Como exportar faturas em formato DATEV (2026)

Última atualização: agosto de 2026 · cerca de 11 min de leitura · Publicado por Tailride

Duas coisas muito diferentes chamam-se «a exportação para DATEV», e a maioria dos guias descreve apenas uma delas.

A primeira envia lançamentos contabilísticos - um registo por documento, já classificado e fechado, ficando a fatura para trás. A segunda envia a fatura juntamente com o documento, de modo que o gabinete lança a partir da peça real e não do resumo que outra pessoa fez dela.

A escolha determina quanto trabalho fica no seu escritório e quanto acaba no do seu contabilista - e se o documento está lá no dia em que alguém o pedir.

O Tailride produz o segundo tipo de entrega. Cada fatura de fornecedor segue como dados mais o PDF original, tipificada como fatura recebida, arquivada em Eingangsrechnungen (faturas recebidas), com o período já definido, os montantes repartidos por taxa de IVA e classificados no SKR03, no SKR04 ou no seu próprio plano de contas. Ter os documentos é a outra metade do trabalho, por isso também a fazemos: caixas de correio, portais de fornecedores e tão atrás quanto for preciso. As primeiras dez faturas de cada mês são gratuitas; depois, a partir de 12 € por mês com faturação anual. Ver as integrações →

Resposta curta

Um Buchungsstapel (lote de lançamentos) contém apenas lançamentos. Compacto, definitivo - e o documento não viaja com ele.
Um pacote DATEV Unternehmen online contém os dados da fatura e o documento original, um registo por fatura.
O Tailride produz o segundo tipo: com o PDF anexado, os montantes repartidos por taxa de IVA e, deliberadamente, sem linhas de detalhe.
Uma fatura de fornecedor lança-se como conta de fornecedor, conta de gasto, IVA dedutível - e não como conta de cliente, conta de rendimentos, IVA liquidado. Os guias que dizem o contrário estão a descrever faturas emitidas.
Acerte o plano de contas com o seu contabilista antes da primeira exportação, não depois da primeira rejeição.

As duas coisas chamadas «exportação DATEV»

Buchungsstapel: o lançamento sem a fatura

Um Buchungsstapel é um lote de lançamentos. Cada linha é um movimento terminado: um montante, duas contas, uma chave de imposto, uma data, uma referência de documento.

É compacto e importa-se sem atritos. É também uma conclusão. Quando um documento se torna uma linha, alguém já decidiu a que conta de gasto pertence, e a fatura que justificava essa decisão não está no ficheiro. O seu gabinete recebe a resposta sem a prova.

Serve para uma fatura de telemóvel. Fica curto para tudo aquilo sobre que uma inspeção possa incidir.

Um pacote DATEV Unternehmen online: a fatura, com o seu documento

A outra via envia os dados da fatura e o documento em conjunto, num ZIP que o gabinete importa no DATEV Unternehmen online.

Lá dentro há um ficheiro de índice que descreve o conteúdo do pacote e, por cada fatura, um ficheiro de dados ao lado do PDF original. Cada registo é tipificado como accountsPayableLedger - uma fatura recebida, arquivada em Eingangsrechnungen, marcada com o período a que pertence.

A diferença prática: o seu contabilista abre uma proposta de lançamento e a fatura está ali. Pode verificá-la, reparti-la ou classificá-la de outra forma. Nada foi achatado antes de chegar, e nada terá de ser recuperado mais tarde de uma pasta partilhada.

Não é o mesmo que o DATEV Rechnungsdatenservice, distinção que vale a pena fazer porque os nomes se confundem. O Rechnungsdatenservice é encomendado pelo gabinete e autenticado com um DATEV SmartCard ou SmartLogin: não o consegue ativar sozinho. Essa via é tratada no guia do sevdesk. O pacote aqui descrito é gerado e entregue por si.

O que tem mesmo de sobreviver à entrega

Três coisas, e a lista é mais curta do que se costuma supor.

A repartição por taxa de IVA. Uma fatura de fornecedor com 19 % e 7 % tem de chegar já repartida, porque é essa repartição que determina o IVA dedutível. Reduzida a um total único, o montante fica errado. É a parte que tem de estar certa no ficheiro, e a exportação do Tailride reparte por taxa.

O documento. Sob as regras GoBD, a operação tem de ser reproduzível. Uma linha de lançamento que aponta para uma fatura guardada noutro sítio é exatamente a falha que as inspeções procuram. O PDF original - ou o ficheiro de fatura eletrónica, quando o fornecedor enviou um - viaja dentro do arquivo.

Identidade suficiente para lançar. Nome e cidade do fornecedor, número de IVA, número da fatura, data da fatura, data de vencimento, data de entrega, moeda. A data de entrega pesa mais do que parece: no IVA alemão é ela que decide a que período a fatura pertence.

O que deliberadamente não viaja: as linhas de detalhe

O Tailride lê as faturas linha a linha - é assim que a repartição por taxa é calculada. Essas linhas não são escritas no ficheiro DATEV, e isso é uma decisão, não uma falha.

Imputar cada linha a uma conta de gasto pertence ao gabinete, porque o plano de contas é dele. Uma ferramenta que empurra quarenta posições para o sistema deles, adivinhando uma conta em cada uma, gera trabalho de revisão em vez de o retirar. O que precisam é de uma fatura bem repartida com o documento anexado, e é isso que chega.

Se precisar mesmo de repartição analítica linha a linha, fale connosco em vez de assumir que a exportação a cobre. É outro fluxo de trabalho, e é útil saber quantas pessoas realmente precisam dele.

Lançar uma fatura recebida no sentido certo

É aqui que os guias mais erram, e o engano é fácil: em ambos os sentidos há uma fatura, um montante de imposto e um plano de contas.

Uma fatura de fornecedor - recebida, e que tem de pagar - lança-se assim:

Lado	Conta	Significado
Crédito	Kreditor (conta de fornecedor)	deve dinheiro a este fornecedor
Débito	Aufwandskonto (conta de gasto)	incorreu num custo
Débito	Vorsteuer (IVA dedutível)	recupera este montante junto do fisco

Uma fatura emitida - das que o senhor passa - é a imagem invertida: conta de cliente, conta de rendimentos, IVA liquidado. Dinheiro que lhe é devido, rendimento obtido, IVA que o senhor deve ao Estado.

Tudo nesta página é do primeiro tipo, porque é o que chega da Amazon, da Meta, da Telekom e de outros quarenta fornecedores.

Um exemplo resolvido

Uma fatura da Meta Ads de 119 € com imposto incluído: 100 € líquidos de despesa publicitária mais 19 € de imposto.

	SKR03	SKR04
Gasto com publicidade, 100 € líquidos	4600 Werbekosten	6600 Werbekosten
IVA dedutível 19 %, 19 €	1576 Abziehbare Vorsteuer	1406 Abziehbare Vorsteuer
Dívida ao fornecedor, 119 €	conta de fornecedor da Meta	conta de fornecedor da Meta

Débitos e créditos têm de fechar exatamente: 100 € e 19 € contra 119 €.

Repare no que falta. Nenhum número de cliente, nenhuma conta de rendimentos. Se um guia lhe disser para atribuir uma conta de cliente e uma conta de rendimentos a uma fatura que um fornecedor lhe enviou, está a descrever o sentido contrário - e segui-lo põe a sua despesa em publicidade dentro do seu volume de vendas.

SKR03, SKR04 e que plano de contas manda

O SKR03 está organizado por processos e é comum no comércio e na indústria. O SKR04 segue a estrutura do balanço e assenta melhor em empresas de serviços. Muitos gabinetes usam uma versão adaptada de um ou de outro.

A escolha não é verdadeiramente sua. O DATEV do seu gabinete espera um plano concreto, e tudo o que chegue classificado noutro torna-se ali trabalho de reclassificação, faturado à hora.

Feche três pontos antes da primeira exportação:

Que plano exatamente, incluindo adaptações próprias do gabinete
A que contas de gasto vão os seus fornecedores recorrentes - os quinze que somam a maior parte do volume
Que intervalo de números de fornecedor usar, para que dois sistemas não inventem numerações contraditórias

Com isso acertado, a entrega mensal deixa de ser uma negociação.

Como funciona a exportação do Tailride

A exportação em si é a parte curta. O que a sustenta acontece antes.

Recolha. As faturas são extraídas do Gmail, Outlook e IMAP, incluindo as que estão no corpo da mensagem e as que se escondem atrás de uma ligação «ver fatura» em vez de virem anexadas. Os portais de fornecedores que nunca enviam email - Amazon, Meta e Telekom entre eles - são consultados diretamente. A análise retroativa percorre o seu histórico para recuperar o que ficou para trás.

Extração. Precisão por campo, com dados de produção:

Campo	Precisão de extração
Nome do fornecedor	99,7 %
Montante de imposto	99,2 %
Total da fatura	99,1 %
Números de IVA	97,9 %

Classificação. A classificação automática atribui cada linha ao SKR03, ao SKR04 ou ao seu próprio plano. As regras definem-se uma vez por fornecedor e aplicam-se depois a todas as faturas dele. Quando o tratamento fiscal de um documento contraria a taxa efetivamente cobrada, a exportação para e pergunta em vez de registar um zero silencioso: a autoliquidação e o IVA estrangeiro são assinalados, nunca apagados sem aviso.

Validação e, depois, o ficheiro. Cada documento é verificado antes de o pacote ser construído, e a janela de exportação mostra o resultado antes de confirmar: quantos registos seguem como faturas, quantos como apenas documento e quantos estão bloqueados. Recibos e resumos de encomenda - documentos sem dados lançáveis - seguem como apenas documento e chegam ao gabinete sem se fazerem passar por lançamentos. É o senhor que decide se os PDF vão anexados.

Quando a classificação está errada, corrige-a. Alguns documentos parecem recibos e são faturas. Abra a pré-visualização, mude o tipo, marque-o como fatura e é escrito um registo completo para ele: data, montante, taxa de IVA, moeda, número da fatura, texto de lançamento, número de IVA do fornecedor, data de vencimento, data de entrega, nome e cidade do fornecedor. Um documento que teria chegado como anexo solto passa a ser algo que o gabinete pode lançar.

O que sai é um ZIP que o gabinete importa no DATEV Unternehmen online: dados de fatura repartidos por taxa de IVA, cada registo arquivado como fatura recebida em Eingangsrechnungen com o seu período, e o PDF original ou o ficheiro de fatura eletrónica ao lado.

O limite que vale a pena nomear: onde todas as faturas chegam anexadas e cabem numa linha a uma só taxa, um Buchungsstapel do que já usa faz o trabalho perfeitamente. O argumento para outra coisa começa nas faturas detalhadas, nos fornecedores que só publicam em portal e nos documentos que ninguém chegou a receber.

O que o seu gabinete vê do outro lado

Vale a pena dizer, porque é a metade que o senhor não vê.

Importa um ZIP. Cada fatura aparece como proposta de lançamento com o documento ao lado - não um nome de ficheiro para ir procurar, mas a própria página. Onde a classificação já está feita, confirma-a. Onde parece errada, altera-a, e vê contra o que a está a alterar.

A diferença nota-se no que deixa de acontecer: nenhum email a pedir que reenvie a fatura de alojamento de março, nenhuma pasta partilhada para reconciliar com os lançamentos, nenhum mês em que a contabilidade e o arquivo de documentos discordem sobre o que existe.

O que verificar antes de entregar

O período está fechado nas duas pontas. Um mês de calendário, nada a transbordar.
Cada documento tem fornecedor. Um registo sem conta de fornecedor é a rejeição mais frequente.
As faturas com várias taxas estão repartidas. Abra uma com duas taxas e confirme que ambas sobreviveram.
Nada exportado duas vezes. Se já entregou este período, exclua o que já seguiu.
Zero documentos bloqueados. O que está bloqueado não importa, e resolver antes sai mais barato do que depois.

Depois entregue como o seu contabilista preferir. Uns querem o ficheiro; outros preferem ir buscá-lo com o seu próprio acesso ao DATEV, o que costuma dar menos trabalho a toda a gente.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um Buchungsstapel e um pacote DATEV Unternehmen online?
Um Buchungsstapel é um lote de lançamentos terminados sem documento anexado. Um pacote DATEV Unternehmen online leva os dados da fatura e o PDF original em conjunto, um registo por fatura, arquivado como fatura recebida com o seu período. O Tailride produz o segundo.

A exportação para DATEV inclui linhas de detalhe?
Não, e é de propósito. As faturas são lidas linha a linha - é assim que a repartição por taxa é calculada - mas essas linhas não são escritas no ficheiro DATEV. Imputar cada linha a uma conta de gasto pertence ao gabinete, que é o dono do plano de contas. O que o ficheiro tem de levar é uma fatura bem repartida com o documento anexado.

Como se lança uma fatura de fornecedor no DATEV?
Conta de fornecedor a crédito, conta de gasto a débito, IVA dedutível a débito. Para uma fatura de publicidade de 119 €: 100 € em Werbekosten (4600 no SKR03, 6600 no SKR04) e 19 € em Abziehbare Vorsteuer (1576 no SKR03, 1406 no SKR04), contra 119 € devidos ao fornecedor.

É o mesmo que o DATEV Rechnungsdatenservice?
Não. O Rechnungsdatenservice é encomendado pelo seu gabinete e autenticado com DATEV SmartCard ou SmartLogin, pelo que não o consegue ativar sozinho. O pacote aqui descrito é gerado e entregue por si. Alguns programas de contabilidade oferecem antes a via do Rechnungsdatenservice - o nosso guia do sevdesk explica como funciona.

Porque foi a minha importação DATEV rejeitada?
Quase sempre por faltar o fornecedor num documento, ou porque os débitos não igualam os créditos. Ambos nascem na captura, não na exportação: um documento que chegou sem fornecedor identificado já estava partido antes de alguém carregar no botão.

SKR03 ou SKR04?
O que o seu contabilista usar. O SKR03 é orientado a processos e comum no comércio e na indústria, o SKR04 segue o balanço e assenta em serviços, e muitos gabinetes usam uma versão adaptada. Pergunte antes da primeira exportação.

O que acontece aos recibos que não são verdadeiramente faturas?
Podem seguir como registos de apenas documento - o papel chega ao gabinete sem pretender ser um lançamento. Útil para resumos de encomenda e talões que pertencem ao processo mas não têm dados lançáveis.

Posso exportar uma única fatura?
As entregas ao DATEV organizam-se em torno de um período contabilístico, normalmente um mês de calendário. É uma convenção da contabilidade alemã, não um limite do software. A pergunta útil é se o período está completo, e é por isso que a recolha importa mais do que o botão de exportar.

Isto é aconselhamento fiscal?
Não. É informação geral sobre formatos de ficheiro e mecânica contabilística. Que contas se aplicam ao seu negócio e que plano o seu gabinete segue é uma pergunta para o seu contabilista.

Em resumo

O formato de entrega é uma decisão a sério, não um pormenor técnico. Um Buchungsstapel dá ao seu contabilista uma conclusão. Um pacote DATEV Unternehmen online dá-lhe a fatura - com o documento anexado e o IVA já repartido - e deixa-o fazer a parte pela qual é pago.

E nenhum formato salva um documento que ninguém recolheu. É o mês antes da exportação que decide.

Guias relacionados

Fontes

Informação geral sobre formatos de ficheiro e mecânica contabilística; não constitui aconselhamento fiscal. Confirme o seu plano de contas, as classificações e as suas obrigações com o seu contabilista.