Como importar faturas para o e-conomic (2026)

Última atualização: agosto de 2026 · ~11 min de leitura · Publicado por Tailride

Muitos guias sobre como importar faturas para o e-conomic começam por explicar a funcionalidade de upload. No entanto, esse é o ponto de partida errado, porque a Dinamarca oferece algo que quase mais nenhum país tem: uma rede nacional através da qual os fornecedores lhe podem enviar uma fatura sob a forma de dados estruturados, em vez de um PDF que precisa de ser lido e extraído.

Ao ativar esta funcionalidade, essas faturas chegam com todos os campos já preenchidos. Sem necessidade de software OCR, sem verificações e sem digitação manual. O próprio centro de ajuda do e-conomic é direto: "En e-faktura er ikke en e-mail, det er ikke en PDF-fil" - uma fatura eletrónica não é um e-mail nem um ficheiro PDF.

Portanto, o primeiro passo não é descobrir onde fica o botão de upload, mas sim reduzir ao máximo o número de documentos que alguma vez precisarão dele.

Ative primeiro a e-faktura e, em seguida, utilize a Smart Inbox para o que ainda chegar em formato PDF ou fotografia. A Tailride trata da terceira categoria - as faturas que nem sequer chegam até si. A plataforma extrai os documentos do Gmail, Outlook e IMAP, recolhe as faturas retidas em portais de fornecedores, reconstrói o histórico até à data que precisar, lê os dados ao nível da linha de artigo e lança um documento contabilístico final no e-conomic com o original em anexo. As primeiras 10 faturas de cada mês são gratuitas; os planos pagos começam nos 12 € mensais (faturação anual). Ver a integração com o e-conomic →

Resumo das opções

Existem quatro métodos de entrada, listados pela ordem pela qual os deve configurar:

e-faktura - gratuito e o único método em que não é preciso ler quaisquer dados. Configura-se apenas uma vez.
Smart Inbox - para PDFs, fotografias e e-mails. Incluído nos planos Smart e Komplet.
Bilagsanmodning - para pedir os documentos que um colega tem, mas aos quais não tem acesso. Disponível em todos os planos.
A API - para quando os dados já existem de forma estruturada noutro sistema.

Depois, existe uma quinta vertente que não é uma funcionalidade nativa do e-conomic: uma solução que procura e recolhe de forma proativa as faturas esquecidas em portais e em caixas de entrada de colaboradores, dado que nenhum dos quatro métodos acima consegue encontrá-las.

Método 1: Ativar a e-faktura e deixar de ler PDFs

Esta é a melhor otimização da lista, e aquela que a maioria das empresas ainda não implementou.

Qualquer cliente do e-conomic com um número CVR dinamarquês válido (o número de registo de empresas) pode receber faturas eletrónicas diretamente na sua Inbox. Existem três formas de a ativar, e não são alternativas entre si, mas sim camadas complementares.

Registe o seu CVR no NemHandelsregisteret. O NemHandel é a rede nacional de faturação eletrónica da Dinamarca, gerida pela Autoridade da Empresa e do Comércio (Erhvervsstyrelsen). Assim que o seu CVR estiver no registo, qualquer fornecedor pode endereçar uma fatura para esse número e esta cai automaticamente na sua Inbox do e-conomic. Esta é a base e cobre a maioria dos fornecedores dinamarqueses.

Adicione um número EAN. A nível prático, é o mesmo que receber através do CVR. A sua importância prende-se com o facto de uma minoria de sistemas de contabilidade dinamarqueses apenas conseguir enviar para um número EAN, pelo que sem um, esses fornecedores não o conseguirão contactar eletronicamente. Se tiver clientes do setor público, é muito provável que já tenha um EAN.

Ative um ID Peppol. O Peppol é a rede internacional. É isto que permite que os fornecedores fora da Dinamarca lhe enviem faturas estruturadas, sendo a via que ganhará maior relevância à medida que a obrigatoriedade da faturação eletrónica for implementada em toda a UE.

O que recebe na prática

Uma fatura eletrónica entra no formato OIOUBL, a norma dinamarquesa para documentos estruturados. Todos os campos - número da fatura, datas, linhas de artigos, referências de entrega, condições de pagamento - ficam no respetivo lugar, sendo perfeitamente compreendidos tanto pelo emissor como pelo recetor.

A consequência prática: a Smart Inbox lê os valores exatos em vez de tentar adivinhá-los. O utilizador apenas aprova e contabiliza. Não existe margem de erro na extração, porque simplesmente não houve qualquer extração.

O que deve fazer esta semana: pergunte aos seus dez maiores fornecedores se podem enviar e-faktura. Muitos podem fazê-lo e limitam-se a enviar PDFs apenas porque nunca ninguém lhes pediu o contrário. Cada fornecedor que fizer a mudança, remove permanentemente um documento da sua fila de revisão.

Método 2: Como importar faturas para o e-conomic via Smart Inbox

Para tudo o que não chega eletronicamente, a forma de introduzir a informação no sistema é através da Smart Inbox, a camada de leitura e tratamento de documentos do e-conomic.

Verifique primeiro o seu plano. A Smart Inbox está incluída nos planos Smart e Komplet, mas não nos planos de entrada. Se tiver um plano inferior, esta via não estará disponível, algo que deve ter em conta antes de planear um fluxo de trabalho em torno dela.

Existem quatro formas de entrada:

Arrastar e largar (Drag and drop) ficheiros para a Inbox
Enviar por e-mail para o seu endereço do e-conomic
Fotografar na aplicação móvel gratuita
e-faktura, tal como referido acima, também vai parar ao mesmo local

Uma vez no sistema, as faturas e os recibos são lidos automaticamente, sendo necessária aprovação antes de qualquer lançamento ser efetuado. Existem algumas funcionalidades à volta deste processo que vale a pena conhecer:

Categorias e agrupamento. Pode arquivar documentos em categorias arrastando-os, agrupar vários ficheiros num único documento contabilístico, e ver rapidamente que documentos já abriu e quais estão prontos a ser contabilizados.

Bilagsmatch (Correspondência de documentos). Associa automaticamente um documento a um lançamento existente que esteja sem suporte documental. O utilizador aprova antes de o anexo ser efetuado, mantendo o controlo, mas evitando o trabalho moroso de descobrir a que transação pertence um recibo perdido.

Fluxos de aprovação. É possível exigir que os documentos sejam aprovados antes de poderem ser processados, designar um ou vários aprovadores e enviar-lhes notificações por e-mail. Também pode criar as suas próprias regras de automação para definir como e por quem determinados documentos são tratados.

Método 3: Pedir os documentos em falta

Este método resolve um problema diferente e está disponível em todos os planos, e não apenas nos mais caros.

Bilagsanmodning - um pedido de documento. Quando um lançamento não tem documento de suporte em anexo, pode solicitá-lo diretamente a partir do próprio lançamento. O destinatário recebe o pedido na aplicação móvel gratuita, tira uma fotografia ao documento e envia-o de volta.

Bilagsindsendere - remetentes de documentos. É um tipo de utilizador gratuito que pode criar para os colaboradores que precisam de enviar documentos, mas que não devem ter acesso aos registos contabilísticos. Eles podem responder a pedidos de documentos e enviar ficheiros através da aplicação, e nada mais.

Para um escritório de contabilidade, esta segunda funcionalidade é extremamente útil: permite envolver toda a equipa do cliente na resolução de recibos em falta, sem dar acesso às contas a ninguém.

Atenção, no entanto, à mecânica desta funcionalidade. Ela apenas automatiza o pedido. Alguém continua a ter de reparar que o documento falta, e alguém continua a ter de o ir procurar.

Método 4: A API

O e-conomic disponibiliza uma API REST que cria lançamentos diretamente, para a qual a Visma publica documentação detalhada para programadores.

É a solução ideal quando os dados já existem de forma estruturada num sistema que a empresa controla - um POS, uma loja online, uma ferramenta de compras. Mas é a solução errada quando os documentos chegam como PDFs provenientes de sessenta fornecedores em sessenta layouts diferentes, porque a API limitar-se-á a aceitar dados, mas não faz absolutamente nada para os produzir.

O que a lei exige no registo contabilístico

Esta secção é curta, mas ignorá-la é o que leva as pessoas a refazer o trabalho de um ano inteiro.

A bogføringsloven (Lei da Contabilidade dinamarquesa) entrou em vigor a 1 de julho de 2022, e as suas exigências em matéria de contabilidade digital têm sido implementadas de forma faseada desde julho de 2024. A partir de janeiro de 2026, o último grupo foi incluído - empresas em nome individual e associações com um volume de negócios líquido superior a 300.000 DKK em dois anos consecutivos. Por outras palavras, hoje em dia isto aplica-se praticamente a toda a gente que está a ler este artigo.

Duas consequências afetam a forma como se capturam os documentos:

O registo tem requisitos de conteúdo obrigatórios. Um documento digitalizado tem de conter, no mínimo, a data de emissão, o valor, o produto ou serviço, o emissor e o recetor - incluindo nome, morada e número CVR ou SE - , o montante do IVA e os dados de pagamento.

Releia a exigência relativa ao recetor. As ferramentas de captura são construídas para ler a entidade que emitiu o documento. A entidade que o recebeu é a sua, e são os seus dados que a lei quer que constem no registo. Numa verdadeira fatura de fornecedor, esses dados estão presentes. Num talão de uma loja de ferragens, normalmente não estão.

Os documentos de suporte devem ser guardados durante cinco anos a partir do final do exercício financeiro a que dizem respeito, e o sistema tem de os armazenar de forma segura juntamente com os lançamentos.

A verificação no registo, que demora dez segundos

Ao abrigo da Lei, os sistemas informáticos de contabilidade digital estandardizados têm de estar registados na Erhvervsstyrelsen, a Autoridade da Empresa e do Comércio da Dinamarca. Existe uma lista pública e cada sistema registado possui um número FOB.

O e-conomic faz parte da lista: fob669741, registado a 19 de dezembro de 2023 (Registo da Erhvervsstyrelsen). Tal como o Dinero, o billy.dk, o Uniconta, o Dynamics 365 Business Central e o Odoo, entre cerca de uma centena de outros.

Porque é que isto importa na prática: se o seu sistema constar na lista, a conformidade com os requisitos de sistema é da responsabilidade do fornecedor de software. Se não constar, a responsabilidade é sua. Vale a pena verificar antes de assumir.

Utilizar a Tailride para importar faturas para o e-conomic

Os quatro métodos acima partilham uma lacuna. Todos eles começam com um documento que já chegou até si, ou que o utilizador já sabe que está em falta.

A fatura que ficou retida no portal da Amazon Business não se enquadra em nenhuma destas categorias. Nem aquela que um colega recebeu e nunca reencaminhou. Muito menos os catorze meses de histórico de uma altura em que nada disto estava ainda configurado.

A Tailride liga-se ao e-conomic através da API oficial e resolve exatamente este problema.

A plataforma vai procurá-los. Uma ligação direta ao Gmail, Outlook ou IMAP significa que as faturas são encontradas diretamente na caixa de correio, sem regras de reencaminhamento morosas e sem perdas documentais quando alguém se esquece de o fazer. Para as centenas de portais de fornecedores que nunca enviam nada por e-mail, uma extensão de browser descarrega o documento da página durante o seu login habitual - nenhuma palavra-passe é armazenada em seu nome. Recibos fotografados no WhatsApp ou Telegram caem na mesma fila de processamento.

Digitalização retroativa. Aponte a plataforma a uma caixa de e-mail, selecione um intervalo de datas, e a ferramenta reconstrói tudo o que nunca foi capturado. Para um bogholder - um contabilista dinamarquês - que assume um cliente a meio do ano, isto substitui a necessidade de pedir documentos antigos, algo a que os clientes demoram sempre a responder.

Leitura ao nível da linha. A extração por IA processa ao pormenor da linha em todos os planos sem ser um extra cobrado à parte. Cada linha é codificada de acordo com o seu plano de contas com a respetiva taxa de moms (IVA dinamarquês), e o rascunho do documento entra diretamente no seu diário de compras com o suporte original em anexo - cumprindo também a regra de retenção de cinco anos.

Preços. Cobrado por documento, nunca por utilizador ou por cliente. Dez faturas por mês são gratuitas, e os planos pagos começam nos 12 € mensais em faturação anual. O preçário completo é público, e os escritórios de contabilidade deverão começar em Automação de Contas a Pagar para contabilistas.

Para sermos justos com o e-conomic: se os seus fornecedores enviam todos e-faktura e o resto chega por e-mail, a Smart Inbox resolve o problema e não precisa de mais nada. Esta camada adicional justifica-se quando uma fatia real dos seus documentos fica perdida num sítio onde ninguém os procura.

Teste com os seus próprios documentos

Meia hora, cinco documentos, e ficará a saber mais do que qualquer tabela de comparação lhe poderá dizer.

Uma e-faktura de um fornecedor que já as envia. O lançamento é contabilizado sem que ninguém toque num único campo?
Uma fatura em PDF com várias taxas de IVA. Cada linha tem a sua própria taxa, ou há apenas um único valor global de imposto?
Uma fotografia de um recibo, tirada num espaço interior, ligeiramente inclinada. Verifique o total manualmente.
Um documento onde faltam os detalhes da sua própria empresa. O sistema assinala o erro, tendo em conta que a lei exige o recetor no registo?
Uma fatura que apenas existe por trás do login de um fornecedor. Acompanhe o percurso até chegar ao diário contabilístico. Se foi preciso uma pessoa fazer o login e descarregar o ficheiro, nada nesse processo está automatizado.

E a questão decisiva final: quantas das faturas do mês passado chegaram sem que alguém tivesse de as ir procurar?

Perguntas Frequentes (FAQ)

Como posso receber faturas eletrónicas no e-conomic?
Ative a e-faktura no seu contrato. Qualquer cliente com um número CVR dinamarquês válido pode registá-lo no NemHandelsregisteret, adicionar opcionalmente um número EAN, ou ativar um ID Peppol para fornecedores internacionais. A partir desse momento, as faturas chegam à Inbox como dados estruturados OIOUBL e não como PDFs.

Qual é a diferença entre uma e-faktura e uma fatura em PDF enviada por e-mail?
Um PDF tem de ser lido antes de os dados poderem ser usados, e a extração pode falhar. Uma fatura eletrónica consiste em dados estruturados com campos específicos, pelo que o e-conomic extrai os valores diretamente. Como o e-conomic refere, uma fatura eletrónica não é um e-mail nem um ficheiro PDF.

A Smart Inbox está incluída em todos os planos do e-conomic?
Não. A Smart Inbox faz parte dos planos Smart e Komplet. A funcionalidade Bilagsanmodning, de pedido de documentos, está disponível em todos os planos.

O e-conomic cumpre os requisitos da nova lei da contabilidade dinamarquesa?
Sim. O e-conomic consta no registo de sistemas de contabilidade digital da Erhvervsstyrelsen sob o número FOB fob669741, registado a 19 de dezembro de 2023. Para os sistemas que constam desta lista, a conformidade com os requisitos recai sobre o fornecedor de software, não sobre o cliente.

O que deve conter um documento contabilístico digital na Dinamarca?
No mínimo: a data de emissão, o valor, o produto ou serviço, o emissor e o recetor (incluindo nome, morada e número CVR ou SE), o montante do IVA e os dados de pagamento. Os suportes documentais devem ser conservados durante cinco anos a partir do final do exercício financeiro correspondente.

Como importar faturas para o e-conomic retroativamente?
Os métodos nativos processam aquilo que lhes for entregue. A digitalização retroativa extrai as faturas de um intervalo de datas escolhido a partir de uma caixa de correio ligada e processa tudo através da mesma automação. Esta é a solução mais comum para reconstruir o ano de um novo cliente num escritório de contabilidade.

É possível extrair faturas de portais de fornecedores?
Não através das ferramentas nativas do e-conomic - uma fatura de portal nunca chega a lado nenhum para poder ser lida. Uma extensão de browser que extraia os dados da página enquanto o utilizador tem sessão iniciada é a solução prática, e um dos motivos para instalar uma camada de captura adicional.

Em conclusão

A ordem dos processos importa mais do que a ferramenta. Transfira o máximo de volume de entrada possível de PDF para e-faktura, porque um documento que entra como dados estruturados nem sequer passa pela fila de revisão. Utilize a Smart Inbox para os restantes casos. Utilize os pedidos de documentos para os papéis que um colega esqueceu na gaveta.

Depois, olhe com atenção para o que sobra, de forma honesta: os acessos aos portais, a caixa de entrada da qual ninguém reencaminha e-mails, e o histórico anterior a qualquer configuração. Estes casos não são lentos de processar. Eles são simplesmente invisíveis, o que é bem pior, e nenhum botão de upload os irá resolver.

Foi exatamente para essa falha que construímos a Tailride. Comece gratuitamente → · Integração com o e-conomic → · Preços →

Guias relacionados

Fontes

Erhvervsstyrelsen: registo de sistemas de contabilidade digital - e-conomic registado como fob669741, registo atualizado a 18 de junho de 2026
Erhvervsstyrelsen: orientações sobre a Lei da Contabilidade
e-conomic: receção de faturas eletrónicas via CVR, EAN e Peppol - atualizado a 17 de julho de 2026
e-conomic: Smart Inbox
e-conomic: a nova Lei da Contabilidade
NemHandel

Informação de cariz geral para profissionais e não aconselhamento contabilístico ou fiscal. Os prazos e os limites de faturação sofrem alterações pontuais, sendo as orientações oficiais da Erhvervsstyrelsen que vigoram legalmente. Verifique com fontes oficiais antes de agir com base nesta informação.