Die besten Apps zum automatischen Herunterladen von Rechnungen für Windows und Mac (2026)

Von Tailride · 8 Min. Lesezeit · Aktualisiert im Oktober 2026

Sich jeden Monat manuell in Dutzende Kundenportale einzuloggen und Belege einzeln herunterzuladen, kostet wertvolle Arbeitszeit. Ein Rechnungs-Downloader automatisiert diese Aufgabe, indem er Eingangsrechnungen und Quittungen selbstständig aus Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und weiteren Quellen abruft.

Für Unternehmen, die den Belegabruf direkt auf einem Windows-PC oder Mac ausführen möchten, ist Tailride unsere Empfehlung. Die Software kombiniert eine schlanke Desktop-App mit zeitgesteuertem Portalabruf, Browser-Erweiterung, E-Mail-Integrationen und überwachten Ordnern. GetMyInvoices punktet vor allem mit einem riesigen Portalkatalog, während invoicefetcher für Teams gedacht ist, die ihre Belege komplett in der Cloud einsammeln möchten.

Dieser Leitfaden vergleicht Lösungen, die Eingangsbelege von Lieferanten abrufen und für die vorbereitende Buchhaltung bereitstellen. Wenn Sie nach einer Software suchen, um eigene Ausgangsrechnungen zu schreiben und zu versenden, benötigen Sie eine andere Produktkategorie.

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Die besten Tools für den Rechnungsabruf im Überblick

In diesem Vergleich bieten ausschließlich Tailride und GetMyInvoices eigenständige Desktop-Programme für Windows und macOS an. invoicefetcher, Dext, Hubdoc und AutoEntry sind primär cloudbasierte Webanwendungen, die unabhängig vom Betriebssystem im Browser laufen.

Dieser Vergleich wurde von Tailride auf Basis öffentlich zugänglicher Produktdokumentationen im Oktober 2026 erstellt. Berücksichtigt wurden Funktionsumfang beim Portalabruf, Zeitsteuerung, Authentifizierung, unterstützte Quellen, Betriebssysteme sowie die Übergabe an Buchhaltungssysteme.

Da die vorgestellten Produkte unterschiedliche Schwerpunkte im Rechnungsworkflow setzen, verzichten wir auf pauschale Punktbewertungen. Der tatsächliche Funktionsumfang hängt zudem vom gewählten Tarif, den jeweiligen Lieferanten und den genutzten Buchhaltungsschnittstellen ab.

Was sollte ein moderner Rechnungs-Downloader leisten?

Ein praxisgerechtes Tool muss weit mehr können, als nur eine PDF-Datei aus dem Web zu speichern. Es muss genau protokollieren, welche Dokumente bereits vorliegen, Abrufe zuverlässig nach Zeitplan durchführen und rechtzeitig warnen, wenn eine Verbindung Aufmerksamkeit erfordert.

Ein zentraler Aspekt ist die Authentifizierung: Lieferantenportale beenden Sitzungen regelmäßig, passen ihre Login-Masken an oder verlangen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Eine zuverlässige Lösung macht es leicht, Sitzungen zu erneuern, ohne jedes Portal komplett neu konfigurieren zu müssen.

Zudem treffen Belege heute über verschiedene Kanäle ein. Manche Rechnungen liegen in Portalen wie Amazon, Adobe oder beim Telekommunikationsanbieter. Andere kommen per E-Mail oder werden zentral auf einem Netzlaufwerk abgelegt. Ein durchdachter Workflow führt all diese Quellen an einem Ort zusammen, bevor die Daten an die Buchhaltung oder Steuerkanzlei übergeben werden.

Auch der Betriebsort spielt eine Rolle: Eine Desktop-Anwendung belässt Zugangsdaten und Browsersitzungen auf dem lokalen Rechner. Ein Cloud-Dienst ruft Belege rund um die Uhr ab, ohne dass dafür ein Bürorechner eingeschaltet sein muss.

Unser Ratgeber zu Desktop-Apps, Browser-Erweiterungen und Cloud-Fetchern beleuchtet die Unterschiede dieser Architekturen im Detail.

1. Tailride – bester Rechnungs-Downloader für Windows und Mac

Die Tailride Desktop App übernimmt den Rechnungsabruf aus Lieferantenportalen direkt auf Ihrem Windows-PC oder Mac. Das Programm arbeitet unauffällig im Hintergrund über das Windows-Infobereichssymbol (System Tray) oder die macOS-Menüleiste. Ihr regulärer Webbrowser muss dafür nicht geöffnet sein.

Gespeicherte Zugangsdaten werden über die Sicherheitsfunktionen des jeweiligen Betriebssystems verschlüsselt: den macOS-Schlüsselbund auf dem Mac und die Windows Data Protection API (DPAPI) unter Windows. Zudem verwendet jedes angebundene Lieferantenkonto ein isoliertes lokales Browserprofil.

Heruntergeladene Belege werden zur weiteren Verarbeitung in Ihr Tailride-Dashboard übertragen. Eine lokale Kopie auf der Festplatte lässt sich parallel speichern und ist standardmäßig aktiviert.

Die Software unterstützt mehr als 100 Portale und ermöglicht flexible Abrufintervalle: stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise. Jede Portalverbindung lässt sich individuell benennen und isolieren. Das ist besonders praktisch, wenn ein Unternehmen mehrere Amazon-Konten nutzt oder private und geschäftliche Zugänge sauber trennen möchte.

Darüber hinaus erfasst Tailride Dokumente abseits klassischer Webportale. Die Tailride Browser-Erweiterung lädt Rechnungen direkt über eine aktive Chrome- oder Edge-Sitzung herunter und kann Abrufe zeitgesteuert ausführen, während der Browser geöffnet ist.

E-Mail-Integrationen erfassen Rechnungen aus Gmail und Microsoft 365. Für verschlüsselte Postfächer steht ein eigener Rechnungssammler für Proton Mail bereit, der lokal über die Proton Mail Bridge arbeitet.

Auch lokale Dateien lassen sich über überwachte Ordner einbinden: Die Desktop-App prüft ein ausgewähltes Verzeichnis fortlaufend und übernimmt neu abgelegte PDFs oder Bilddateien automatisch.

Befindet sich der Rechner zum geplanten Abrufzeitpunkt im Ruhezustand, holt Tailride den Durchlauf nach, sobald das Gerät wieder aktiv ist. Die App muss dazu im Hintergrund laufen, das Hauptfenster kann geschlossen bleiben.

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Wann sich Tailride besonders lohnt

Tailride spielt seine Stärken aus, wenn Rechnungen über mehrere Kanäle eintreffen: Amazon-Rechnungen im Portal, Softwarebelege im Mail-Postfach und eingescannte Quittungen in einem gemeinsamen Ordner. Mit Tailride fließen all diese Quellen in denselben strukturierten Ablauf.

Zudem ist die Lösung ideal für Teams mit hohen Datenschutzanforderungen, bei denen Portal-Passwörter das lokale Gerät nicht verlassen dürfen. Die Speicherung von Zugangsdaten ist optional, und Einmalcodes für die Zwei-Faktor-Authentifizierung lassen sich direkt lokal per TOTP-Schlüssel erzeugen. Lediglich SMS-Bestätigungen oder CAPTCHAs erfordern gelegentlich einen manuellen Eingriff.

Wie der Abruf im Detail funktioniert, zeigt die Tailride-Integrationsseite für Amazon.

2. GetMyInvoices – die größte Portalauswahl

GetMyInvoices ist eine etablierte Plattform für das Rechnungsmanagement, die Verbindungen zu über 10.000 Online-Portalen bietet. Neben Portalen lassen sich Belege auch aus E-Mail-Postfächern und Drittsystemen importieren und an Buchhaltungssysteme oder Steuerberater weiterleiten.

Die GetMyInvoices Desktop App steht für Windows und macOS zur Verfügung. Sie nutzt einen integrierten Browser, um Portalverbindungen aufzubauen, zeigt den Status aller Zugänge an und benachrichtigt bei fälligen 2FA-Bestätigungen.

Nutzer können wählen, ob Zugangsdaten gespeichert werden sollen. Die Desktop-App unterstützt zudem gängige Passwort-Manager und Passkeys – ein Vorteil für Unternehmen, die ihre Zugriffsrechte bereits über zentrale Passwort-Tools steuern.

GetMyInvoices ist die richtige Wahl, wenn maximale Portalabdeckung an erster Stelle steht. Es verbindet Portalabrufe mit zentraler Dokumentenverwaltung, mobiler Belegerfassung und Buchhaltungs-Exporten. Wer hingegen eine schlanke Lösung sucht, um Portale, Proton Mail und lokale Verzeichnisse nativ auf dem eigenen Arbeitsplatzrechner abzuwickeln, findet in Tailride eine fokussiertere Alternative.

3. invoicefetcher – ideal für den rein cloudbasierten Rechnungsabruf

invoicefetcher ist ein spezialisierter Cloud-Dienst, der Rechnungen vollautomatisch aus Kundenportalen abholt und in einem zentralen Online-Konto speichert.

Das System unterstützt aktuell mehr als 500 Plattformen. Die Anzahl der nutzbaren Schnittstellen richtet sich nach dem gebuchten Paket, zusätzliche Verbindungen können modular hinzugebucht werden.

Da invoicefetcher vollständig in der Cloud operiert, ist der Abruf unabhängig davon, ob ein Rechner am Arbeitsplatz eingeschaltet ist. Das kommt verteilten Teams und Unternehmen entgegen, die keine lokale Software auf Mitarbeiter-PCs installieren möchten.

Für den E-Mail-Eingang bietet der Dienst invoicefetcher.email. Rechnungen werden an eine persönliche Weiterleitungsadresse gesendet; E-Mails ohne angehängte PDF-Datei lassen sich automatisch in ein PDF konvertieren.

Der Unterschied liegt in der Architektur: Zugangsdaten und Abrufsitzungen verbleiben in der Cloud-Infrastruktur des Anbieters. Ob dieser Ansatz passt, hängt von den internen IT-Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens ab.

4. Dext – stark bei Belegabruf und Belegerfassung

Dext deckt einen größeren Teil der vorbereitenden Buchhaltung ab als ein reines Abruf-Tool. Belege können per Upload, E-Mail-Weiterleitung, WhatsApp oder über die Smartphone-App eingereicht werden.

Mit der Funktion Dext Fetch holt die Plattform Rechnungen auch direkt aus unterstützten Portalen ab. Nach der ersten Einrichtung prüft Dext verbundene Portale standardmäßig alle sieben Tage. Bei Bedarf lässt sich ein manueller Abruf anstoßen.

Fetch ist auf den von Dext gepflegten Katalog beschränkt. Ist ein Portal nicht gelistet, erfolgt der Beleghub über die alternativen Eingangswege.

Nach dem Eingang liest Dext relevante Rechnungsdaten wie Lieferant, Belegdatum, Rechnungsnummer, Nettobetrag und Umsatzsteuer per Texterkennung aus. Die Daten können geprüft, vorkontiert und direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Dext eignet sich daher besonders für Unternehmen, die Belegabruf, OCR-Erkennung und Übergabe an die Buchhaltung in einem geschlossenen System zusammenfassen wollen. Wer dagegen primär eine lokale Desktop-Lösung für Portale sucht, greift eher zu einem spezialisierten Tool.

5. Hubdoc – optimal für Workflows mit Xero und QuickBooks

Hubdoc ist ein cloudbasiertes Dokumenten- und Datenextraktions-Tool. Belege gelangen per Dateiupload, E-Mail-Weiterleitung oder Smartphone-Kamera in das System.

Hubdoc extrahiert Kerndaten wie Lieferantenname, Beträge, Rechnungsnummern und Fälligkeiten automatisch. Anschließend können die Daten samt angehängtem Originalbeleg an Xero oder QuickBooks Online übergeben werden.

Über konfigurierbare Lieferantenregeln lassen sich wiederkehrende Buchungen automatisch kontieren und weiterleiten. Zudem dient Hubdoc als zentrales Dokumentenarchiv für Steuerberater und Buchhaltungsteams.

Besonders lohnend ist die Lösung für Betriebe, deren Buchhaltungsprozesse bereits vollständig auf Xero oder QuickBooks Online abgestimmt sind. Wer hingegen eine dedizierte Desktop-Anwendung für den automatischen Portal-Login unter Windows oder macOS sucht, ist bei Tailride oder GetMyInvoices besser aufgehoben.

6. AutoEntry – für E-Mail- und Upload-basierte Buchhaltung

AutoEntry konzentriert sich auf das Auslesen von Buchhaltungsdaten aus Eingangsrechnungen, Kassenbelegen, Spesenabrechnungen und Lieferanten-Kontoauszügen. Dokumente werden abfotografiert, im Web hochgeladen oder per E-Mail zugestellt.

Nutzer erhalten getrennte E-Mail-Eingangsadressen für Einkäufe, Verkäufe, Kontoauszüge und Reisekosten. Diese Adressen lassen sich Lieferanten direkt mitteilen, sodass Belege im System landen, ohne dass externe Dritte Zugriff auf die Plattform benötigen.

Nach der Texterkennung werden die Daten kategorisiert und an Buchhaltungssysteme wie Xero, Sage oder QuickBooks übermittelt. Ein automatischer Portal-Login gehört bei AutoEntry nicht zum Funktionsumfang; das Tool verarbeitet Belege, die bereits digital vorliegen.

Wenn Belege bei Ihnen hauptsächlich per E-Mail eingehen, erläutert unser Ratgeber zum automatischen Extrahieren von Rechnungen aus E-Mails die verschiedenen Methoden.

Welcher Rechnungs-Downloader ist der richtige für Sie?

Wählen Sie Tailride, wenn Sie Rechnungen zeitgesteuert unter Windows oder Mac abrufen möchten, Zugangsdaten auf Ihrem eigenen Rechner bleiben sollen und Sie Portale nahtlos mit E-Mail, Proton Mail sowie lokalen Ordnern kombinieren wollen.

Wählen Sie GetMyInvoices, wenn Sie Zugriff auf eine sehr breite Palette an Lieferantenportalen benötigen und eine umfangreiche Rechnungsmanagement-Plattform suchen.

Wählen Sie invoicefetcher, wenn der Belegabruf unabhängig von Bürorechnern komplett in der Cloud ablaufen soll.

Wählen Sie Dext, wenn Datenextraktion, Vorkontierung und die direkte Anbindung an Buchhaltungssysteme genauso wichtig sind wie der Belegabruf selbst.

Wählen Sie Hubdoc, wenn Ihr Buchhaltungsprozess auf Xero oder QuickBooks Online aufbaut und Belege vor allem per E-Mail, Scan oder App eingehen.

Wählen Sie AutoEntry, wenn Dokumente bereits digital vorliegen und eine präzise Belegerkennung für die Buchhaltung im Vordergrund steht.

Einen direkten Vergleich der verschiedenen Ansätze finden Sie in unserer Übersicht gängiger Tools zur Belegbeschaffung.

Windows vs. Mac: Wo liegen die Unterschiede?

Im Arbeitsalltag unterscheidet sich der Ablauf auf beiden Plattformen kaum: Sie installieren die Desktop-App, hinterlegen die gewünschten Lieferanten und legen den Abrufzeitplan fest. Das Programm erledigt die Arbeit im Hintergrund und meldet sich nur, wenn ein Portal eine manuelle Anmeldung erfordert.

Tailride nutzt betriebssystemeigene Tresore: den macOS-Schlüsselbund auf dem Mac und die DPAPI unter Windows. Der restliche Workflow ist auf beiden Systemen identisch.

Auf beiden Betriebssystemen gilt: Für lokale Abrufe muss der Rechner betriebsbereit sein. Das Schließen des Programmfensters unterbricht den Hintergrunddienst nicht, ein Herunterfahren hingegen schon. Befindet sich das Gerät im Ruhezustand, holt Tailride verpasste Abrufe nach dem Aufwecken automatisch nach.

Mac-Nutzer finden weiterführende Informationen in unserer Anleitung zum automatischen Rechnungsdownload auf dem Mac. Details für Windows-PCs gibt es auf der Seite zu Tailride für Windows.

Cloud-Dienste wie invoicefetcher oder Dext Fetch rufen Belege unabhängig vom Status einzelner Bürorechner ab. Andere cloudbasierte Buchhaltungsanwendungen setzen hingegen rein auf E-Mail-Weiterleitung oder Dateiuploads – die Cloud-Nutzung allein bedeutet also nicht, dass ein Dienst auch Portale eigenständig ansteuern kann.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welches Tool eignet sich am besten zum automatischen Belegabruf?

Tailride ist unsere Empfehlung für Unternehmen, die eine native Desktop-App für Windows oder Mac bevorzugen, Portalabrufe zeitgesteuert planen möchten und zusätzliche Quellen wie E-Mail, Proton Mail und lokale Ordner einbinden wollen.

GetMyInvoices empfiehlt sich bei sehr speziellen Portalanforderungen mit tausenden Schnittstellen. invoicefetcher ist die passende Wahl für alle, die eine reine Cloud-Lösung ohne lokale Software bevorzugen.

Gibt es Lösungen für Windows und Mac gleichermaßen?

Ja. Tailride stellt native Desktop-Apps für Windows und macOS bereit. Auch GetMyInvoices bietet eine Desktop-App für beide Betriebssysteme an.

invoicefetcher, Dext, Hubdoc und AutoEntry sind Webanwendungen, die über jeden modernen Browser aufgerufen werden können, bieten jedoch kein lokales Ausführungsmodell auf dem Desktop.

Können Belege vollautomatisch aus Lieferantenportalen geladen werden?

Ja. Entsprechende Abrufprogramme melden sich bei hinterlegten Portalen an, suchen nach neuen Rechnungen und laden diese nach Zeitplan herunter.

Vor dem ersten Abruf autorisieren Sie den Zugang einmalig. Bei manchen Portalen ist gelegentlich eine erneute Anmeldung, ein Bestätigungsschritt oder eine 2FA-Freigabe erforderlich.

Funktioniert der Belegabruf auch bei ausgeschaltetem Computer?

Ein Cloud-Dienst führt Abrufe auch bei ausgeschaltetem Rechner aus. Eine lokal installierte Desktop-Anwendung benötigt hingegen ein laufendes Gerät.

Bei Tailride werden Abrufe, die während des Ruhezustands anstanden, unmittelbar nach dem Reaktivieren des Computers nachgeholt.

Kann die Browser-Erweiterung von Tailride nach Zeitplan abrufen?

Ja. Die Tailride-Erweiterung führt zeitgesteuerte Abrufe in unterstützten Portalen durch, solange Chrome oder Edge geöffnet ist.

Soll der Abruf komplett ohne geöffneten Browser im Hintergrund laufen, empfiehlt sich die Tailride Desktop App.

Wie sicher werden die Passwörter für Lieferantenportale gespeichert?

Das hängt vom gewählten Tool und dessen Architektur ab.

Tailride verschlüsselt gespeicherte Zugangsdaten über den macOS-Schlüsselbund oder die Windows DPAPI direkt auf Ihrem Rechner. Das Speichern von Passwörtern ist dabei stets optional. GetMyInvoices ermöglicht in der Desktop-App ebenfalls Verbindungen ohne dauerhafte Passwortspeicherung.

Cloud-Dienste verarbeiten Anmeldedaten auf ihren eigenen Servern. Prüfen Sie vorab die Sicherheitsrichtlinien des jeweiligen Anbieters, um zu entscheiden, ob eine lokale oder cloudbasierte Lösung besser zu Ihrem Compliance-Konzept passt.

Können mehrere Konten beim selben Lieferanten eingerichtet werden?

Ja, sofern die gewählte Software getrennte Profile für dieselbe Plattform unterstützt.

Tailride erlaubt separate Profile und individuelle Bezeichnungen für jedes Konto. So lassen sich beispielsweise private Amazon-Käufe, geschäftliche Konten oder Zugänge unterschiedlicher Tochtergesellschaften sauber voneinander trennen.

Was unterscheidet ein Rechnungsabruf-Tool von OCR-Software?

Ein Abruf-Tool lädt die Originalrechnung als PDF oder Bild aus einem Portal, Postfach oder Ordner herunter. Eine OCR- und Extraktionssoftware liest den Inhalt des Dokuments aus und wandelt Belegdaten wie Beträge, Steuersätze und Rechnungsnummern in strukturierte Datensätze um.

Einige Plattformen beherrschen beide Schritte, während andere sich auf den Abruf oder die Auswertung spezialisieren. Achten Sie bei der Auswahl darauf, an welcher Stelle in Ihrem Ablauf der größte manuelle Aufwand entsteht.

Rechnungsdownload jetzt automatisieren

Welche Software am besten passt, richtet sich nach den genutzten Portalen und dem gewünschten Speicherort Ihrer Zugangsdaten.

Wenn Sie Lieferantenportale, E-Mails, Proton Mail und Verzeichnisse in einem durchgängigen Workflow bündeln möchten und Zugangsdaten sicher auf Ihrem Windows-PC oder Mac verbleiben sollen, laden Sie die Tailride Desktop App herunter.

Für den zeitgesteuerten Abruf bei geöffnetem Browser können Sie ergänzend die Tailride Browser-Erweiterung nutzen.

Sobald alle Dokumente vorliegen, unterstützt Tailride Sie dabei, Rechnungen automatisch an Ihren Steuerberater weiterzuleiten.