Cómo importar facturas en e-conomic (2026)

Última actualización: agosto de 2026 · ~11 min de lectura · Publicado por Tailride

La mayoría de las guías sobre este tema empiezan hablando de subir archivos. Es un error, porque Dinamarca ofrece algo que casi nadie más tiene: una red nacional que permite que tus proveedores te envíen facturas como datos estructurados en lugar de un PDF que tienes que leer.

Si activas esta opción, las facturas llegarán con todos los campos ya rellenados. Nada de OCR, comprobaciones manuales ni teclear datos. El propio centro de ayuda de la plataforma lo deja claro: «En e-faktura er ikke en e-mail, det er ikke en PDF-fil» (una factura electrónica no es un correo electrónico y no es un PDF).

Por tanto, el primer paso para importar facturas en e-conomic no es buscar dónde está el botón de carga. Consiste en reducir al mínimo la cantidad de documentos que necesitan pasar por ese botón.

Activa la e-faktura primero, y luego utiliza Smart Inbox para lo que siga llegando en PDF o foto. Tailride se encarga de la tercera categoría: las facturas que ni siquiera te llegan. Las extrae de Gmail, Outlook e IMAP, recupera las que están ocultas en portales de proveedores, reconstruye el historial hasta donde necesites, lee cada detalle línea por línea y registra un asiento contable completo en el programa con el original adjunto. Las 10 primeras facturas al mes son gratuitas; los planes de pago empiezan en 12 € al mes con facturación anual. Ver la integración con e-conomic →

Cuatro formas de importar facturas en e-conomic

Existen cuatro vías, ordenadas según la prioridad con la que deberías configurarlas:

e-faktura: gratis, y la única vía en la que no hay que leer nada. Se configura una sola vez.
Smart Inbox: para PDFs, fotografías y correos electrónicos. Incluido en los planes Smart y Komplet.
Bilagsanmodning (solicitud de justificantes): para documentos que tiene un compañero y tú no. Disponible en todos los planes.
La API: cuando los datos ya existen de forma estructurada en otra plataforma.

Y luego hay una quinta opción que no es una función propia del software: un sistema que rastrea y recopila las facturas olvidadas en portales de proveedores o bandejas de entrada, ya que ninguna de las cuatro vías anteriores las encontrará.

Vía 1: Activar e-faktura y dejar de leer PDFs

Esta es la mayor victoria de la lista y la que muchas empresas todavía tienen pendiente.

Cualquier cliente con un número CVR danés (el número de registro de la empresa) válido puede recibir facturas electrónicas directamente en su buzón (Inbox). Hay tres formas de activarlo, y más que alternativas, funcionan como capas complementarias.

Registrar tu CVR en NemHandelsregisteret. NemHandel es la red nacional danesa de facturación electrónica, gestionada por la Agencia Empresarial Danesa. Una vez que tu CVR está en el registro, cualquier proveedor puede dirigir una factura a ese número y aterrizará en tu Inbox. Esta es la base y cubre a la mayoría de los proveedores daneses.

Añadir un número EAN. A efectos prácticos, es lo mismo que recibir por CVR. Es importante porque un puñado de sistemas contables daneses solo pueden enviar a un número EAN, por lo que, sin uno, esos proveedores no podrán contactarte electrónicamente. Si tienes clientes del sector público, lo más probable es que ya tengas un EAN.

Activar un Peppol ID. Peppol es la red internacional. Esto permite que los proveedores de fuera de Dinamarca te envíen facturas estructuradas, y es la vía que cobrará más importancia a medida que la facturación electrónica obligatoria se expanda por la UE.

Qué es lo que realmente recibes

Una factura electrónica llega como OIOUBL, el estándar danés de documentos estructurados. Cada campo (número de factura, fechas, líneas de detalle, referencias de entrega, condiciones de pago) se ubica en un lugar específico que tanto el emisor como el receptor comprenden.

La consecuencia práctica: Smart Inbox lee los valores en lugar de intentar adivinarlos. Tú apruebas y contabilizas. No hay margen de error en la extracción, porque directamente no hay extracción.

Algo que merece la pena hacer esta misma semana: pregunta a tus diez mayores proveedores si pueden enviar mediante e-faktura. Muchos pueden hacerlo y simplemente envían un PDF por defecto porque nadie se lo ha pedido. Cada proveedor que cambie de formato eliminará permanentemente un documento de tu cola de revisión.

Vía 2: Usar Smart Inbox para importar facturas en e-conomic desde PDF

Todo lo que no llega por vía electrónica pasa por Smart Inbox, la capa de lectura y gestión de documentos del programa.

Comprueba tu plan primero. Smart Inbox está incluido en Smart y Komplet, pero no en los planes más básicos. Si estás en una suscripción inferior, esta opción no estará disponible, algo que conviene saber antes de diseñar un flujo de trabajo en torno a ella.

Cuatro vías de entrada:

Arrastrar y soltar archivos en la bandeja de entrada.
Enviar por correo electrónico a tu dirección específica del software.
Fotografiarlos en la aplicación móvil gratuita.
e-faktura, como hemos visto antes, que aterriza en el mismo lugar.

Una vez dentro, las facturas y los recibos se leen de manera automática, y tú debes dar el visto bueno antes de que se contabilice nada. Hay un par de funciones al respecto que merece la pena conocer:

Categorías y agrupación. Puedes clasificar los documentos por categorías arrastrándolos, fusionar varios archivos en un solo asiento contable y ver de un vistazo qué documentos has abierto ya y cuáles están listos para ser contabilizados.

Bilagsmatch (Coincidencia de justificantes). Empareja un documento con un asiento existente al que le falta el justificante. Tú lo apruebas antes de que se adjunte, lo que te permite mantener el control pero te ahorra el trabajo detectivesco de averiguar a qué transacción pertenece un recibo suelto.

Flujos de aprobación. Puedes exigir que los documentos se aprueben antes de procesarlos, designar a uno o varios responsables y hacer que reciban una notificación por correo. También puedes crear tus propias reglas de automatización para definir cómo y quién gestiona determinados documentos.

Vía 3: Reclamar los documentos que te faltan

Esta ruta resuelve un problema diferente, y está disponible en todos los planes, no solo en los superiores.

Bilagsanmodning (solicitud de documento). Cuando un apunte no tiene justificante adjunto, puedes solicitarlo directamente desde el propio apunte. El destinatario recibe la petición en la app móvil gratuita, le hace una foto al documento y lo envía de vuelta.

Bilagsindsendere (remitentes de documentos). Un tipo de usuario gratuito que puedes crear para el personal que necesita enviar documentos pero que no debería tener acceso para ver la contabilidad. Pueden responder a solicitudes de documentos y enviarlos a través de la app; nada más.

Para una gestoría, esta segunda opción resulta muy útil: puedes implicar a todo el equipo de un cliente para resolver la falta de recibos sin necesidad de dar a nadie acceso a las cuentas.

Eso sí, ten en cuenta la lógica de esta vía. Lo que automatiza es el proceso de pedir. Alguien sigue teniendo que darse cuenta de que falta el documento, y alguien sigue teniendo que ir a buscarlo.

Vía 4: La API

El software ofrece una API REST que crea apuntes contables de manera directa, y Visma cuenta con documentación pública para desarrolladores.

Es la respuesta correcta cuando los datos ya existen de forma estructurada en un sistema que controlas: un TPV, una tienda online, una herramienta de compras. Pero es la respuesta equivocada cuando los documentos te llegan en PDF desde sesenta proveedores con sesenta diseños distintos, porque la API acepta datos sin problemas, pero no hace el trabajo de extraerlos del documento.

Qué exige la ley en el registro contable

Es una sección breve, pero saltársela es la razón por la que muchos negocios acaban teniendo que rehacer el trabajo de todo un año.

La ley de contabilidad de Dinamarca (bogføringsloven) entró en vigor el 1 de julio de 2022, y sus requisitos de contabilidad digital se han ido aplicando progresivamente desde julio de 2024. En enero de 2026 se incorporó el último grupo: empresas unipersonales y asociaciones con un volumen de negocio neto superior a 300.000 DKK durante dos años consecutivos. En otras palabras, a estas alturas esto se aplica prácticamente a todos los que nos leen.

De esto se derivan dos obligaciones que afectan a la forma en que capturas los documentos:

El registro requiere un contenido mínimo. Un justificante digitalizado debe contener, al menos, la fecha de emisión, el importe, el producto o servicio, el emisor y el receptor (incluyendo nombre, dirección y número CVR o SE), la cuota de IVA y los datos de pago.

Lee de nuevo el requisito del receptor. Las herramientas de captura están diseñadas para leer los datos de la parte que emite el documento. La parte que lo recibe eres tú, y la ley exige que tus datos figuren en el registro. En una factura de proveedor correcta, esos datos están ahí. En un tique de caja de una ferretería, no suelen estar.

Los justificantes se conservan durante cinco años desde el final del ejercicio económico al que corresponden, y el sistema tiene que guardarlos de forma segura junto a los asientos contables.

La comprobación del registro (un proceso de diez segundos)

En virtud de esta ley, los sistemas de contabilidad estándar digitales deben estar registrados en la Erhvervsstyrelsen, la Agencia Empresarial Danesa. Existe una lista pública, y cada sistema registrado lleva asociado un número FOB.

El programa de Visma está en esa lista: fob669741, registrado el 19 de diciembre de 2023 (registro de la Erhvervsstyrelsen). También lo están Dinero, billy.dk, Uniconta, Dynamics 365 Business Central y Odoo, entre otro centenar de opciones.

Por qué esto tiene importancia práctica: si tu sistema está en la lista, el cumplimiento de los requisitos de la herramienta es responsabilidad del proveedor de software. Si no está, la responsabilidad recae sobre ti. Merece la pena comprobarlo antes de darlo por sentado.

Cómo integrar Tailride para importar facturas en e-conomic

Las cuatro vías anteriores comparten un punto ciego. Absolutamente todas parten de la base de que el documento ya te ha llegado, o de que ya sabes a ciencia cierta que falta.

La factura que se encuentra tras el inicio de sesión de Amazon Business no encaja en ninguna de las dos categorías. Tampoco la que recibió un compañero y nunca llegó a reenviar. Ni los catorce meses de historial previos a que alguien configurara todo esto.

Tailride se conecta mediante la API oficial y cubre esa carencia.

Se encarga de ir a buscarlas. Gracias a la conexión directa con Gmail, Outlook o IMAP, las facturas se localizan en el propio buzón, sin necesidad de mantener reglas de reenvío y sin perder nada cuando a alguien se le olvida. Para los más de cien portales de proveedores que jamás envían nada por correo, una extensión de navegador extrae el documento de la página mientras inicias tu sesión de forma habitual (sin guardar contraseñas en tu nombre en ningún sitio). Los tiques de gasto enviados por foto a través de WhatsApp o Telegram caen en la misma cola de tareas.

Escaneo retroactivo. Conéctalo a un buzón, elige un intervalo de fechas y se encargará de reconstruir todo lo que nunca llegó a capturarse. Para un bogholder (un contable danés) que asume un nuevo cliente a mitad de año, esto sustituye a esa engorrosa petición de documentos que los clientes siempre tardan en responder.

Lectura a nivel de línea. La extracción mediante IA procesa cada documento línea por línea en todos los planes, sin ser un coste adicional; cada línea se asigna automáticamente a tu plan general contable con su propio tipo de moms (el IVA danés), y el borrador final del asiento aterriza en el diario de proveedores con el documento original adjunto, cumpliendo así con la norma de conservación de cinco años.

Precios. Se cobra por documento, nunca por usuario o por cliente. Tienes diez facturas al mes gratis y los planes de pago empiezan en 12 € al mes (con facturación anual). Los precios completos son públicos; y si sois una gestoría, la mejor opción es empezar por la automatización de cuentas a pagar para contables.

Para ser justos: si todos tus proveedores envían e-faktura y el resto te llegan por correo, con Smart Inbox tendrás suficiente. Esta capa adicional cobra sentido cuando una parte importante de tus documentos se encuentra en lugares donde nadie los está buscando.

Haz la prueba con tus propios documentos

Media hora, cinco documentos, y sabrás más de lo que puede decirte cualquier tabla comparativa.

Una e-faktura de un proveedor que ya las envía. ¿Se contabiliza sin que nadie toque ni un solo campo?
Una factura en PDF con varios tipos de IVA. ¿Cada línea lleva su propia cuota o hay una sola cifra global de impuestos?
Una fotografía de un tique, hecha en interiores y un poco torcida. Comprueba el total a mano.
Un documento donde falten los datos de tu empresa. ¿Hay algo que te avise, teniendo en cuenta que la ley exige que el receptor conste en el registro?
Una factura que solo existe en el portal de un proveedor. Rastrea cómo llegó a la contabilidad. Si una persona tuvo que iniciar sesión y descargarla, no hay nada de automático en ese proceso.

Y luego viene la pregunta definitiva: ¿cuántas de las facturas del mes pasado entraron solas en el sistema sin que nadie tuviera que ir a buscarlas?

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo recibir facturas electrónicas en mi cuenta?
Activa e-faktura en tu contrato. Cualquier cliente con un número CVR danés válido puede registrarse en el NemHandelsregisteret, adjuntar opcionalmente un número EAN o activar un Peppol ID para proveedores internacionales. Una vez hecho, las facturas llegarán a tu bandeja de entrada como datos estructurados OIOUBL en lugar de PDF.

¿Qué diferencia hay entre una e-faktura y una factura en PDF por correo electrónico?
El PDF hay que leerlo y extraer sus datos antes de poder utilizarlo, un proceso sujeto a errores. La factura electrónica está formada por datos estructurados en campos concretos, por lo que el programa toma los valores directamente. Como dice la propia plataforma: una factura electrónica ni es un email ni es un archivo PDF.

¿Smart Inbox viene incluido en todos los planes?
No. Smart Inbox forma parte de los paquetes Smart y Komplet. Por el contrario, Bilagsanmodning (la función de solicitud de documentos) sí está disponible en todas las suscripciones.

¿El software cumple con los requisitos de la nueva ley de contabilidad danesa?
Sí. Figura en el registro de sistemas de contabilidad digital de la Erhvervsstyrelsen bajo el número FOB fob669741, registrado el 19 de diciembre de 2023. Para los sistemas incluidos en esa lista, la responsabilidad de cumplir con los requisitos del sistema recae en el proveedor de software y no en ti.

¿Qué datos obligatorios debe incluir un justificante digital en Dinamarca?
Como mínimo: la fecha de emisión, el importe, el producto o servicio, el emisor y el receptor (incluyendo nombre, dirección y número CVR o SE), la cuota de IVA y los datos de pago. Los justificantes se deben conservar durante cinco años desde el final del ejercicio económico correspondiente.

¿Cómo puedo importar facturas en e-conomic de meses anteriores?
Las funciones nativas procesan lo que les pongas delante en ese momento. El escaneo retroactivo extrae un intervalo de fechas elegido de un buzón de correo conectado y lo pasa por el mismo flujo de automatización; esta suele ser la solución más habitual cuando hay que poner al día el año contable de un cliente.

¿Se pueden capturar automáticamente las facturas de los portales de proveedores?
No con las vías estándar que ofrece el propio software (una factura de un portal nunca llega a ninguna bandeja para que puedan leerla). La respuesta práctica es usar una extensión de navegador que capture la página web mientras tienes la sesión iniciada; este es uno de los principales motivos para utilizar una capa previa de extracción automática.

Conclusión

El orden importa más que la herramienta. Pasa todo el volumen de entrada que puedas de PDF a e-faktura, porque un documento que llega como dato estructurado ni siquiera entra en la cola de revisión manual. Utiliza Smart Inbox para el resto. Y tira de las solicitudes de documentos para aquellas facturas que sabes que algún compañero tiene pero no te ha enviado.

Después, analiza lo que queda y sé realista: los inicios de sesión en portales, la bandeja de correo desde la que nadie reenvía, el historial anterior a la puesta en marcha de todo esto... No es que sean lentos de procesar. Es que son invisibles (lo cual es peor), y no hay botón de subir archivos que pueda hacerlos aparecer.

Para eso precisamente construimos Tailride. Empieza gratis → · Integración con e-conomic → · Precios →

Guías relacionadas

Fuentes

Erhvervsstyrelsen: registro de sistemas de contabilidad digital - e-conomic listado como fob669741, registro actualizado el 18 de junio de 2026
Erhvervsstyrelsen: guía sobre la Ley de Contabilidad
e-conomic: recepción de facturas electrónicas a través de CVR, EAN y Peppol - actualizado el 17 de julio de 2026
e-conomic: Smart Inbox
e-conomic: la nueva Ley de Contabilidad
NemHandel

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