziges Feld manuell anpassen muss?
Eine PDF-Rechnung mit mehreren Steuersätzen. Wird jede Position mit dem korrekten Steuersatz übernommen, oder gibt es nur eine einzige Steuerangabe?
Ein Foto einer Quittung, aufgenommen in einem geschlossenen Raum, leicht schräg. Prüfen Sie den erfassten Gesamtbetrag manuell.
Ein Dokument, auf dem Ihre eigenen Unternehmensdaten fehlen. Wird dies vom System markiert, angesichts der gesetzlichen Vorgabe, dass der Empfänger auf dem Beleg stehen muss?
Eine Rechnung, die nur im Portal eines Lieferanten verfügbar ist. Verfolgen Sie den Weg bis zur Verbuchung. Wenn sich jemand manuell einloggen und das PDF herunterladen musste, ist an diesem Prozess nichts automatisiert.

Die alles entscheidende Frage ist letztlich: Wie viele der Rechnungen des letzten Monats sind reibungslos angekommen, ohne dass jemand aktiv danach suchen musste?

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie kann ich Rechnungen in e-conomic importieren?
Aktivieren Sie e-faktura in Ihrem Vertrag. Jeder Kunde mit einer gültigen dänischen CVR-Nummer kann diese im NemHandelsregisteret registrieren, optional eine EAN-Nummer hinterlegen oder eine Peppol-ID für internationale Lieferanten freischalten. Die Rechnungen landen dann nicht mehr als PDF-Dateien, sondern als strukturierte OIOUBL-Daten direkt in der Inbox.

Was ist der Unterschied zwischen einer e-faktura und einer PDF-Rechnung per E-Mail?
Ein PDF muss ausgelesen werden, bevor die Daten genutzt werden können – und dabei können Fehler passieren. Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten in fest definierten Feldern, sodass e-conomic die Werte direkt übernimmt. Wie e-conomic es selbst beschreibt: Eine E-Rechnung ist keine E-Mail und keine PDF-Datei.

Ist die Smart Inbox in jedem e-conomic-Tarif enthalten?
Nein. Die Smart Inbox ist Bestandteil der Tarife Smart und Komplet. Die Funktion Bilagsanmodning (Beleganforderung) steht hingegen in allen Paketen zur Verfügung.

Erfüllt e-conomic die Anforderungen des neuen Buchhaltungsgesetzes?
Ja. e-conomic ist im Register der Erhvervsstyrelsen für digitale Buchhaltungssysteme unter der FOB-Nummer fob669741 gelistet (registriert am 19. Dezember 2023). Bei Systemen auf dieser Liste liegt die Verantwortung für die Erfüllung der Systemanforderungen beim Anbieter und nicht bei Ihnen.

Was muss ein digitaler Beleg in Dänemark enthalten?
Mindestens: Ausstellungsdatum, Betrag, das Produkt oder die Dienstleistung, Absender und Empfänger – inklusive Name, Adresse und CVR- oder SE-Nummer –, den Mehrwertsteuerbetrag und die Zahlungsdetails. Belege müssen fünf Jahre lang ab dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres aufbewahrt werden.

Wie bekomme ich historische Rechnungen rückwirkend in e-conomic?
Die Standardfunktionen verarbeiten nur das, was Sie aktuell einreichen. Das rückwirkende Auslesen (Retroactive Scanning) ruft Belege aus einem gewählten Datumsbereich aus einem verbundenen Postfach ab und leitet sie durch denselben Verarbeitungsprozess. Das ist der gängige Weg, um das laufende Jahr für einen neuen Mandanten aufzuarbeiten.

Kann ich Rechnungen aus Lieferantenportalen erfassen?
Mit den bordeigenen Funktionen von e-conomic nicht – eine Portalrechnung wird Ihnen nie zugestellt, sodass das System sie auch nicht auslesen kann. Eine Browser-Erweiterung, die die Seite erfasst, während Sie eingeloggt sind, ist hier die praktikabelste Lösung. Das ist einer der Hauptgründe, ein Erfassungstool wie Tailride vorzuschalten.

Fazit

Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tooling selbst. Stellen Sie so viel Eingangsvolumen wie möglich von PDF auf e-faktura um. Ein Dokument, das bereits als strukturierter Datensatz ankommt, landet gar nicht erst in der manuellen Prüfschleife. Nutzen Sie für den Rest die Smart Inbox. Für Belege, die bei Kollegen feststecken, verwenden Sie die Beleganforderung.

Werfen Sie dann einen ehrlichen Blick auf das, was übrig bleibt: die Portal-Logins, das zentrale Postfach, aus dem niemand Mails weiterleitet, und die Historie aus der Zeit, bevor Sie Prozesse aufgesetzt haben. Diese Belege sind nicht nur aufwendig zu verarbeiten – sie sind unsichtbar. Das ist das eigentliche Problem, und kein Upload-Button der Welt wird sie zum Vorschein bringen.

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Quellen

Erhvervsstyrelsen: Register digitaler Buchhaltungssysteme – e-conomic ist als fob669741 gelistet, Registerstand 18. Juni 2026
Erhvervsstyrelsen: Leitfaden zum Buchhaltungsgesetz
e-conomic: E-Rechnungen empfangen über CVR, EAN und Peppol – Stand 17. Juli 2026
e-conomic: Smart Inbox
e-conomic: Das neue Buchhaltungsgesetz
NemHandel

Allgemeine Informationen für die berufliche Praxis, keine Buchhaltungs- oder Steuerberatung. Fristen und Schwellenwerte können sich ändern, maßgeblich sind stets die Vorgaben der Erhvervsstyrelsen. Bitte prüfen Sie die Details, bevor Sie Prozesse darauf aufbauen.