Comment importer des factures dans e-conomic (2026)

Dernière mise à jour : août 2026 · ~11 min de lecture · Publié par Tailride

La plupart des tutoriels sur le sujet commencent par vous montrer comment télécharger manuellement un fichier. C'est prendre le problème à l'envers, car le Danemark offre un avantage technologique rare : un réseau national permettant à vos fournisseurs de vous envoyer des factures sous forme de données structurées, plutôt que via des PDF fastidieux à décrypter.

Activez ce réseau et vos factures arriveront avec tous les champs pré-remplis. Pas d'OCR, pas de vérification manuelle, pas de saisie. Le centre d'aide d'e-conomic le résume très clairement : "En e-faktura er ikke en e-mail, det er ikke en PDF-fil" - une facture électronique n'est ni un e-mail ni un fichier PDF.

Ainsi, la première étape pour importer des factures dans e-conomic n'est pas de chercher le bouton d'import. C'est de réduire en amont le nombre de documents qui nécessitent cette action manuelle.

Activez d'abord e-faktura, puis utilisez la Smart Inbox pour ce qui arrive encore sous forme de PDF ou de photo. Tailride gère la troisième catégorie - les factures qui ne vous parviennent jamais. Notre outil les extrait de Gmail, Outlook et IMAP, récupère celles bloquées sur les portails fournisseurs, reconstitue votre historique aussi loin que nécessaire, extrait les données ligne par ligne et publie une écriture comptable prête à l'emploi dans e-conomic, avec le justificatif d'origine en pièce jointe. Les 10 premières factures de chaque mois sont gratuites ; les forfaits payants débutent à 12 € par mois (facturation annuelle). Découvrir l'intégration e-conomic →

La réponse courte

Voici les quatre méthodes, classées par ordre de priorité d'installation :

e-faktura - gratuit, et la seule méthode qui supprime entièrement l'étape de lecture. À configurer une seule fois.
Smart Inbox - pour les PDF, les photos et les e-mails. Incluse dans les forfaits Smart et Komplet.
Bilagsanmodning - pour demander un justificatif à un collaborateur. Disponible sur tous les forfaits.
L'API - lorsque les données existent déjà sous forme structurée dans un autre système.

Il existe ensuite un cinquième levier, extérieur à e-conomic : une solution qui va chercher automatiquement les factures oubliées sur les portails clients et dans les boîtes de réception, car aucune des quatre méthodes ci-dessus ne peut s'en charger.

Méthode 1 : Activer e-faktura pour importer des factures dans e-conomic

C'est l'optimisation la plus rentable de cette liste, et paradoxalement celle que beaucoup d'entreprises repoussent sans cesse.

Tout client e-conomic disposant d'un numéro CVR danois valide (le numéro d'immatriculation de l'entreprise) peut recevoir des factures électroniques directement dans sa boîte de réception. Il existe trois façons de l'activer, qui agissent davantage comme des couches complémentaires que comme des alternatives.

Enregistrer votre CVR dans le NemHandelsregisteret. NemHandel est le réseau national de facturation électronique du Danemark, géré par l'autorité danoise des entreprises. Une fois votre CVR enregistré, n'importe quel fournisseur peut adresser une facture à ce numéro pour qu'elle atterrisse dans votre Inbox e-conomic. C'est la base, et elle couvre la majorité des fournisseurs danois.

Ajouter un numéro EAN. En pratique, cela revient au même qu'une réception via votre CVR. C'est important car certains logiciels comptables danois ne peuvent envoyer des documents qu'à un numéro EAN ; sans lui, ces fournisseurs ne peuvent tout simplement pas vous joindre électroniquement. Si vous avez des clients dans le secteur public, vous possédez probablement déjà un EAN.

Activer un identifiant Peppol. Peppol est le réseau international. C'est ce qui permet aux fournisseurs hors du Danemark de vous envoyer des factures structurées. Ce canal va devenir incontournable à mesure que l'obligation de facturation électronique s'étendra dans toute l'Union Européenne.

Ce que vous recevez concrètement

Une facture électronique arrive au format OIOUBL, la norme danoise de document structuré. Chaque champ - numéro de facture, dates, lignes de détail, références de livraison, conditions de paiement - se trouve à un emplacement précis que l'expéditeur et le destinataire comprennent tous les deux.

Résultat sur le terrain : la Smart Inbox lit des valeurs précises au lieu de les deviner. Vous validez et vous comptabilisez. Il n'y a aucun risque d'erreur d'extraction, car aucune extraction n'a eu lieu.

À faire dès cette semaine : demandez à vos dix plus gros fournisseurs s'ils peuvent passer à l'e-faktura. Beaucoup le peuvent, mais envoient des PDF par défaut simplement parce qu'on ne leur a rien demandé. Chaque fournisseur qui fait la bascule supprime définitivement un document de votre file d'attente de vérification.

Méthode 2 : La Smart Inbox pour le reste des documents

Tout ce qui n'arrive pas par voie électronique passe par la Smart Inbox, le module de gestion et de lecture documentaire d'e-conomic.

Vérifiez d'abord votre forfait. La Smart Inbox est incluse dans les abonnements Smart et Komplet, mais pas dans les offres d'entrée de gamme. Si vous êtes sur un forfait inférieur, cette méthode ne vous sera pas accessible - un point important à vérifier avant de concevoir vos processus.

Quatre portes d'entrée :

Glisser-déposer les fichiers dans l'Inbox
Envoyer par e-mail à votre adresse e-conomic dédiée
Photographier les reçus via l'application mobile gratuite
e-faktura, comme vu plus haut, centralise les documents au même endroit

Une fois dans le système, les factures et reçus sont lus automatiquement, et vous validez chaque pièce avant l'imputation comptable. Quelques fonctionnalités méritent d'être soulignées :

Catégorisation et fusion. Vous pouvez classer les documents par catégorie par simple glisser-déposer, fusionner plusieurs fichiers en une seule écriture, et voir d'un coup d'œil quels documents ont été ouverts et lesquels sont prêts à être comptabilisés.

Bilagsmatch (Rapprochement). Cette fonction associe automatiquement un document à une écriture existante qui en serait dépourvue. Vous gardez le contrôle en validant l'association, ce qui vous évite de jouer aux détectives pour retrouver la transaction correspondant à un reçu égaré.

Circuits de validation. Vous pouvez exiger que les documents soient approuvés avant leur traitement, désigner un ou plusieurs valideurs, et les notifier par e-mail. Vous avez également la main pour créer vos propres règles d'automatisation (qui gère quel document, et comment).

Méthode 3 : Récupérer les justificatifs manquants

Cette approche répond à un besoin différent, et elle est disponible sur tous les forfaits, pas seulement les offres premium.

Bilagsanmodning - la demande de justificatif. Lorsqu'une saisie n'a pas de pièce jointe, vous pouvez faire la demande directement depuis l'écriture comptable. Le destinataire reçoit une notification sur son application mobile gratuite, prend le document en photo, et le renvoie instantanément.

Bilagsindsendere - les contributeurs. C'est un type d'utilisateur gratuit que vous pouvez créer pour le personnel qui a besoin de transmettre des documents sans pour autant accéder à la comptabilité. Ils peuvent uniquement répondre aux demandes de justificatifs et soumettre des pièces via l'application.

Pour un cabinet d'expertise comptable, cette dernière option est particulièrement pratique : vous pouvez impliquer toute l'équipe d'un client pour récupérer les reçus manquants, sans donner d'accès aux comptes à qui que ce soit.

Gardez cependant en tête la limite de cette méthode. Elle automatise la demande. Mais il faut toujours que quelqu'un constate l'absence du document et fasse la démarche de le chercher.

Méthode 4 : L'API

e-conomic propose une API REST qui permet de créer des écritures directement. Visma met à disposition une documentation technique complète pour les développeurs.

C'est la solution idéale lorsque les données existent déjà sous forme structurée dans un système que vous contrôlez (caisse enregistreuse, site e-commerce, logiciel d'achats). En revanche, c'est inadapté si vous recevez des PDF de soixante fournisseurs sous soixante formats différents, car l'API accepte les données structurées mais ne fait rien pour les extraire des documents bruts.

Ce que la législation exige pour l'archivage

Une section courte, mais cruciale si vous voulez éviter de devoir refaire une année entière de saisie.

La bogføringsloven (la loi danoise sur la comptabilité) est entrée en vigueur le 1er juillet 2022, et ses exigences en matière de comptabilité numérique se sont déployées progressivement depuis juillet 2024. En janvier 2026, la dernière vague d'entreprises a été intégrée : les entreprises individuelles et les associations réalisant un chiffre d'affaires net supérieur à 300 000 DKK sur deux années consécutives. Autrement dit, cette obligation s'applique désormais à presque tout le monde.

Deux conséquences majeures impactent la façon dont vous capturez les documents :

La pièce comptable doit contenir des informations obligatoires. Un justificatif numérisé doit mentionner au minimum la date d'émission, le montant, le bien ou le service, l'expéditeur et le destinataire - y compris le nom, l'adresse et le numéro CVR ou SE - , le montant de la TVA et les modalités de paiement.

Relisez bien l'exigence concernant le destinataire. Les outils de capture sont conçus pour identifier la partie qui a émis le document. La partie qui l'a reçu, c'est vous, et ce sont vos coordonnées que la loi exige sur le document. Sur une vraie facture fournisseur, elles y sont. Sur un ticket de caisse d'un magasin de bricolage, c'est rarement le cas.

Les justificatifs doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la fin de l'exercice comptable concerné, et le système doit les stocker de manière sécurisée avec les écritures correspondantes.

La vérification au registre (une formalité de 10 secondes)

En vertu de cette loi, les systèmes de comptabilité numérique standards doivent être inscrits auprès de l'Erhvervsstyrelsen (l'autorité danoise des entreprises). Il existe une liste publique, et chaque système enregistré dispose d'un numéro FOB.

e-conomic y figure : fob669741, enregistré le 19 décembre 2023 (Registre de l'Erhvervsstyrelsen). C'est également le cas de Dinero, billy.dk, Uniconta, Dynamics 365 Business Central et Odoo, parmi une centaine d'autres.

Pourquoi c'est important en pratique : si votre système est sur la liste, la conformité aux exigences techniques relève de la responsabilité de l'éditeur. S'il n'y est pas, c'est votre responsabilité. Mieux vaut vérifier avant de présumer de quoi que ce soit.

Utiliser Tailride pour importer des factures dans e-conomic

Les quatre méthodes ci-dessus partagent toutes le même angle mort. Elles partent toutes du principe que le document vous est déjà parvenu, ou que vous avez déjà constaté son absence.

La facture enfouie dans un espace client Amazon Business n'entre dans aucune de ces catégories. Pas plus que celle qu'un collaborateur a reçue et oublié de vous transférer. Ni les quatorze mois d'historique précédant la mise en place de votre processus.

Tailride se connecte à e-conomic via l'API officielle et comble cette lacune.

L'outil va les chercher à la source. Une connexion directe à Gmail, Outlook ou IMAP permet de détecter les factures directement dans la boîte mail. Aucun transfert automatique à configurer, aucun risque d'oubli. Pour les centaines de portails fournisseurs qui n'envoient jamais rien par e-mail, une extension de navigateur capture le document directement sur la page pendant votre navigation habituelle (aucun mot de passe n'est stocké). Les reçus pris en photo via WhatsApp ou Telegram atterrissent dans la même file d'attente.

Analyse rétroactive. Connectez une boîte mail, choisissez une plage de dates, et l'outil reconstitue tout ce qui n'a jamais été capturé. Pour un expert-comptable (ou bogholder) qui reprend un dossier en cours d'année, cela remplace la fameuse demande de justificatifs à laquelle les clients tardent tant à répondre.

Extraction à la ligne. L'extraction par IA lit chaque ligne de détail sur tous les forfaits (ce n'est pas une option payante). Chaque ligne est imputée selon votre propre plan comptable avec son propre taux de TVA (moms danoise), et l'écriture provisoire atterrit dans votre journal des achats avec le document source en pièce jointe (conformément à la règle de conservation de cinq ans).

Tarification. Facturation au document, jamais à l'utilisateur ou au dossier client. Dix factures par mois sont gratuites, et les forfaits payants débutent à 12 € par mois en facturation annuelle. Tous les tarifs sont publics. Les cabinets comptables peuvent démarrer via notre page dédiée à l'automatisation fournisseur pour experts-comptables.

Pour être tout à fait juste envers e-conomic : si vos fournisseurs envoient tous des e-faktura et que le reste arrive par e-mail, la Smart Inbox fait très bien le travail. Tailride démontre sa valeur dès lors qu'une part importante de vos documents se trouve à des endroits que personne ne surveille.

Testez ces méthodes sur vos propres documents

Prenez une demi-heure et cinq documents : vous en apprendrez plus qu'avec n'importe quel tableau comparatif.

Une e-faktura d'un fournisseur qui en envoie déjà. La comptabilisation se fait-elle sans que personne n'ait à corriger un champ ?
Une facture PDF avec plusieurs taux de TVA. Chaque ligne de facturation comporte-t-elle son propre taux, ou le système se contente-t-il d'un montant de taxe global ?
La photo d'un reçu, prise en intérieur, légèrement de biais. Vérifiez le total manuellement pour contrôler le résultat.
Un document sur lequel manquent les coordonnées de votre entreprise. Le système le signale-t-il, sachant que la loi exige l'identification du destinataire ?
Une facture qui n'existe que sur un espace client fournisseur. Retracez son parcours jusqu'au grand livre. Si quelqu'un a dû se connecter pour la télécharger manuellement, le processus n'a rien d'automatisé.

Enfin, la question décisive : le mois dernier, combien de factures ont été intégrées sans que personne n'ait eu besoin d'aller les chercher ?

FAQ

Comment recevoir des factures électroniques dans e-conomic ?
Activez e-faktura sur votre contrat. Tout client possédant un numéro CVR danois valide peut l'inscrire au NemHandelsregisteret, y rattacher éventuellement un numéro EAN, ou activer un identifiant Peppol pour ses fournisseurs internationaux. Les factures arrivent ensuite dans la boîte de réception sous forme de données structurées OIOUBL, et non plus en format PDF.

Quelle est la différence entre une e-faktura et une facture PDF envoyée par e-mail ?
Un PDF doit être lu et analysé avant que ses données puissent être exploitées, ce qui laisse une marge d'erreur. Une facture électronique est composée de données structurées réparties dans des champs précis, ce qui permet à e-conomic d'en extraire directement les valeurs. Comme le souligne e-conomic, une facture électronique n'est ni un e-mail ni un fichier PDF.

La Smart Inbox est-elle incluse dans tous les abonnements e-conomic ?
Non. La Smart Inbox fait partie des abonnements Smart et Komplet. La fonction Bilagsanmodning (demande de justificatif) est, quant à elle, disponible sur l'ensemble des offres.

e-conomic respecte-t-il les exigences de la nouvelle loi sur la comptabilité danoise ?
Oui. e-conomic figure sur le registre de l'Erhvervsstyrelsen des systèmes de comptabilité numérique, sous le numéro FOB fob669741, enregistré le 19 décembre 2023. Pour les solutions figurant sur cette liste, la conformité technique incombe à l'éditeur et non à l'utilisateur.

Que doit obligatoirement contenir un justificatif numérique au Danemark ?
Au minimum : la date d'émission, le montant, la nature du produit ou service, l'expéditeur et le destinataire (nom, adresse et numéro CVR ou SE inclus), le montant de la TVA, ainsi que les détails de paiement. Ces pièces doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la clôture de l'exercice concerné.

Comment récupérer un historique de facturation dans e-conomic ?
Les fonctionnalités natives d'e-conomic traitent uniquement ce que vous leur soumettez au jour le jour. L'analyse rétroactive permet d'extraire une période donnée depuis une boîte mail connectée et de traiter les documents via le même flux automatisé. C'est l'approche privilégiée pour rattraper le retard comptable d'un client.

Peut-on extraire automatiquement les factures depuis les portails fournisseurs ?
Pas avec les méthodes natives d'e-conomic - une facture hébergée sur un portail ne leur parvient jamais de façon autonome. La solution la plus pragmatique est d'utiliser une extension de navigateur qui capture la page web pendant que vous êtes connecté, justifiant ainsi l'intérêt d'ajouter une solution d'automatisation de la collecte en amont.

Ce qu'il faut retenir

L'ordre de priorité compte plus que l'outil en lui-même. Basculez un maximum de vos flux de réception du PDF vers l'e-faktura, car un document qui arrive sous forme de données structurées échappe totalement à l'étape de vérification manuelle. Utilisez ensuite la Smart Inbox pour le flux restant, et la demande de justificatifs pour ce qui dort sur le bureau d'un collaborateur.

Ensuite, analysez honnêtement ce qu'il vous manque : les factures sur les espaces clients, la boîte mail que personne ne nettoie, l'historique non traité avant la mise en place du processus. Ces documents ne sont pas longs à traiter : ils sont invisibles, ce qui est pire, et aucun bouton d'importation ne les fera apparaître par magie.

C'est pour répondre à cette problématique spécifique que nous avons conçu Tailride. Démarrer gratuitement → · Intégration e-conomic → · Tarifs →

Guides associés

Sources

Erhvervsstyrelsen : registre des systèmes de comptabilité numérique - e-conomic référencé sous le code fob669741, registre mis à jour le 18 juin 2026
Erhvervsstyrelsen : directives sur la loi relative à la comptabilité
e-conomic : recevoir des e-factures via CVR, EAN et Peppol - mis à jour le 17 juillet 2026
e-conomic : Smart Inbox
e-conomic : la nouvelle loi sur la comptabilité
NemHandel

Informations générales destinées aux professionnels, ne constituant pas un conseil comptable ou fiscal. Les échéances et les seuils peuvent évoluer, et les directives de l'Erhvervsstyrelsen font foi. Vérifiez ces éléments avant de prendre une décision.