AliExpress factuur downloaden: los, bulk & btw (2026)

Laatste update: april 2026 · ~7 min leestijd

AliExpress is geen traditionele webwinkel, maar een online handelsplatform met honderden duizenden zelfstandige verkopers. Dat onderscheid is bepalend voor de manier waarop de facturatie verloopt. Wanneer je een bestelling plaatst, is het de individuele verkoper die de factuur opstelt, niet AliExpress zelf. Daardoor verschillen de beschikbaarheid, opmaak en gegevens per leverancier.

Wil je een AliExpress factuur downloaden voor je administratie of btw-aangifte? Deze handleiding behandelt het consumenten- en dropshippingplatform AliExpress. Het geldt niet voor Alibaba (het B2B-groothandelsplatform), 1688.com, Taobao, Shein of Temu. Deze platforms hanteren elk een eigen facturatieproces met afwijkende regels.

Samenvatting: 4 manieren om een AliExpress-factuur te ontvangen

Losse bestelling downloaden - Log in, ga naar 'My Orders', open de bestelling en klik op "Download Invoice" om een pdf rechtstreeks van de verkoper op te slaan.
Opvragen bij de verkoper - Verschijnt er geen downloadknop? Stuur de verkoper dan een bericht met je bedrijfsgegevens. De meeste verkopers reageren binnen 24 tot 48 uur.
Btw-conforme factuur - Geef vooraf of direct na aankoop je btw-nummer, bedrijfsnaam en factuuradres door. Verkopers die deelnemen aan de Europese IOSS-regeling verrekenen de btw direct bij het afrekenen.
Automatische bulkexport - Bij meer dan 50 bestellingen per maand is handmatig opslaan onbegonnen werk. De Tailride-extensie automatiseert de bulkextractie van facturen op AliExpress, inclusief een multi-client dashboard voor accountants en boekhouders.

→ Probeer de gratis Chrome-extensie · Bekijk de oplossing voor accountantskantoren

Snel overzicht: welke optie past bij jouw situatie?

Situatie	Geschikt voor	Bestandsformaat	Tijd per 100 facturen	Locatie document
Particulier / eenmalig	Kopers die een aankoopbewijs nodig hebben voor retour of garantie	Pdf van verkoper	~2–3 uur	AliExpress 'My Orders'
Zakelijk / btw	Bedrijven die btw-conforme documenten nodig hebben voor de aftrek van voorbelasting	Pdf met btw-specificatie	3–5 uur (inclusief contact met verkoper)	Verstuurd via AliExpress-berichten
Dropshipping (bulk)	Webshops met 50–500+ orders per maand die inkoopkosten (COGS) bijhouden	Gestructureerde pdf's in zip-bestand	~20 min (volledig geautomatiseerd)	Tailride-beheeromgeving
Accountantskantoor	Boekhouders met meerdere e-commerce- of dropshippingklanten	Gestructureerde data + pdf's gesynchroniseerd naar boekhoudpakket	Dashboardexport per klant	Tailride voor financieel adviseurs

Hoe facturatie op AliExpress werkt (het platformmodel)

AliExpress fungeert als marktplaats die kopers verbindt met externe verkopers, voornamelijk gevestigd in China en andere delen van de wereld. AliExpress zelf reikt geen facturen uit voor de geleverde goederen. Het platform verwerkt uitsluitend de betaling; het verstrekken van een officiële factuur is de verantwoordelijkheid van de verkoper die de bestelling uitlevert.

Dit brengt vier belangrijke aandachtspunten met zich mee. Ten eerste verschilt de opmaak per aanbieder: sommige leveranciers leveren een volwaardige handelsfactuur met alle bedrijfsgegevens, terwijl anderen slechts een eenvoudig ontvangstbewijs of een pakbon tonen. Ten tweede genereert circa 70% van de verkopers facturen automatisch, terwijl je bij de overige 30% expliciet een document moet aanvragen. Ten derde worden zakelijke gegevens (zoals je bedrijfsnaam en btw-identificatienummer) vrijwel nooit automatisch ingevuld; die moet je zelf doorgeven. Tot slot kan de inhoud variëren van een document dat voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst tot een summiere orderbevestiging die niet toereikend is voor de btw-administratie.

Scenario 1 - Een losse AliExpress factuur downloaden als pdf

Wanneer de verkoper de factuur al direct in het systeem heeft klaargezet, doorloop je de volgende stappen:

Log in op je AliExpress-account.
Ga naar My Orders (via het accountmenu rechtsboven).
Zoek de bestelling op en klik op de orderdetails.
Zoek naar de knop "Download Invoice" - deze bevindt zich meestal bovenaan het besteloverzicht, vlak boven de artikellijst.
Klik op de knop om het pdf-document te downloaden naar je computer.

De exacte benaming van de knop kan per winkel verschillen. Soms staat er simpelweg "Invoice" of "Download Receipt". Is er helemaal geen knop zichtbaar? Volg dan de instructies in Scenario 2.

Scenario 2 - Factuur aanvragen wanneer de downloadknop ontbreekt

Als de knop ontbreekt, betekent dit meestal dat de verkoper het document nog niet heeft aangemaakt, of wacht op aanvullende facturatiegegevens.

Stappenplan:

Open het detailoverzicht van de bestelling.
Klik op Contact Seller (in het overzicht of via de winkelpagina van de aanbieder).
Stuur een bericht met daarin:
- Je volledige bedrijfsnaam (of voor- en achternaam)
- Je factuuradres
- Je btw-nummer (zie Scenario 3)
- Het bestelnummer

Voorbeeldbericht:

Hi, could you please issue a formal invoice for order #[ORDER ID]? Please include: Business name: [BEDRIJFSNAAM], Address: [FACTUURADRES], VAT/Tax ID: [BTW-NUMMER]. Thank you.

De meeste verkopers reageren binnen 24 tot 48 uur met een bijgewerkte downloadlink in het orderoverzicht of sturen de factuur als bijlage mee via het berichtencentrum. Heb je na twee werkdagen nog geen reactie? Stuur dan een herinnering onder vermelding van het ordernummer.

Scenario 3 - Een btw-conforme zakelijke factuur regelen

Ondernemingen in Nederland en België die aankopen doen op AliExpress voor hun bedrijfsvoering, hebben een document nodig dat aan de wettelijke factuureisen voldoet. Dit betekent dat de gegevens van de verkoper, jouw bedrijfs- en btw-gegevens, een duidelijke omschrijving en een gespecificeerd belastingbedrag op het document moeten staan.

Voorafgaand aan de bestelling (aanbevolen): Neem vooraf contact op met de leverancier. Geef je bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer door en verifieer of de verkoper een volwaardige zakelijke factuur kan leveren. Dit voorkomt vertragingen achteraf.

Na het plaatsen van de bestelling: Gebruik het berichtensjabloon uit Scenario 2, aangevuld met je btw-nummer. Verkopers met ervaring in zakelijke leveringen zullen het document direct aanpassen of opnieuw verstrekken.

Wat een geldige zakelijke AliExpress-factuur moet bevatten:

Officiële bedrijfsnaam en adres van de verkoper
Jouw bedrijfsnaam en factuuradres
Jouw btw-nummer
Een uniek factuurnummer
Factuur- en besteldatum
Specificatie van de geleverde goederen met stukprijs en aantallen
Duidelijke vermelding van het btw-bedrag of IOSS-vermelding
Totaalbedrag inclusief valutasoort

Ontbreken deze basisgegevens, dan kan de Belastingdienst de voorgeschoten btw bij een controle weigeren voor terugvordering.

Scenario 4 - In bulk een AliExpress factuur downloaden voor dropshipping

AliExpress biedt standaard geen functionaliteit om facturen in bulk te exporteren. Wie facturen handmatig binnenhaalt (order openen, knop zoeken, opslaan en hernoemen), besteedt al snel 2 tot 3 minuten per aankoop - en nog veel meer als er contact met de verkoper nodig is. Voor een dropshipper met 200 orders per maand betekent dit maandelijks 7 tot 15 uur aan administratieve rompslomp.

Geautomatiseerde extractietools lossen dit knelpunt op. In plaats van bestelling voor bestelling door te klikken, koppelt de software aan je account en haalt alle facturen binnen een geselecteerde periode automatisch binnen, voorzien van een uniforme bestandsnaamgeving.

Met de Tailride-extensie verloopt het geautomatiseerd ophalen van facturen soepel, net als de automatische documentextractie bij ruim 30 leveranciersportalen. Koop je in via meerdere kanalen, dan breng je al je inkoopdocumenten samen in één centrale workflow. Alle bestanden worden direct hernoemd op basis van ordernummer en datum, samengevoegd in een zip-bestand of doorgestuurd naar je boekhoudpakket zoals Moneybird, Exact Online of Xero.

Prijzen op pakbonnen bij dropshipping (blind shipping)

Een veelvoorkomende zorg bij dropshippers is dat de leverancier een factuur met de inkoopprijs meestuurt in het pakket. Je klant zou dan direct zien wat je marge is.

De realiteit: De meeste AliExpress-verkopers voegen standaard geen facturen of prijslijsten toe aan internationale zendingen. Toch verschilt het beleid per verkoper en kun je hier niet blind op vertrouwen.

Maak je gebruik van dropshipping, voeg dan standaard een duidelijke instructie toe aan elke ordernotitie of stuur direct een bericht:

Please do not include any invoice, pricing, or promotional materials inside the package. Blind dropshipping required.

Veel leveranciers zijn hieraan gewend en bieden aan om uitsluitend een neutrale pakbon zonder prijzen bij te sluiten. Sommige partijen bieden zelfs maatwerkopties voor branded verpakkingen aan.

De EU IOSS-regeling en btw bij grensoverschrijdende orders

Sinds de invoering van de Europese Import One-Stop Shop (IOSS) in juli 2021 worden zendingen van buiten de EU met een waarde tot € 150 anders belast:

Bij IOSS-geregistreerde verkopers: De btw van het land van bestemming (bijvoorbeeld 21% in Nederland) wordt direct bij het afrekenen op AliExpress in rekening gebracht. De factuur vermeldt deze afgedragen btw, en het pakket passeert de douane zonder invoerheffingen of inklaringskosten. Het IOSS-nummer van de verkoper op het verzendlabel dient als bewijs.

Bij niet-IOSS verkopers of orders boven € 150: De btw wordt pas geheven bij invoer via de douane of pakketbezorger (zoals PostNL of DHL). In dat geval is het douane-invoerdocument (inklaringsbewijs) je officiële fiscale bewijsstuk voor de Belastingdienst, en niet de losse verkoopbon van AliExpress.

Vragen over het AliExpress IOSS-nummer: Vraagt de douane of koerier naar het IOSS-nummer van een specifieke order? Dit nummer hoort op het verzendlabel te staan. Ontbreekt het, vraag het dan direct op bij de verkoper met referentie naar je ordernummer.

Een AliExpress-factuur controleren: de belangrijkste velden

Een correct opgesteld document van een verkoper bevat minimaal de volgende onderdelen:

Gegevens verkoper - Juridische bedrijfsnaam en adres van de winkelier
Gegevens koper - Jouw (bedrijfs)naam en eventueel btw-nummer
Factuurnummer - Uniek nummer aangemaakt door de verkoper
Besteldatum - De datum waarop de aankoop is gedaan
Productomschrijving - Gespecificeerde artikelen met prijs per stuk en aantal
Valuta en prijzen - Meestal in USD, EUR of lokale munteenheid
Btw-vermelding - Alleen aanwezig als de verkoper IOSS-gecertificeerd is of een btw-factuur ondersteunt
Totaalbedrag - Som van goederen, verzendkosten en eventuele belastingen
Betaalreferentie - Verwijzing naar het AliExpress-transactienummer

Welke aanpak past bij jouw ordervolume?

Consument / incidentele aankoop:
De stappen uit Scenario 1 volstaan. Ontbreekt de downloadknop, dan levert een berichtje aan de verkoper volgens Scenario 2 binnen enkele dagen het gewenste document op.

Zakelijke koper (kleine volumes):
Met de werkwijze uit Scenario 3 vraag je tijdig een btw-specificatie aan. Zolang het om minder dan 10 tot 20 orders per maand gaat, is handmatig downloaden prima beheersbaar.

Dropshipper met 50+ bestellingen per maand:
Bij dit volume kost handmatig verzamelen te veel tijd. Softwarematige verwerking via Tailride bespaart je uren werk per week. Start je gratis proefperiode en koppel je account in enkele minuten.

Accountantskantoor met meerdere e-commerceklanten:
Handmatige exports voor diverse klanten zorgen voor versnippering en fouten. Het accountantsoverzicht van Tailride biedt een centraal multi-client platform met automatische exports naar je boekhoudpakket. Bekijk Tailride voor accountants.

De werkelijke kosten van handmatige administratie

Voor een actieve dropshipper met 200 tot 500 bestellingen per maand lopen de uren snel op. Een order waarbij je de verkoper moet aanschrijven kost al snel 5 tot 10 minuten inclusief opvolging. Directe downloads kosten bij grote aantallen gemiddeld 2 tot 3 minuten per stuk door het vele doorklikken. Bij 300 orders per maand waarvan een derde navraag vereist, ben je maandelijks 8 tot 12 uur kwijt aan documentverzameling.

Voor administratiekantoren stapelt dit werk zich op per cliënt. Vergelijk de mogelijkheden van extractietools en ontdek het verschil in ons overzicht: vergelijk Tailride met GetMyInvoices.

Handmatig downloaden versus automatische verwerking met Tailride

Eigenschap	Handmatige export per bestelling	Automatische extractie via Tailride
Tijd per 100 orders	8–12 uur (afhankelijk van reactietijd leveranciers)	~20 minuten achtergrondverwerking
Afwijkende factuurindelingen	Handmatig controleren per verkoper	Centrale verwerking ongeacht de leverancier
Btw-facturen opvragen	Handmatige berichten sturen en wachten op antwoord	Automatisch meegenomen zodra de verkoper het document genereert
Meerdere accounts beheren	Telkens in- en uitloggen per account	Alle klantaccounts in één centraal dashboard
Oude administratie inhalen	Bestelling voor bestelling openen	Volledige orderhistorie in één scan ophalen
Boekhoudkoppeling	Ruwe pdf's handmatig hernoemen en sorteren	Directe synchronisatie naar je boekhoudsoftware

Drie manieren om facturen te verzamelen

1. Browserextensie - De extensie draait direct in je actieve browsersessie en leest facturen uit vanuit je orderoverzicht, zonder dat je inloggegevens elders opgeslagen worden. Ideaal voor dropshippers die hun eigen winkel beheren.

2. E-mailinbox scannen - Sommige leveranciers sturen documenten per e-mail. Met AI-inboxscanning worden facturen automatisch herkend en verzameld naast die van je overige leveranciers.

3. Multi-client console - Voor financiële professionals: configureer elk klantaccount één keer in de speciaal voor accountants ontwikkelde omgeving. De facturen worden volgens een vast schema opgehaald en klaargezet.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

De knop "Download Invoice" ontbreekt

De verkoper heeft het document nog niet gegenereerd. Stuur een bericht via het platform volgens de stappen in Scenario 2. Dit lost in de meeste gevallen het probleem binnen 48 uur op.

De verkoper reageert niet op het factuurverzoek

Wacht de standaardtermijn van 48 uur af en stuur daarna een vriendelijke herinnering met vermelding van het ordernummer. Reageert de verkoper structureel niet en is de order nog actief, dan kun je via de kopersbescherming van AliExpress assistentie vragen.

Er ontbreken btw-gegevens of bedrijfsnamen op de factuur

Dit gebeurt wanneer het document is aangemaakt voordat je gegevens bekend waren. Vraag via het berichtensysteem om een gecorrigeerd exemplaar onder vermelding van je btw-nummer en vestigingsadres.

Er zat toch een pakbon met prijzen in het dropship-pakket

Herhaal de instructie voor blanco verzending ("blind shipping") expliciet bij iedere volgende bestelling. Vraag de leverancier vooraf om een bevestiging hiervan.

De orderstatus staat op "Completed" maar er is geen factuur

Ook bij afgeronde orders kan een verkoper achteraf nog een factuur uitreiken. Neem contact op met de leverancier en vermeld het betreffende bestelnummer.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik AliExpress facturen in bulk downloaden?

AliExpress heeft zelf geen bulkexport-knop. Met gespecialiseerde software zoals de Tailride-extensie kun je alle documenten over een gewenste periode geautomatiseerd exporteren. Voor 100 bestellingen duurt dit circa 20 minuten op de achtergrond, tegenover een volledige werkdag aan handmatig klikwerk.

Accepteert de Belastingdienst facturen van AliExpress?

Ja, mits het document aan de wettelijke vereisten voldoet. Er moeten duidelijke gegevens op staan van zowel de verkoper als jouw bedrijf, inclusief artikelomschrijving, bedragen en eventuele btw. Twijfel je over de geldigheid van een specifiek document? Raadpleeg dan je boekhouder of financieel adviseur.

Wat is het IOSS-nummer van AliExpress?

Sinds juli 2021 int AliExpress de btw direct bij het afrekenen voor bestellingen onder € 150 naar de EU. Het IOSS-nummer op het verzendlabel bewijst dat de invoer-btw al is voldaan. Vraagt de douane hierom, vraag dan het specifieke nummer op bij de verkoper.

Kan ik facturen van eerdere jaren alsnog downloaden?

Ja, verkopers bewaren bestelgegevens meestal langere tijd en kunnen documenten opnieuw verstrekken. Heb je een grote achterstand in te halen? Gebruik dan de optie voor historische factuurscanning om je eerdere transacties in één keer in kaart te brengen.

Wat is het verschil tussen een ontvangstbewijs en een factuur op AliExpress?

Een ontvangstbewijs (receipt) bevestigt alleen dat de betaling via het platform is geslaagd. Een verkoopfactuur (commercial invoice) is het officiële administratieve document met leveranciersgegevens, productspecificaties en btw-uitsplitsing. Voor je officiële boekhouding heb je altijd de factuur nodig.

Werkt facturatie op AliExpress hetzelfde als op Alibaba?

Nee. AliExpress is gericht op consumenten en dropshipping, terwijl Alibaba een B2B-groothandelsplatform is met eigen procedures voor offertes, handelsfacturen en douanedocumenten. Lees meer in onze handleiding over facturen en aankoopbewijzen op Alibaba.