Privacybeleid voor Tailride

Laatst bijgewerkt: 25 mei 2026

Dit privacybeleid beschrijft hoe Tailride S.à r.l., 6 rue M. Schnadt, L-2530 Luxemburg, RCS B303779, btw LU37209474 ("Tailride", "wij", "ons") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat en openbaar maakt wanneer u https://tailride.so en de Tailride-applicatie gebruikt.

1. Gegevens die we verzamelen
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, authenticatiegegevens.
- Facturatiegegevens: klant-/abonnementsidentificatoren en betalingsmetadata van onze betalingsproviders.
- Dienstgegevens: facturen, kwitanties, geëxtraheerde velden, scangeschiedenis, metadata van gekoppelde accounts en instellingen.
- Integratiegegevens: wanneer u e-mailproviders koppelt (bijvoorbeeld Google of Microsoft), ontvangen we geautoriseerde tokens en alleen-lezen toegang tot uw mailbox die nodig is om relevante financiële documenten te lokaliseren.
- Technische gegevens: logs, apparaat-/browserinformatie, IP-gerelateerde diagnostische gegevens en cookie-/sessiegegevens.

2. Hoe we gegevens gebruiken
We verwerken gegevens om (a) de dienst te leveren en te onderhouden, (b) factuur-/kwitantie-informatie te extraheren en te structureren, (c) accounts te beveiligen en misbruik te voorkomen, (d) facturering en abonnementen te verwerken, (e) ondersteuning te bieden en (f) betrouwbaarheid en prestaties te verbeteren.

3. Rechtsgronden (indien van toepassing)
Afhankelijk van uw rechtsgebied verwerken we persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende gronden: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen (beveiliging, fraudepreventie, productbetrouwbaarheid), wettelijke verplichtingen en uw toestemming (bijvoorbeeld bepaalde integraties/cookies).

4. Integraties en beperkt gebruik van mailboxgegevens
Als u een inbox koppelt, gebruikt Tailride de verleende machtigingen uitsluitend om relevante financiële documenten voor uw werkruimte te identificeren en te verwerken. We verzenden geen e-mail namens u via deze toegang. Tailride gebruikt klantgegevens niet om algemene AI/ML-modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.

5. Delen en verwerkers
We verkopen geen persoonsgegevens. We delen persoonsgegevens met drie categorieën van derden:

(a) Subverwerkers die persoonsgegevens verwerken namens Tailride en volgens de instructies van Tailride (hosting in de cloud, OCR/AI-providers, transactionele e-mail, livechat voor klantenondersteuning). Deze worden vermeld in onze Verwerkersovereenkomst op https://tailride.so/dpa en werken op basis van contracten conform artikel 28 AVG.

(b) Zelfstandige of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken die bepaalde persoonsgegevens verwerken voor hun eigen doeleinden (betalingsverwerkers, web-/productanalyse, advertentie- en affiliatepartners, fraudepreventiecontroles). Deze worden vermeld in sectie 12 hieronder, zijn geen subverwerkers van Tailride en verwerken persoonsgegevens onder hun eigen privacyverklaringen.

(c) Door de gebruiker geactiveerde integraties en ontvangers die u zelf kiest te koppelen (bijvoorbeeld e-mailproviders, boekhoudplatformen, berichtendiensten) — deze verwerken persoonsgegevens onder uw eigen overeenkomst met de betreffende provider.

We kunnen ook persoonsgegevens verstrekken aan uw geautoriseerde medewerkers, of wanneer dit vereist is om te voldoen aan de wet, een juridische procedure of een afdwingbaar verzoek.

6. Internationale gegevensoverdrachten
Uw gegevens kunnen worden verwerkt in andere landen dan uw eigen land. Waar vereist, maken we gebruik van passende waarborgen voor grensoverschrijdende overdrachten.

7. Bewaartermijn
We bewaren persoonsgegevens zolang als nodig is om de dienst te leveren, legitieme zakelijke dossiers te onderhouden en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

8. Verwijdering van account en gegevens
U kunt uw account rechtstreeks in het product verwijderen:
- Ga naar Instellingen.
- Open het gedeelte Account verwijderen.
- Voer het e-mailadres van uw account in ter bevestiging.
- Klik op Permanent verwijderen.

Na voltooiing start Tailride binnen 90 dagen de verwijdering van uw werkruimtegegevens (inclusief facturen, extracties, gekoppelde accounts/integraties en instellingen) uit onze productiesystemen, trekt beschikbare providertokens in, verwijdert gekoppelde opgeslagen bestanden en logt u uit. Enkele beperkte gegevens kunnen worden bewaard waar dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld voor fraudepreventie, boekhouding of juridische geschillen).

Versleutelde back-ups worden volgens hun eigen cyclus overschreven (momenteel tot twaalf maanden); ze worden geïsoleerd bewaard en uitsluitend gebruikt voor noodherstel. Mocht er ooit een herstel vanuit een back-up plaatsvinden, dan passen we uw verwijdering opnieuw toe op de herstelde gegevens.

Als u geen toegang heeft tot uw account, vraag dan verwijdering aan via mike@tailride.so vanaf uw geregistreerde e-mailadres.

9. Beveiliging
We implementeren redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder versleuteling tijdens overdracht en toegangscontroles. Geen enkel systeem kan echter als volledig veilig worden gegarandeerd.

10. Uw rechten
Behoudens toepasselijk recht kunt u verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar/beperking of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens door contact op te nemen via mike@tailride.so. U kunt cookies ook beheren via uw browserinstellingen.

11. Gegevens van kinderen
Tailride is niet gericht op kinderen jonger dan 13 jaar, en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

12. Lijst van providers (diensten van derden die we gebruiken)
Deze lijst geeft de providers weer op de datum van "Laatst bijgewerkt" en wordt actueel gehouden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen subverwerkers (gedekt door de DPA van Tailride), zelfstandige of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en door de gebruiker geactiveerde integraties.

A) Subverwerkers gedekt door de Verwerkersovereenkomst (Artikel 28 AVG)
De volledige lijst met juridische entiteiten, verwerkingsregio's en overdrachtswaarborgen is te vinden in Bijlage 3 van de DPA op https://tailride.so/dpa. Op de datum van "Laatst bijgewerkt" zijn dit:
- Vercel — webhosting, edge-computing, CDN.
- Amazon Web Services — objectopslag (S3) en OCR (Textract).
- MongoDB Atlas — beheerde applicatiedatabase.
- Upstash — asynchrone taakwachtrij (QStash).
- Google Cloud Run — interne backend-microservices.
- Hetzner — achtergrondworkers en Gotenberg PDF-rendering.
- Resend — aflevering van transactionele e-mails.
- Crisp — livechat voor klantenondersteuning.
- OpenAI — extractie van factuurtekst.
- Microsoft Azure (Azure OpenAI / Azure AI Vision) — OCR en documentbegrip.
- Google Gemini — factuurextractie.

B) Betalingspartners (zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken)
Betalingspartners treden op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken voor de betalingsgegevens die zij verwerken onder hun eigen wettelijke en regelgevende verplichtingen (PCI-DSS, anti-witwaswetgeving, fraudepreventie). Zij zijn geen subverwerkers van Tailride.
- Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Dublin, Ierland) — betalingsverwerking, abonnementsfacturering, klantfacturatieportaal, belastinggerelateerde velden bij het afrekenen.
- Gepland: Paddle (Paddle.com Market Ltd, Londen, VK) — Merchant of Record betalingsverwerking voor geselecteerde markten.

C) Web- en productanalyse (gezamenlijke of zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken; geladen onder voorbehoud van cookietoestemming)
- Google Tag Manager en Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) — siteanalyse en conversiemeting.
- DataFast — privacyvriendelijke productanalyse (paginaweergaven en conversiegebeurtenissen).
- Ahrefs Analytics — basis website-analyse.

D) Advertentiepartners (gezamenlijke of zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken; geladen onder voorbehoud van cookietoestemming)
- Meta Pixel en Conversions API (Meta Platforms Ireland Ltd) — advertentiemeting en doelgroepgericht adverteren.
- Gepland: Google Ads (Google Ireland Ltd) — advertentieweergave en conversiemeting.

E) Affiliate-marketingpartners
- Affonso (Affonso, Keulen, Duitsland) — toewijzing van affiliate-doorverwijzingen; minimale gegevensdeling (klik-ID en conversiegebeurtenissen).

F) Fraudepreventie en accountaanmaakcontroles
- UserCheck (Issoudun Pte. Ltd. h.o.d.n. UserCheck, Singapore) — controle op wegwerp-e-maildomeinen bij registratie; alleen het e-maildomein wordt verzonden.

G) Aanvullende providers die geen persoonsgegevens verwerken
- Brandfetch — opzoeken van leverancierslogo's (alleen de domeinnaam van de leverancier wordt verzonden).
- Valutakoers-API's — alleen valutacodes worden verzonden.

H) Door de gebruiker geactiveerde integraties, communicatiekanalen en bestemmingen (alleen geactiveerd als u ze koppelt of gebruikt; ze verwerken gegevens onder uw eigen overeenkomst of relatie met de betreffende provider)
- Google-diensten (Gmail, Drive, Sheets).
- Microsoft-diensten (Microsoft 365 / Outlook / Graph, OneDrive).
- QuickBooks Online.
- Xero.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- Odoo.
- IMAP/SMTP-servers.
- WhatsApp Cloud API.
- Telegram Bot API.
- Alle door u geconfigureerde aangepaste webhooks.

Dit omvat tevens documenten die via uw browser zijn geüpload of naar Tailride zijn verzonden via een door u of de afzender gekozen e-mail- of berichtendienstkanaal.

13. Cookies en vergelijkbare technologieën
Tailride gebruikt first-party en third-party cookies. De huidige cookies omvatten:

A) Strikt noodzakelijk
- next-auth.session-token / __Secure-next-auth.session-token: houdt u ingelogd; sessie/authenticatie.
- next-auth.csrf-token / __Secure-next-auth.csrf-token: CSRF-bescherming voor authenticatiestromen.
- next-auth.callback-url / __Secure-next-auth.callback-url: slaat het omleidingsdoel na het inloggen op.
- NEXT_LOCALE: onthoudt uw geselecteerde taal (tot 1 jaar).

B) Functioneel en attributie
- initialReferrer: slaat het eerst bekende verwijzende domein op voor attributie-/ondersteuningscontext (ongeveer 30 dagen).
- utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content: slaat UTM-campagneparameters van de bestemmings-URL op (ongeveer 30 dagen).

C) Marketing-/analyse-cookies (geplaatst door ingeschakelde scripts van derden)
- datafast_visitor_id, datafast_session_id: DataFast attributie-/sessie-identificatoren.
- affonso_referral: identificatiecode voor partnerdoorverwijzing die wordt gebruikt bij afrekenattributie.
- Google Analytics/Tag Manager-cookies (bijvoorbeeld _ga en gerelateerde meetcookies).
- Overige cookies van geactiveerde analysescripts (bijvoorbeeld Ahrefs), die per providerimplementatie kunnen variëren.

U kunt niet-noodzakelijke cookies beheren via uw browserinstellingen en, waar beschikbaar, via toestemmingsvoorkeuren.

14. Beleidswijzigingen
We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Belangrijke wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe datum van "Laatst bijgewerkt".

15. Contact
Privacyvragen of -verzoeken: mike@tailride.so.