Cómo exportar facturas en formato DATEV (2026)
Solo asientos, o la factura con su documento - las dos entregas a DATEV comparadas, cómo contabilizar una factura de proveedor y cómo exporta Tailride.
Última actualización: agosto de 2026 · unos 11 min de lectura · Publicado por Tailride
Dos cosas muy distintas se llaman «la exportación a DATEV», y la mayoría de las guías solo describe una.
La primera envía asientos contables: un registro por documento, ya imputado y cerrado, mientras la factura se queda atrás. La segunda envía la factura junto con su documento, de modo que la asesoría contabiliza a partir de la pieza real y no del resumen que otro hizo de ella.
Cuál de las dos uses decide cuánto trabajo queda en tu oficina y cuánto acaba en la de tu asesor fiscal - y si el justificante está ahí el día que alguien lo pida.
Tailride genera el segundo tipo de entrega. Cada factura de proveedor viaja como datos más su PDF original, tipificada como factura recibida, archivada bajo Eingangsrechnungen (facturas recibidas), con el periodo ya asignado, los importes desglosados por tipo de IVA e imputados al SKR03, al SKR04 o a tu propio plan contable. Tener los documentos es la otra mitad del trabajo, así que también la hacemos: buzones de correo, portales de proveedores y tan atrás en el tiempo como haga falta. Las primeras diez facturas de cada mes son gratis; después, desde 12 € al mes con facturación anual. Ver las integraciones →
Respuesta corta
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Un Buchungsstapel (lote de asientos) contiene solo asientos. Compacto, definitivo - y el documento no viaja con él.
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Un paquete DATEV Unternehmen online contiene los datos de la factura y el documento original, un registro por factura.
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Tailride genera el segundo tipo: con el PDF adjunto, los importes desglosados por tipo de IVA y, deliberadamente, sin líneas de detalle.
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Una factura de proveedor se contabiliza como cuenta de proveedor, cuenta de gasto, IVA soportado - no como cuenta de cliente, cuenta de ingresos, IVA repercutido. Las guías que dicen lo contrario describen facturas emitidas.
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Acuerda el plan contable con tu asesor antes de la primera exportación, no después del primer rechazo.
Las dos cosas llamadas «exportación a DATEV»
Buchungsstapel: el asiento sin la factura
Un Buchungsstapel es un lote de asientos. Cada línea es un apunte terminado: un importe, dos cuentas, una clave de impuesto, una fecha, una referencia de documento.
Es compacto y se importa limpiamente. También es una conclusión. Cuando un documento se convierte en una línea, alguien ya decidió a qué cuenta de gasto pertenece, y la factura que justificaba esa decisión no está en el archivo. Tu asesoría recibe la respuesta sin la prueba.
Sirve para una factura de teléfono. Se queda corto para cualquier cosa por la que pueda preguntar una inspección.
Un paquete DATEV Unternehmen online: la factura, con su documento
La otra vía envía los datos de la factura y el documento juntos, en un ZIP que la asesoría importa en DATEV Unternehmen online.
Dentro hay un archivo índice que describe el contenido del paquete y, por cada factura, un archivo de datos junto al PDF original. Cada registro está tipificado como accountsPayableLedger: una factura recibida, archivada bajo Eingangsrechnungen, marcada con el periodo al que corresponde.
La diferencia práctica: tu asesor abre una propuesta de asiento y la factura está ahí. Puede comprobarla, desglosarla o imputarla de otro modo. Nada se aplanó antes de llegar, y nada habrá que rescatar después de una carpeta compartida.
No es lo mismo que el DATEV Rechnungsdatenservice, distinción que conviene hacer porque los nombres se confunden. El Rechnungsdatenservice lo solicita la asesoría y se autentica con una DATEV SmartCard o con SmartLogin: no puedes activarlo por tu cuenta. Esa vía la tratamos en la guía de sevdesk. El paquete que se describe aquí lo generas tú y lo entregas.
Qué tiene que sobrevivir de verdad a la entrega
Tres cosas, y la lista es más corta de lo que se suele suponer.
El desglose por tipo de IVA. Una factura de proveedor con 19 % y 7 % tiene que llegar ya desglosada, porque ese desglose determina el IVA soportado que te deduces. Reducida a un total único, el importe sale mal. Esa es la parte que tiene que estar bien en el archivo, y la exportación de Tailride desglosa por tipo.
El documento. Bajo GoBD la operación tiene que ser reproducible. Una línea de asiento que apunta a una factura guardada en otro sitio es justo la grieta que buscan las inspecciones. El PDF original - o el archivo de factura electrónica cuando el proveedor lo ha enviado - viaja dentro del comprimido.
Identidad suficiente para poder imputar. Nombre y ciudad del proveedor, número de IVA, número de factura, fecha de factura, fecha de vencimiento, fecha de entrega, moneda. La fecha de entrega pesa más de lo que parece: en el IVA alemán es la que decide a qué periodo pertenece la factura.
Lo que deliberadamente no viaja: las líneas de detalle
Tailride lee las facturas línea a línea - así es como se calcula el desglose por tipo. Esas líneas no se escriben en el archivo DATEV, y eso es una decisión, no una carencia.
Imputar cada línea a una cuenta de gasto le corresponde a la asesoría, porque el plan contable es suyo. Una herramienta que empuja cuarenta posiciones a su sistema adivinando una cuenta para cada una genera trabajo de revisión en lugar de quitarlo. Lo que necesitan es una factura bien desglosada con el documento adjunto, y eso es lo que llega.
Si de verdad necesitas reparto analítico línea a línea, coméntanoslo en lugar de dar por hecho que la exportación lo cubre. Es otro flujo de trabajo, y conviene saber cuánta gente lo necesita realmente.
Contabilizar una factura recibida en el sentido correcto
Aquí es donde más se equivocan las guías, y el error es fácil: en ambos sentidos hay una factura, un importe de impuesto y un plan contable.
Una factura de proveedor - recibida, y que tienes que pagar - se contabiliza así:
| Lado | Cuenta | Significado |
|---|---|---|
| Haber | Kreditor (cuenta de proveedor) | debes dinero a este proveedor |
| Debe | Aufwandskonto (cuenta de gasto) | has incurrido en un gasto |
| Debe | Vorsteuer (IVA soportado) | recuperas ese importe de Hacienda |
Una factura emitida - de las que tú expides - es la imagen inversa: cuenta de cliente, cuenta de ingresos, IVA repercutido. Dinero que te deben, ingresos ganados, IVA que tú debes al Estado.
Todo lo de esta página es del primer tipo, porque es lo que llega de Amazon, Meta, Telekom y otros cuarenta proveedores.
Un ejemplo resuelto
Una factura de Meta Ads de 119 € con impuestos incluidos: 100 € netos de gasto publicitario más 19 € de impuesto.
| SKR03 | SKR04 | |
|---|---|---|
| Gasto de publicidad, 100 € netos | 4600 Werbekosten | 6600 Werbekosten |
| IVA soportado 19 %, 19 € | 1576 Abziehbare Vorsteuer | 1406 Abziehbare Vorsteuer |
| Deuda con el proveedor, 119 € | cuenta de proveedor de Meta | cuenta de proveedor de Meta |
El debe y el haber tienen que cuadrar exactamente: 100 € y 19 € contra 119 €.
Fíjate en lo que no aparece. Ningún número de cliente, ninguna cuenta de ingresos. Si una guía te dice que asignes una cuenta de cliente y una cuenta de ingresos a una factura que te envió un proveedor, está describiendo el otro sentido - y seguirla mete tu gasto en publicidad dentro de tu cifra de ventas.
SKR03, SKR04 y qué plan contable manda
SKR03 está organizado por procesos y es habitual en comercio e industria. SKR04 sigue la estructura del balance y encaja mejor con empresas de servicios. Muchas asesorías usan una versión adaptada de uno u otro.
La elección no es realmente tuya. El DATEV de tu asesoría espera un plan concreto, y todo lo que llegue imputado a otro se convierte allí en trabajo de recodificación, facturado a su tarifa por hora.
Cierra tres cosas antes de la primera exportación:
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Qué plan exactamente, incluidas las adaptaciones propias de la asesoría
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A qué cuentas de gasto van tus proveedores recurrentes: los quince que suman la mayor parte del volumen
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Qué rango de números de proveedor se usa, para que dos sistemas no inventen numeraciones contradictorias
Con eso acordado, la entrega mensual deja de ser una negociación.
Cómo funciona la exportación de Tailride
La exportación en sí es la parte corta. Lo que la sostiene ocurre antes.
Recogida. Las facturas se extraen de Gmail, Outlook e IMAP, incluidas las que están en el cuerpo del correo y las que se esconden tras un enlace «ver factura» en lugar de venir adjuntas. Los portales de proveedores que nunca envían correo - Amazon, Meta y Telekom entre ellos - se consultan directamente. El escaneo retroactivo recorre tu historial para recuperar lo que faltaba de antes.
Extracción. Precisión por campo, con datos de producción:
| Campo | Precisión de extracción |
|---|---|
| Nombre del proveedor | 99,7 % |
| Importe del impuesto | 99,2 % |
| Total de la factura | 99,1 % |
| Números de IVA | 97,9 % |
Imputación. La imputación automática asigna cada línea al SKR03, al SKR04 o a tu propio plan. Las reglas se definen una vez por proveedor y se aplican después a todas sus facturas. Cuando el tratamiento fiscal de un documento contradice el tipo realmente aplicado, la exportación se detiene y pregunta en lugar de registrar un cero silencioso: la inversión del sujeto pasivo y el IVA extranjero se señalan, nunca se borran sin avisar.
Validación y, después, el archivo. Cada documento se comprueba antes de construir el paquete, y la ventana de exportación muestra el resultado antes de confirmar: cuántos registros salen como facturas, cuántos como solo documento y cuántos están bloqueados. Los recibos y resúmenes de pedido - documentos sin datos contabilizables - salen como solo documento y llegan a la asesoría sin hacerse pasar por asientos. Tú decides si se adjuntan los PDF.
Cuando la clasificación falla, la corriges tú. Algunos documentos parecen recibos y son facturas. Abre la vista previa, cambia el tipo, márcalo como factura y se escribe un registro completo para él: fecha, importe, tipo de IVA, moneda, número de factura, texto del asiento, número de IVA del proveedor, fecha de vencimiento, fecha de entrega, nombre y ciudad del proveedor. Un documento que habría llegado como adjunto suelto pasa a ser algo que la asesoría puede contabilizar.
Lo que sale es un ZIP que la asesoría importa en DATEV Unternehmen online: datos de factura desglosados por tipo de IVA, cada registro archivado como factura recibida bajo Eingangsrechnungen con su periodo, y el PDF original o el archivo de factura electrónica al lado.
El límite que conviene nombrar: donde todas las facturas llegan adjuntas y constan de una línea a un solo tipo, un Buchungsstapel de lo que ya usas hará el trabajo perfectamente. El argumento para cualquier otra cosa empieza en las facturas detalladas, en los proveedores que solo publican en portal y en los documentos que nunca recibió nadie.
Qué ve tu asesoría al otro lado
Merece mencionarse, porque es la mitad que tú no miras.
Importa un ZIP. Cada factura aparece como propuesta de asiento con el documento al lado - no un nombre de archivo que haya que ir a buscar, sino la página misma. Donde la imputación ya está, la confirma. Donde parece equivocada, la cambia, y ve contra qué la está cambiando.
La diferencia se nota en lo que deja de ocurrir: ningún correo pidiendo que reenvíes la factura de alojamiento de marzo, ninguna carpeta compartida que conciliar contra los asientos, ningún mes en que la contabilidad y el archivo de documentos discrepen sobre qué existe.
Qué comprobar antes de entregar
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El periodo está cerrado por ambos extremos. Un mes natural, nada que sobresalga.
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Cada documento tiene proveedor. Un registro sin cuenta de proveedor es el rechazo más frecuente.
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Las facturas con varios tipos están desglosadas. Abre una con dos tipos y confirma que ambos sobrevivieron.
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Nada exportado dos veces. Si ya entregaste el periodo, excluye lo que ya salió.
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Cero documentos bloqueados. Lo bloqueado no se importará, y resolverlo antes sale más barato que después.
Después entrégalo como prefiera tu asesor. Algunos quieren el archivo; otros prefieren descargarlo ellos mismos con su propio acceso a DATEV, que suele ser menos trabajo para todos.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un Buchungsstapel y un paquete DATEV Unternehmen online?
Un Buchungsstapel es un lote de asientos terminados sin documento adjunto. Un paquete DATEV Unternehmen online lleva los datos de la factura y el PDF original juntos, un registro por factura, archivado como factura recibida con su periodo. Tailride genera el segundo.
¿La exportación a DATEV incluye líneas de detalle?
No, y es a propósito. Las facturas se leen línea a línea - así se calcula el desglose por tipo - pero esas líneas no se escriben en el archivo DATEV. Imputar cada línea a una cuenta de gasto le corresponde a la asesoría, que es la dueña del plan contable. Lo que el archivo debe llevar es una factura bien desglosada con el documento adjunto.
¿Cómo se contabiliza una factura de proveedor en DATEV?
Cuenta de proveedor al haber, cuenta de gasto al debe, IVA soportado al debe. Para una factura de publicidad de 119 €: 100 € a Werbekosten (4600 en SKR03, 6600 en SKR04) y 19 € a Abziehbare Vorsteuer (1576 en SKR03, 1406 en SKR04), contra 119 € que se deben al proveedor.
¿Es lo mismo que el DATEV Rechnungsdatenservice?
No. El Rechnungsdatenservice lo solicita tu asesoría y se autentica con DATEV SmartCard o SmartLogin, así que no puedes activarlo por tu cuenta. El paquete descrito aquí lo generas y lo entregas tú. Algunos programas de contabilidad ofrecen la vía del Rechnungsdatenservice - nuestra guía de sevdesk explica cómo funciona.
¿Por qué se rechazó mi importación en DATEV?
Casi siempre por un proveedor que falta en un documento, o porque el debe no cuadra con el haber. Ambas cosas nacen en la captura, no en la exportación: un documento que llegó sin proveedor identificado ya estaba roto antes de que nadie pulsara el botón.
¿SKR03 o SKR04?
El que use tu asesor fiscal. El SKR03 está orientado a procesos y es habitual en comercio e industria, el SKR04 sigue el balance y encaja con servicios, y muchas asesorías usan una versión adaptada. Pregunta antes de la primera exportación.
¿Qué pasa con los recibos que no son realmente facturas?
Pueden salir como registros de solo documento: el papel llega a la asesoría sin pretender ser un asiento. Útil para resúmenes de pedido y tiques que deben estar en el expediente pero no tienen datos contabilizables.
¿Puedo exportar una sola factura?
Las entregas a DATEV se organizan alrededor de un periodo contable, normalmente un mes natural. Es una convención de la contabilidad alemana, no un límite del software. La pregunta útil es si el periodo está completo, y por eso la recogida importa más que el botón de exportar.
¿Esto es asesoramiento fiscal?
No. Es información general sobre formatos de archivo y mecánica contable. Qué cuentas se aplican a tu negocio y qué plan lleva tu asesoría es una pregunta para tu asesor fiscal.
Conclusión
El formato de entrega es una decisión de verdad, no un tecnicismo. Un Buchungsstapel le da a tu asesor una conclusión. Un paquete DATEV Unternehmen online le da la factura - con el documento adjunto y el IVA ya desglosado - y le deja hacer la parte por la que se le paga.
Y ningún formato salva un documento que nadie recogió. El mes anterior a la exportación es donde se gana o se pierde esto.
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Fuentes
Información general sobre formatos de archivo y mecánica contable; no es asesoramiento fiscal. Confirma tu plan contable, tus imputaciones y tus obligaciones con tu asesor fiscal.