Leveranciersfacturen automatisch naar Pennylane sturen

Door Tailride · 7 min leestijd · Bijgewerkt oktober 2026

Pennylane kent aan elke administratie een specifiek e-mailadres toe voor inkomende nota's. Je kunt een factuur handmatig naar dat adres doormailen, leveranciers vragen het adres in de cc te zetten of een inboxregel instellen. Wil je ook bonnetjes en rekeningen meenemen die Tailride ophaalt? Schakel dan de add-on E-mailrouting in Tailride in, vul je Pennylane-inkoopadres in als doorstuuradres en activeer automatische verzending. Zo kun je moeiteloos inkoopfacturen en andere facturen doorsturen naar Pennylane.

Deze koppeling is vooral praktisch wanneer documenten binnenkomen via meerdere teammailboxen of achter logins van leveranciersportalen staan. De overdracht naar Pennylane verloopt via e-mail, niet via een rechtstreekse API-koppeling tussen Tailride en Pennylane. Hieronder lees je waar je het juiste adres vindt in Pennylane, hoe je de workflow instelt en welke controles verstandig zijn na de eerste verwerkte factuur.

Vind het juiste factuuradres in Pennylane

Ga binnen Pennylane naar Instellingen → Factuuroverdracht → E-mailadressen en activeer de adressen als je dat nog niet hebt gedaan. Pennylane maakt twee verschillende adressen aan: één eindigend op @suppliers.pennylane.com voor inkoopfacturen en één eindigend op @customers.pennylane.com voor verkoopfacturen. Voor nota's van leveranciers kopieer je het adres met suppliers. Dit adres is uniek voor jouw administratie in Pennylane; het adres in ons screenshot dient puur ter illustratie.

Volgens de email-import guide van Pennylane kun je documenten aanleveren als pdf, als afbeeldingsbijlage of direct in de hoofdtekst van een e-mailbericht. Het systeem kan ook meerdere bijlagen uit één e-mail verwerken. Dit specifieke adres is al een handige manier om documenten te verzamelen die direct in je inbox binnenkomen.

Deel dit e-mailadres niet zomaar publiekelijk. Iedereen die een document naar dit adres stuurt, voegt immers een bestand toe aan jouw Pennylane-omgeving.

Kies hoe je facturen doorsturen naar Pennylane aanpakt

Het doorstuuradres van Pennylane werkt uitstekend voor e-mailverkeer. De uitdaging ontstaat pas wanneer een factuur nooit in die mailbox terechtkomt. Een factuur in een leveranciersportal moet je bijvoorbeeld eerst downloaden voordat een mailregel deze kan verwerken. Tailride's inbox scanning en supplier portal collection automatiseren die eerste stap; E-mailrouting verzorgt vervolgens de overdracht naar je boekhoudpakket.

Wat doet Tailride vóór de verzending naar Pennylane?

Voorbeeld van het Tailride-dashboard: gekoppelde inboxen en opgehaalde facturen op één centrale plek vóór levering aan Pennylane.

Verzending per e-mail is de slotstap in de Tailride-workflow. Tailride brengt inkoopdocumenten eerst samen vanaf de plekken waar ze oorspronkelijk ontstaan of binnenkomen. Je koppelt eenvoudig een e-mailaccount om facturen uit inkomende berichten te vissen, en voegt ondersteunde leveranciersportalen toe voor documenten die nooit per mail worden verstuurd. Dat scheelt veel handmatig zoekwerk als je organisatie softwareabonnementen, advertentiekosten en hosting via aparte accounts betaalt: een mailregel kan immers geen pdf achter een inlogscherm vandaan halen.

Tailride bundelt alle binnengehaalde documenten in één overzicht. Je kunt de factuur en de automatisch uitgelezen gegevens controleren voordat de definitieve doorzending plaatsvindt. Zodra een document is verwerkt, stuurt E-mailrouting de pdf direct naar het ingestelde Pennylane-adres. Vanaf dat moment neemt Pennylane het proces over: via de eigen import- en controleflow beoordeel je wat als definitieve inkoopboeking wordt opgenomen.

Denk bijvoorbeeld aan een SaaS-factuur per e-mail en een maandelijkse advertentienota die alleen via een advertentieplatform te downloaden is. Koppel beide kanalen in Tailride, controleer of ze worden binnengehaald en stel hetzelfde Pennylane-leveranciersadres in als bestemming. Je administratie hoeft niet langer maandelijks portalen af te struinen of bijlagen door te sturen. Krijg je alle nota's al netjes op één centraal adres binnen? Dan volstaat een eenvoudige mailboxregel wellicht al.

Stappenplan: facturen doorsturen naar Pennylane met Tailride

1. Kopieer je inkoopfactuuradres uit Pennylane. Gebruik het adres dat eindigt op @suppliers.pennylane.com, niet het adres voor verkoopfacturen.

2. Koppel de gewenste bronnen in Tailride. Voeg de relevante mailaccounts en leveranciersportalen toe. Begin eventueel met één bron om het proces eerst te testen met één inkoopfactuur.

3. Ga naar Koppelingen → E-mailrouting in Tailride. Schakel de add-on Email Routing add-on in als deze nog niet aan staat, en open de instellingen.

4. Stel het bestemmingsadres in. Activeer Doorsturen via e-mail inschakelen en Automatisch verzenden, en plak het @suppliers.pennylane.com-adres van je bedrijf in het veld Doorstuuradres. Het standaardsjabloon voor het onderwerp kun je ongewijzigd laten. Routeringsregels zijn optioneel; voor één centrale administratie heb je geen extra regels nodig.

5. Sla op en test met één document. Laat Tailride een leveranciersfactuur verwerken en controleer vervolgens Inkoop → Leveranciersfacturen in Pennylane. Controleer de leverancier, het factuurbedrag, de factuurdatum en de bijlage voordat je de hele workflow volledig op de achtergrond laat draaien.

Het onderstaande screenshot toont stap 4 in het Tailride-dashboard. Het getoonde Pennylane-adres is fictief; gebruik altijd het adres uit je eigen Pennylane-omgeving.

E-mailrouting in Tailride ingesteld voor levering aan Pennylane. Het weergegeven adres dient als voorbeeld; kopieer je eigen adres uit Pennylane.

Haalt Tailride al documenten op die Pennylane tegelijkertijd via een Outlook- of Gmail-regel ontvangt? Let dan even op dubbele invoer voordat je automatische verzending overal aanzet. Hanteer bij voorkeur één vaste aanleverroute per leverancier of mailbox.

Wat gebeurt er na ontvangst in Pennylane?

De routeringsfunctie van Tailride verstuurt een e-mailbericht met de verwerkte factuur als pdf-bijlage naar het ingestelde adres. Pennylane plaatst binnengekomen bestanden in de sectie Inkoop ter controle. Daar vul je eventuele ontbrekende grootboekrekeningen aan en rond je de boeking af zoals gebruikelijk.

Dit betreft een import via e-mail, geen volledige API-synchronisatie op dataniveau. Dit betekent dat door Tailride herkende velden, kostenplaatsen of fiatteerstatussen niet automatisch worden overgenomen als boekingsregels in Pennylane. Ook vervangt een ingestuurde pdf via het e-mailadres niet het officiële Franse e-invoicingnetwerk (zoals via geregistreerde PDP-platformen): volgens Pennylane worden doorgemailde bestanden behandeld als reguliere bewijsstukken.

Voor een enkele rekening in je eigen inbox is handmatig doorsturen vaak genoeg. Tailride biedt vooral meerwaarde wanneer facturen verspreid raken over meerdere teamleden, mailboxen en leveranciersaccounts. In onze handleiding over automatically forwarding invoices to an accountant lees je hoe dit verzamelproces ook werkt voor andere boekhoudsoftware of externe accountants.

Wat als een factuur niet zichtbaar wordt?

• Controleer het gekozen e-mailadres. Het adres voor inkoopfacturen eindigt op @suppliers.pennylane.com. Het adres met @customers.pennylane.com is uitsluitend bestemd voor verkoopfacturen.

• Controleer de instellingen in Tailride. Zowel het doorsturen als de automatische verzending moet ingeschakeld zijn. Controleer tevens of de E-mailrouting-add-on actief is.

• Kijk of Tailride het document correct heeft verwerkt. Mocht de verzending mislukken, dan verschijnt dit in Tailride onder Aandacht vereist, waar je de verzending opnieuw kunt starten.

• Controleer het juiste tabblad in Pennylane. Kijk onder Inkoop → Leveranciersfacturen en zet eventuele filters uit. Soms wacht Pennylane op een handmatige validatie voordat het document in de hoofdlijst verschijnt.

• Sluit dubbele routes uit. Als een leverancier zowel in de cc staat, je mailbox een automatische regel heeft én Tailride de factuur doorstuurt, ontstaan er duplicaten. Zorg voor één duidelijke route per stroom.

Veelgestelde vragen

Kan ik inkoopfacturen aanleveren bij Pennylane zonder Tailride?
Zeker. Pennylane genereert voor elke administratie een uniek importadres voor leveranciersfacturen. Je kunt facturen daar zelf naartoe mailen, leveranciers vragen dit adres over te nemen of een doorstuurregel instellen in je mailprogramma.

Welk Pennylane-adres moet ik invullen in Tailride?
Gebruik het adres voor inkoopfacturen dat eindigt op @suppliers.pennylane.com. Gebruik niet het aparte @customers.pennylane.com-adres voor verkoopfacturen. Het adres in ons schermafbeelding is puur een voorbeeld.

Werkt de koppeling tussen Tailride en Pennylane via een API?
Nee, deze workflow maakt gebruik van de E-mailrouting-add-on in Tailride. Tailride mailt de factuur-pdf rechtstreeks naar het importadres van Pennylane. Er vindt geen rechtstreekse datasynchronisatie via een API plaats.

Kan Pennylane facturen direct uit de body van een mail halen?
Ja. Pennylane ondersteunt facturen die als tekst in het e-mailbericht zelf staan, evenals bijlagen in pdf- en gangbare afbeeldingsformaten. Dat lost echter nog niet op dat portalnota's eerst gedownload moeten worden.

Moet ik aparte routeringsregels configureren in Tailride voor één Pennylane-administratie?
Nee. Je vult simpelweg het inkoopadres in als standaard doorstuuradres. Specifieke routeringsregels zijn alleen nodig wanneer je documenten wilt splitsen over verschillende entiteiten of boekhoudingen.

Is dit hetzelfde als elektronische facturatie via een erkend platform in Pennylane?
Nee. Bestanden die naar het Pennylane-leveranciersadres worden gemaild, worden verwerkt als reguliere inkoopdocumenten. Gereguleerde e-facturatie via goedgekeurde kanalen (zoals Peppol of PDP) volgt een ander technisch traject.

Staan jouw leveranciersfacturen verspreid over verschillende e-mailadressen en online portalen? connect those sources to Tailride, stuur een eerste testdocument door naar Pennylane en laat E-mailrouting het repeterende werk overnemen.