Como importar faturas para o sevdesk (2026)

Última atualização: Agosto de 2026 · ~11 min de leitura · Publicado por Tailride

O sevdesk oferece-lhe quatro formas de colocar uma fatura de fornecedor na contabilidade, e todas são fáceis quando percebe qual se aplica. O que costuma surpreender as pessoas não é a configuração em si. É o facto de duas das quatro opções estarem desativadas nos planos mais baratos, e de nenhuma das vias disponíveis conseguir ir procurar um documento que ainda não tenha em mãos.

Este guia explica como importar faturas para o sevdesk passo a passo, o que a plataforma extrai quando o documento entra, como este é exportado a caminho do seu Steuerberater (contabilista) e qual a categoria de faturas que nenhuma destas rotas alcança.

Onde nós entramos: O Tailride atua como uma camada inicial. Lê faturas do Gmail, Outlook e IMAP, incluindo aquelas que são apenas um link de download, inicia sessão em portais de fornecedores que nunca lhe enviam e-mails, analisa o seu histórico retroativamente até onde precisar e, em seguida, classifica cada linha de acordo com o SKR03, SKR04 ou o seu próprio plano de contas, criando um lançamento validado no sevdesk com o PDF em anexo. Dez faturas por mês são gratuitas; os planos pagos começam nos 12 € por mês (com faturação anual). Veja a integração com o sevdesk →

Resumo rápido

Quatro vias de entrada, uma de saída:

Encaminhamento por e-mail - os fornecedores ou a sua equipa enviam os documentos para um endereço do sevdesk.
App móvel - fotografe um recibo ou importe um ficheiro do Dropbox ou Google Drive.
Arrastar e largar - faça o upload diretamente no browser.
E-Rechnung - as faturas ZUGFeRD e XRechnung chegam como dados estruturados, pelo que não há nada para ser lido por OCR.
O processo de saída - o DATEV Rechnungsdatenservice, que o seu Steuerberater tem de solicitar antes de o poder ativar.

Todas as quatro rotas de entrada exigem o plano Accounting ou superior. No plano mais básico, só pode emitir faturas, não capturá-las.

Existe ainda uma quinta categoria que não faz parte das funcionalidades do sevdesk: as faturas que ficam retidas em portais, escondidas atrás de links e perdidas na caixa de entrada do ano passado. Estas nunca chegam a entrar em nenhuma das quatro filas de processamento, simplesmente porque ninguém as colocou lá.

Verifique o seu plano antes de mais nada

Existem três planos pagos - Invoice, Accounting e Accounting Pro, vendidos na Alemanha como Rechnung, Buchhaltung e Buchhaltung Pro - além de um nível gratuito (Kostenlos) no site alemão. O sevdesk nota na sua própria página de preços que as funcionalidades dos planos variam conforme o país, por isso confirme a versão aplicável à sua região.

Quatro funcionalidades determinam se as vias de importação abaixo estão sequer disponíveis para si:

Funcionalidade	Invoice	Accounting	Accounting Pro
Criação de faturas eletrónicas (ZUGFeRD, XRechnung)	✓	✓	✓
Integração DATEV / ADDISON, convidar o seu contabilista	✓	✓	✓
Captura de recibos com suporte de IA	-	✓	✓
Captura de faturas eletrónicas	-	✓	✓
REST API	-	-	✓

Há três consequências que merecem particular atenção.

A captura começa no plano Accounting. No plano Invoice, pode emitir faturas para os seus clientes e enviá-las como XRechnung ou ZUGFeRD, mas os documentos recebidos de fornecedores não são lidos automaticamente e as faturas eletrónicas de entrada não são processadas. Tudo o que este guia descreve sobre a entrada de documentos exige o nível Accounting ou superior. A página de preços alemã lista a captura por e-mail (Belege per Mail erfassen) exatamente nos mesmos dois níveis.

A REST API é exclusiva do Accounting Pro. Isto é crucial se planear ligar qualquer sistema externo - incluindo o Tailride, que faz a autenticação com um token de API do sevdesk. Vale a pena confirmar com o sevdesk antes de subscrever um plano apenas com base numa integração futura.

A rota para o DATEV não tem restrições de plano. A integração DATEV e ADDISON, bem como o convite ao seu contabilista, estão disponíveis em todos os planos pagos, incluindo o mais barato. A entrega da documentação ao seu Steuerberater é a única parte deste processo que não exige um upgrade.

Quanto custa

Preços de tabela, por mês, sem IVA:

Plano	Faturação mensal	Faturação anual	Faturação a cada dois anos
Invoice	11,90 €	9,90 €	8,90 €
Accounting	25,90 €	22,90 €	19,90 €
Accounting Pro	34,90 €	30,90 €	27,90 €

O sevdesk tinha uma campanha com até 60% de desconto nos primeiros seis meses à data de redação deste artigo (sendo estas promoções frequentes), pelo que o valor que vê no site pode ser uma tarifa de introdução, e não o que irá pagar no sétimo mês. O período de teste é de 14 dias sem necessidade de cartão de crédito.

O valor que deve considerar no seu orçamento é a linha do plano Accounting, pois é aí que a captura tem início - ou o Accounting Pro, se necessitar da API.

Rota 1: Como importar faturas para o sevdesk por e-mail

A via onde a maioria das empresas acaba por centralizar o trabalho diário, uma vez que não exige qualquer mudança de hábitos por parte da equipa.

O sevdesk atribui um endereço de e-mail específico à sua conta. Qualquer anexo enviado para esse endereço entra na fila de documentos, é lido automaticamente e fica a aguardar a sua confirmação para ser contabilizado.

Existem duas formas de o alimentar:

Avise os fornecedores diretamente. Atualize o contacto de faturação com os fornecedores que lhe enviam cobranças mensais, e as faturas chegarão sem qualquer intervenção humana. É um passo que compensa fazer para os dez ou quinze fornecedores que representam a maior parte do seu volume.

Encaminhe a partir da sua própria caixa de correio. Para tudo o resto. Criar uma regra no Gmail ou Outlook que reencaminhe automaticamente os e-mails provenientes de endereços de faturação conhecidos automatiza este processo quase por completo.

A limitação que precisa de gerir: o endereço aceita apenas aquilo que lhe é enviado. Não vai à procura. Se um e-mail com uma fatura nunca chegar à pessoa responsável pelo reencaminhamento, ou se chegar e ficar perdido na caixa de entrada, o sevdesk não tem como saber que falta um documento. Essa lacuna é abordada mais à frente na secção sobre o que nenhuma destas rotas resolve.

Rota 2: A app móvel

Ideal para documentos que nunca chegaram a ser um ficheiro digital. Combustível, estacionamento, almoços de negócios, o talão da loja de ferragens esquecido no bolso do casaco.

A app do sevdesk funciona em iOS e Android. Basta fotografar o recibo para este ser carregado para a mesma fila de aprovação que os restantes ficheiros, sendo extraído exatamente da mesma forma.

De forma menos óbvia, a app também permite fazer upload a partir do Dropbox e Google Drive. É uma funcionalidade útil se a sua equipa já tiver o hábito de colocar documentos numa pasta partilhada, transformando um comportamento existente numa via de entrada sem exigir alterações operacionais a ninguém.

O conselho prático ao lidar com papel é fazer da fotografia o momento da captura, e não um processamento em lote no último dia do mês. Um recibo fotografado na caixa registadora é um documento; um recibo guardado numa gaveta é apenas uma intenção.

Rota 3: Como importar faturas para o sevdesk arrastando para o browser

A opção mais direta. Abra o sevdesk, arraste os ficheiros para a janela e estes entram na fila para revisão.

O sevdesk aceita os formatos PDF, JPG, PNG e XML. O suporte para XML é importante e facilmente esquecido - é desta forma que uma fatura eletrónica estruturada entra no sistema quando alguém opta por guardar o ficheiro no computador em vez de deixar que o documento seja importado por via eletrónica.

O upload manual é a rota indicada para aquele documento isolado que foge à regra, mas é a abordagem errada para qualquer despesa que se repita. Se dá por si a carregar ficheiros do mesmo fornecedor todos os meses, esse fornecedor deve passar para a Rota 1 ou Rota 4.

Rota 4: Deixe a fatura chegar como dados em vez de um PDF

A via que vale a pena configurar, mesmo sendo a mais demorada a estabilizar, porque elimina por completo a necessidade de extração de dados em vez de a tentar acelerar.

O sevdesk recebe e processa ZUGFeRD e XRechnung, os dois formatos de faturação eletrónica da Alemanha. Os ficheiros são validados à chegada e contabilizados automaticamente, sem custos adicionais além da subscrição do plano.

Uma distinção presente na página de preços, mas frequentemente ignorada nos artigos: criar faturas eletrónicas está incluído em todos os planos pagos, mas capturá-las começa apenas no nível Accounting. O facto de conseguir enviar uma fatura XRechnung ao seu cliente não significa que a sua conta consiga receber uma do fornecedor.

A diferença em relação às outras três rotas reside no que acontece após a receção. Um PDF exige interpretação: o software tem de adivinhar qual o número da página que corresponde ao total e qual é o saldo anterior. Com uma XRechnung não há esse problema, porque cada valor já se encontra num campo rotulado que tanto o emissor como o recetor compreendem. Não há margem para erros na extração, porque nada precisa de ser extraído.

Duas notas práticas.

Pergunte aos seus fornecedores. Uma boa parte dos fornecedores alemães já consegue enviar no formato ZUGFeRD, mas emite o PDF por defeito simplesmente porque ninguém lhes pediu o contrário. Cada fornecedor que faz a transição elimina um documento da sua fila de aprovação de forma definitiva, e não apenas naquele mês.

Um PDF não é uma fatura eletrónica, por muito limpo e bem formatado que seja. Um ZUGFeRD é um PDF que contém dados estruturados incorporados no ficheiro; uma fatura normal em PDF é apenas a fotografia de uma fatura. Se um fornecedor lhe disser que já faz o envio eletrónico, confirme qual das duas opções está efetivamente a usar.

O que o sevdesk extrai do documento

Assim que um documento entra na fila através de qualquer uma das quatro rotas, a funcionalidade automática de reconhecimento (Belegerkennung) analisa-o e propõe o lançamento contabilístico.

O sistema capta a data do documento (Belegdatum), número da fatura (Rechnungsnummer), valor (Betrag), IVA (Mehrwertsteuer) e o fornecedor (Lieferant), sugerindo de seguida uma categoria de despesa.

Isso representa o cabeçalho da fatura e, para grande parte dos gastos operacionais diários, é tudo o que precisa. Onde a plataforma encontra limitações é no detalhe por linha. Uma fatura com oito posições divididas por duas taxas de IVA, ou a fatura de um serviço cloud com encargos referentes a três centros de custo distintos, é capturada como um valor único com uma única categoria, a menos que alguém abra o ficheiro e faça a divisão manualmente.

É importante também conhecer as regras de edição, pois definem até que ponto pode corrigir eventuais erros mais tarde:

Um documento permanece editável até ser contabilizado ou marcado como pago
Reabrir um documento já lançado torna-o novamente editável
Após a contabilização efetiva, o arquivo entra em conformidade com as exigências alemãs GoBD (GoBD-konform), o que significa que o registo passa a ser inalterável
O sevdesk estipula uma retenção de seis a dez anos a contar a partir do fim do ano civil em que o documento foi gerado

A sequência lógica de operações ditada por estas regras é: reveja a leitura e só depois contabilize. Nunca o inverso.

Duas definições que evitam a repetição do mesmo trabalho

Ambas já se encontram disponíveis no sevdesk, ambas são subutilizadas e ambas eliminam tarefas permanentemente em vez de apenas aliviar a carga num mês específico.

Processamento em lote (Stapelverarbeitung). Selecione vários documentos através do respetivo ícone de estado e trate-os em conjunto, ou anexe vários a um único pagamento em massa (Sammelüberweisung). Isto transforma uma fila de quarenta pequenos recibos soltos em apenas um punhado de cliques.

Documentos recorrentes (Wiederkehrende Belege). Defina a periodicidade e a data de término de uma só vez, e o documento passará a gerar-se automaticamente de acordo com o calendário. Rendas, apólices de seguro, leasings, avenças mensais - qualquer encargo com valor fixo numa data fixa não precisa sequer de ser capturado, porque pode ser criado proativamente.

Se sente que o fecho do mês é um fardo demasiado pesado, analise que percentagem da fila de documentos corresponde efetivamente a despesas variáveis. Regra geral, um terço costuma corresponder ao mesmo valor exato do mesmo fornecedor, e esse terço deve ser automatizado aqui.

O processo de saída: DATEV e o seu Steuerberater

Para a grande maioria das empresas na Alemanha, o ciclo de vida do documento não termina no sevdesk. Conclui-se no DATEV, na prática contabilística (Kanzlei) que submete as suas declarações, e o sevdesk disponibiliza três vias para fazer essa travessia.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0. Uma ponte web direta para o centro de dados (Rechenzentrum) do DATEV que elimina por completo o passo de exportação manual. O caminho no menu é Einstellungen → Integrationen → DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 → Jetzt verwenden → Daten übertragen. Depois, basta escolher o período de faturas pagas que pretende transmitir.

Existem dois pré-requisitos que transformam isto numa decisão que exige acompanhamento:

A autenticação baseia-se num DATEV SmartCard ou SmartLogin, e não na sua palavra-passe do sevdesk
O sevdesk avisa claramente: "Die Schnittstellenservices der DATEV können nur von Kanzleien und Mandanten im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft bestellt und eingerichtet werden" - ou seja, os serviços de interface do DATEV só podem ser pedidos e configurados por escritórios de contabilidade e respetivos clientes ao abrigo de uma relação vinculativa.

Por outras palavras, não pode ativar isto sozinho. O seu Steuerberater tem de solicitar as credenciais. Se estiver a planear o fecho do mês com base nisto, essa solicitação terá de ser feita com bastante antecedência.

Exportação de ficheiros. Tanto a exportação em conformidade com o formato DATEV como com o formato ADDISON estão disponíveis para os contabilistas que utilizem qualquer um dos sistemas. É mais lento do que a ponte direta, mas funciona de imediato sem ser necessário encomendar seja o que for.

Portal do Contabilista (Steuerberaterportal). O seu conselheiro acede diretamente aos dados do cliente no sevdesk e faz a exportação para o seu próprio software de contabilidade (Kanzleisoftware). Acaba por ser, frequentemente, a via de menor atrito, porque coloca o processo de exportação nas mãos da pessoa que realmente sabe o que o sistema de destino exige.

Independentemente da via escolhida, há um detalhe que deve esclarecer logo de início: qual o plano de contas que prevalece. Se o sevdesk estiver a classificar contas por defeito mas o seu contabilista esperar um mapeamento específico para SKR03 ou SKR04, esse desalinhamento vai resultar em trabalho extra de reclassificação no escritório, que acabará por lhe ser faturado.

O que nenhuma destas opções resolve

Tudo o que foi descrito acima parte do princípio de que o documento já está na sua posse. Existem três cenários comuns em que isso não acontece, e nenhuma configuração do sevdesk altera esse facto.

Faturas que chegam como link e não como ficheiro. AWS, Google Ads, Meta, Adobe e a maioria das plataformas de software modernas enviam-lhe um e-mail a informar que a fatura está pronta, com um botão para a ir descarregar. Se encaminhar esse e-mail para o sevdesk, acaba de reencaminhar uma simples notificação, não a fatura. Para uma empresa com trinta subscrições, isto não é um caso pontual - representa a esmagadora maioria da despesa recorrente mensal.

Fornecedores que nunca enviam e-mails. A Telekom, o Amazon Business e uma longa lista de gigantes exigem que inicie sessão na plataforma deles e faça o download. Não há nada para encaminhar via e-mail porque nunca lhe enviaram o ficheiro.

Os meses passados. Qualquer uma das vias abordadas só começa a surtir efeito a partir do dia em que a ativa. Ligar o endereço de e-mail em agosto não resolve a lacuna de janeiro a julho. Na maioria das vezes, a empresa só dá por isso na reconciliação bancária, quando depara com pagamentos sem qualquer documento de suporte.

O ponto em comum em tudo isto é: o sevdesk processa o que lá chega. Não tem nenhuma funcionalidade que saia do sistema de forma ativa para recolher documentos de forma autónoma.

Onde o Tailride se encaixa

Esse passo proativo de recolha foi exatamente o que desenvolvemos.

O Tailride liga-se ao sevdesk através de um token da API disponível em Extensions → API (requer o módulo de contabilidade 2.0) e atua um passo antes de tudo o que vimos até aqui. Atenção à tabela de requisitos apresentada no início: o sevdesk reserva a REST API para o plano Accounting Pro, pelo que deve verificar em que nível está antes de planear qualquer integração de API, incluindo a nossa.

Encontra os documentos de forma automática. O inbox scanning analisa o seu Gmail, Outlook ou servidor IMAP e extrai a fatura, seja no corpo do e-mail ou seguindo autonomamente o link de download se a fatura não estiver anexada. A recolha em portais inicia sessão de forma segura em fornecedores como a Amazon, Meta e Telekom, que nunca chegam a emitir notificações por e-mail. A pesquisa retroativa percorre o seu histórico até à data que necessitar, garantindo que o buraco dos meses anteriores à configuração fica colmatado em vez de ser ignorado.

Classifica-os corretamente logo à partida. Processa linha a linha, em vez de se focar apenas no cabeçalho global, associando a despesa ao SKR03, SKR04 ou ao seu próprio plano de contas. Nos casos em que a regra fiscal do documento entra em conflito com a taxa cobrada, a exportação é interrompida e solicita a sua revisão em vez de lançar silenciosamente valores a zero. O reverse charge e o IVA estrangeiro são sinalizados rigorosamente, nunca apagados, que é a principal falha que custa mais tempo ao escritório de contabilidade para desfazer.

Gera um registo documental finalizado e validado. Preenche o contacto do fornecedor, data, número, base tributável e IVA, rubricas de gastos, normas fiscais aplicáveis, anexando ainda o PDF. Lida com as notas de crédito de igual modo. Cabe-lhe a si escolher se os registos dão entrada como rascunhos pendentes de revisão ou se entram no sistema como já contabilizados, decidindo também se a exportação deve ocorrer instantaneamente à chegada.

Para ser claro na distinção do que é feito de um lado ou de outro: se todos os seus fornecedores enviam os PDF anexados aos e-mails e se tem o plano Accounting, a própria via de correio eletrónico nativa do sevdesk resolve o assunto de forma competente sem precisar da nossa ferramenta. Nós só justificamos o nosso valor nos três cenários da secção acima referida.

As primeiras dez faturas de cada mês são gratuitas. Os planos pagos iniciam-se nos 12 € mensais no ciclo de faturação anual. Veja a integração com o sevdesk →

Perguntas frequentes

Posso capturar faturas por e-mail em qualquer plano do sevdesk?
Não. A captura de recibos com suporte de inteligência artificial está disponível a partir do plano Accounting, e a página de preços alemã coloca explicitamente a importação por e-mail (Belege per Mail erfassen) nos mesmos patamaares. O plano Invoice básico serve apenas para emitir faturas de venda; não as recolhe. Se o seu objetivo de subscrever o sevdesk é a receção e a gestão de despesas, o nível Accounting é o ponto de entrada.

Qual o plano do sevdesk necessário para utilizar a API?
O sevdesk especifica que a REST API é uma funcionalidade exclusiva do plano Accounting Pro. Qualquer aplicação de terceiros que necessite de ligar pela API - incluindo o Tailride - obriga a que verifique o seu nível de subscrição antes de assumir qualquer compromisso, visto que a diferença de preço entre o Accounting e o Accounting Pro ronda os 9 € por mês.

O sevdesk extrai os dados das linhas da fatura ou foca-se apenas no cabeçalho?
O algoritmo de reconhecimento nativo abrange apenas a data do documento, número da fatura, o total, o IVA e o fornecedor, fornecendo uma proposta de categoria única de lançamento. Isto significa que analisa apenas o cabeçalho. As faturas multilinhas com várias posições ou com diferentes percentagens de imposto precisam de ser separadas de forma manual pelo utilizador, a não ser que integre uma solução capaz de extrair itens linha a linha - O Tailride codifica linha a linha antes de criar o comprovativo de entrada no sevdesk.

Quais os formatos de ficheiro aceites pelo sevdesk?
Aceita PDF, JPG, PNG e XML. A submissão por XML serve especificamente para processar faturas ZUGFeRD ou XRechnung já descarregadas e guardadas quando estas não chegaram diretamente ao portal via eletrónica.

A funcionalidade E-Rechnung tem custos adicionais?
Não, mas é importante perceber a que vertente se refere. A opção de emitir faturas ZUGFeRD e XRechnung encontra-se incluída em todos os planos com pagamento mensal ou anual. Já a captura para faturas eletrónicas de fornecedores só está presente nos níveis Accounting e Accounting Pro. Nenhuma destas ações implica cobranças além do valor mensal da sua subscrição, e os ficheiros entram e validam automaticamente.

Posso configurar o DATEV Rechnungsdatenservice de forma independente?
Não. O sevdesk estipula que a configuração da interface dos serviços DATEV depende de um pedido feito diretamente pelos escritórios ao abrigo de vínculos de cliente, onde as credenciais dependem de um dispositivo DATEV SmartCard ou SmartLogin. O pedido fica invariavelmente a cargo do seu Steuerberater. A funcionalidade de exportar para um ficheiro e o próprio portal para o contabilista (Steuerberaterportal) dispensam este protocolo mais rigoroso.

Durante quanto tempo é obrigatório reter as faturas e documentos de despesa?
A informação oficial do sevdesk menciona um horizonte temporal de seis a dez anos, a iniciar-se no final do ano civil correspondente ao documento que lhe deu origem, usando um arquivo que obedece à regulamentação GoBD e que assegura que as faturas fechadas se tornam inalteráveis. Trata-se de uma orientação genérica e nunca de aconselhamento financeiro - será sempre o seu contabilista a certificar quais os períodos corretos que se aplicam em cada tipo de despesa da sua organização.

É possível alterar um documento depois de este ser validado no sistema?
Sim. As faturas podem ser ajustadas até receberem a classificação de pagas ou marcadas como lançadas, e voltar a abrir um documento que já se encontrava validado liberta essa restrição momentaneamente. No entanto, o registo guardado do arquivo é que fica inalterável, servindo isto exatamente para cumprir as restrições inerentes aos normativos GoBD.

O Tailride vai duplicar faturas que o sevdesk já tenha importado no passado?
Não. A reconciliação verifica sempre qualquer eventual duplicação antes de dar a ordem de introdução no sistema, existindo a opção de definir se prefere os que comprovativos fiquem inicialmente nos rascunhos antes de validarem.

Conclusão

Saber como importar faturas para o sevdesk não é um bicho de sete cabeças se estiver a lidar com documentos que já tem guardados. Confirme se dispõe de um plano Accounting ou superior, ative a captação por endereço de e-mail, registe a faturação não digital na aplicação móvel, faça o carregamento avulso pelo browser e encaminhe os seus maiores parceiros comerciais para adotar o sistema ZUGFeRD, acabando com a dependência da leitura ótica. Em seguida, procure alinhar cedo o método DATEV que a sua assessoria prefere adotar, porque o mais célere é precisamente o que necessita ser solicitado por eles.

O elo mais fraco em todas estas alternativas permanece a recolha. Nenhuma das vias base apresentadas pelo sevdesk o dispensa de lhes entregar a documentação final na mão, e não é descabido supor que grande percentagem dos custos regulares de uma empresa moderna (cobranças através de links e subscrições restritas em portais corporativos, ou até recibos pendentes de meses transatos) passará entre os pingos da chuva e não vai chegar aos registos. Esse trabalho não produtivo é a fase que realmente faz falta eliminar do ciclo mensal da sua empresa, e é exatamente nisso que nos concentramos.

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Fontes e referências

Este guia foca-se no funcionamento do produto validado à data de agosto de 2026, com o objetivo de apresentar contexto generalizado, nunca isentando a necessidade de apoio fiscal especializado. Os preços e a constituição dos planos poderão ser alterados; confira com o fornecedor do software as condições atuais, confirmando paralelamente as diretivas operacionais ou de conservação que deve observar junto do seu Steuerberater.