Como Enviar Faturas e Recibos por Email para o QuickBooks

Reencaminhe um comprovativo de despesa e o software extrai os dados para os cruzar com os seus movimentos bancários. Veja a configuração e acabe com o trabalho manual.

O QuickBooks Online processa os documentos enviados e cruza-os com o seu feed bancário, sem que tenha de digitar nada. Descubra como enviar faturas e recibos por email para o QuickBooks e como evitar o envio manual documento a documento. Cada utilizador recebe um endereço de reencaminhamento personalizado terminado em @assist.intuit.com. Ao enviar para lá um recibo ou uma fatura de fornecedor, o ficheiro entra no separador Receipts (Recibos), já com a data, o valor, o fornecedor e os últimos quatro dígitos do cartão extraídos, pronto a ser reconciliado com uma transação.

Isto resolve o problema das despesas que chegam à sua caixa de entrada como anexos. No entanto, a fatura que está num portal de cliente, a que vem colada no corpo do email ou aquela que um colega de equipa se esquece de partilhar, ainda exigem trabalho manual - a menos que integre uma ferramenta de captura automática.

A seguir, explicamos como fazer a configuração de raiz, a diferença entre recibos e faturas (que costuma gerar confusão) e como garantir que toda a documentação entra no sistema sem ter de reencaminhar um ficheiro de cada vez.

Recibos vs. Faturas de fornecedores: como o QuickBooks lida com os seus emails

Esta é a parte que gera dúvidas e que é muito específica deste software. Quando decide enviar faturas e recibos por email para o QuickBooks, normalmente entram como um recibo (uma despesa já paga que irá reconciliar com um movimento do cartão ou do banco) e não como uma fatura de fornecedor (bill) que pagará mais tarde. Para compras com cartão já efetuadas, a lógica é esta: o recibo é o comprovativo e só precisa de o associar ao respetivo movimento bancário.

Se o que enviou for, na verdade, uma fatura de um fornecedor ainda por liquidar, selecione Create bill (Criar fatura de fornecedor) ao rever o documento. Deste modo, o registo passa para a secção de contas a pagar (Bills). Esclarecer este detalhe logo à partida evita muitas dores de cabeça no futuro.

Três vias para dar entrada de faturas no QuickBooks

Existem três abordagens possíveis, e a maioria das empresas acaba por combiná-las. A inserção manual de dados é o nível mais básico - aceitável para uma despesa esporádica, mas insustentável em volume. Utilizar o endereço @assist.intuit.com é o passo lógico seguinte para os comprovativos de pagamentos com cartão. Por fim, uma ferramenta de captura integrada com o QuickBooks substitui por completo o reencaminhamento manual e consegue recolher até as faturas que nunca chegam ao seu email. Vamos abordar primeiro o método nativo do sistema e, depois, como automatizar o resto.

O método nativo: configurar o seu endereço de email no QuickBooks

Cada utilizador tem direito a um endereço de email personalizado terminado em @assist.intuit.com. Veja como o criar e utilizar:

No QuickBooks Online, vá a All apps → Accounting → Receipts (Todas as aplicações → Contabilidade → Recibos).
Selecione Forward from email (Reencaminhar por email) e, no campo do endereço, crie o seu email personalizado terminado em @assist.intuit.com.
Envie ou reencaminhe os seus recibos e faturas - em formato de imagem ou anexo PDF - para esse endereço. Pode juntar vários ficheiros na mesma mensagem.
Os documentos vão surgir no separador Receipts, onde o QuickBooks extrai automaticamente a data, o valor, o fornecedor e os últimos quatro dígitos do cartão.
No separador For review (Para revisão), basta corresponder (match) cada documento a uma transação no seu feed bancário, ou optar por Create bill (se for pagar mais tarde) ou Create expense (se já estiver pago).

Os anexos devem ter entre 46 KB e 20 MB. Fotografias com resoluções muito baixas podem ser rejeitadas, assim como digitalizações gigantescas de várias páginas.

Se a sua conta for mais antiga, é possível que ainda veja o endereço legado @qbodocs.com; o atual é o @assist.intuit.com.

Permitir que a sua equipa também reencaminhe despesas

Não tem de ser o único a tratar desta tarefa. O QuickBooks permite dar permissão de envio a utilizadores standard, cada um a partir do seu próprio endereço:

Vá a All apps → Accounting → Receipts.
Clique em Manage forwarding email (Gerir email de reencaminhamento).
Ative a opção para cada utilizador a quem pretende dar permissão para reencaminhar faturas e recibos.

A partir de agora, qualquer membro da equipa pode fotografar e reencaminhar os seus próprios comprovativos. Todos os ficheiros vão parar ao mesmo separador de Recibos para revisão - um processo extremamente prático para equipas que partilham cartões de empresa.

O email também não é a única via integrada. A app móvel do QuickBooks permite que qualquer pessoa fotografe um talão no momento em que o recebe, sem ter de esperar até regressar à secretária. A despesa entra na mesma fila de Recibos. Para gastos em viagem, costuma ser mais rápido do que o email, operando sob a mesma base, o que significa que as fotos da app e os PDFs reencaminhados ficam todos centralizados.

Reconciliação com o feed bancário: onde se poupa mais tempo

A principal vantagem de configurar este fluxo no QuickBooks não é apenas a captura do documento, mas sim a reconciliação. Como o software lê o fornecedor, o valor, a data e os últimos quatro dígitos do cartão, consegue cruzar automaticamente um recibo processado com a transação exata nos seus movimentos bancários. Assim, a despesa fica documentada e reconciliada num só passo. Em vez de ter um ficheiro perdido numa pasta e uma cobrança inexplicável no extrato, os dois elementos unem-se, ficando a imagem anexada ao movimento.

Esta correspondência automática é o verdadeiro motivo para ativar a funcionalidade - e a razão pela qual, por defeito, o sistema assume que os documentos são recibos (ou seja, valores já pagos).

Dicas para um processamento sem falhas no QuickBooks

Alguns bons hábitos ajudam a manter a fluidez da reconciliação:

Uma fotografia nítida por recibo. Boa luz, papel plano e o documento todo enquadrado. O QuickBooks consegue ler muito melhor imagens nítidas, e garantir que os últimos quatro dígitos do cartão estão visíveis é essencial para o cruzamento com o banco.
Reencaminhe o PDF no caso das faturas de fornecedores, e converta-as prontamente em "Bills" (Contas a pagar) para que o seu passivo esteja sempre correto.
Ative o reencaminhamento para a equipa. Recibos perdidos nos telemóveis dos colaboradores são despesas que nunca chegam à contabilidade. Permita que cada pessoa faça o envio a partir do seu próprio email.
Faça revisões regulares. A reconciliação é mais fácil quando os movimentos bancários ainda estão frescos na memória. Uma revisão semanal rápida é muito melhor do que acumular pilhas de documentos até ao fecho do trimestre.

As limitações do endereço nativo do QuickBooks

Para talões de pagamentos com cartão, é uma solução excelente, mas o seu alcance tem limites:

Exclusivo para emails. Uma fatura que está num portal da Amazon Business, Meta Ads ou Adobe nunca lhe chegou por email - por isso, não há nada na sua caixa de entrada para reencaminhar.
Um envio de cada vez. Cada comprovativo exige um reencaminhamento manual. É fazível para meia dúzia de despesas, mas torna-se um fardo ao fim de um mês de transações com fornecedores.
Recibos por defeito. Uma fatura de fornecedor que planeia pagar mais tarde vai aparecer inicialmente como um recibo, e cabe-lhe a si alterá-la para "Bill".
Anexos restritos a 46 KB - 20 MB. Qualquer informação no corpo do email ou ficheiros fora deste intervalo de tamanho serão ignorados.

Ou seja, o endereço integrado resolve apenas parte do problema (os anexos que chegam por email), deixando o resto do trabalho do seu lado.

Por que motivo a sua despesa não apareceu (ou foi parar ao local errado)

Se uma mensagem não foi parar ao destino previsto, a causa costuma ser uma destas:

Foi parar aos Recibos e não às Faturas (Bills). Esse é o comportamento padrão. Se for uma fatura de fornecedor para pagar mais tarde, converta-a a partir do separador Receipts.
Estava no corpo do email e não em anexo. O QuickBooks processa imagens e PDFs anexados. Se a fatura estiver incorporada no texto do email, não será lida. Terá de a guardar primeiro como ficheiro ou usar uma ferramenta que consiga extrair dados do corpo do email.
O ficheiro era demasiado pequeno ou grande. Os anexos precisam de ter entre 46 KB e 20 MB. Capturas de ecrã muito pequenas ou digitalizações pesadas podem ser rejeitadas.
Usou o endereço errado. Confirme que enviou para o seu endereço atual @assist.intuit.com e não para o antigo @qbodocs.com.
O utilizador não estava autorizado. Apenas os utilizadores com a opção ativada em "Manage forwarding email" podem fazer envios. Verifique se o botão está ligado para essa pessoa.
Os campos não foram preenchidos. Uma imagem desfocada, ou onde os quatro últimos dígitos do cartão não estejam legíveis, impede o QuickBooks de fazer a associação automática, obrigando-o a preencher os detalhes manualmente.

Centralizar todos os documentos sem depender de reencaminhamentos

O método nativo está limitado àquilo que lhe chega ao email e à sua própria memória. Para colmatar estas falhas, o ideal é ligar um sistema que encontre as faturas onde quer que elas estejam e as envie para a contabilidade - que é o que o Tailride faz através de uma integração direta.

O software monitoriza a sua caixa de entrada e lê os documentos (quer estejam em anexo ou no corpo da mensagem). Além disso, vai buscar as faturas retidas em portais de fornecedores como a Amazon e o Meta Ads através de uma extensão de browser, e processa os recibos que fotografar e enviar para o bot de WhatsApp ou Telegram. Cada documento é lido na íntegra - fornecedor, data, valor total, IVA, linhas de artigo - , classificado de acordo com as suas regras e exportado para o QuickBooks como uma despesa finalizada, sempre com o ficheiro original em anexo. A fatura do portal, o recibo no corpo do email e aquele talão de que o seu colega se esqueceu - tudo no mesmo sítio, sem precisar de fazer um único reencaminhamento.

Garanta que todas as faturas entram no QuickBooks, de forma automática. Ligue o Tailride gratuitamente - as primeiras 10 faturas de cada mês são por nossa conta.

Como configurar passo a passo

Ligue o QuickBooks. No Tailride, abra a secção de Integrações e ligue o QuickBooks através de um início de sessão único e seguro.
Conecte as suas fontes de dados. Ligue o seu email, adicione os portais de fornecedores e ligue o WhatsApp ou Telegram, caso os utilize.
Defina as suas regras (opcional). Diga ao Tailride como deve categorizar as despesas em linguagem natural ("todos os recibos da Uber → Transportes"), para que os registos já entrem codificados.
Faça a revisão no QuickBooks. As faturas capturadas entram como "bills" (a pagar) ou despesas, prontas para aprovação e reconciliação. Pode também fazer uma varredura ao histórico do seu email para limpar qualquer trabalho em atraso.

Quando utilizar cada método

Tem um fluxo constante de recibos de pagamentos com cartão para reconciliar? A funcionalidade nativa do software é perfeita para si - basta configurar o envio e utilizá-la.
Tem faturas dispersas por portais, corpos de emails e aplicações de mensagens, ou um volume elevado de documentos? Adicione uma ferramenta de captura para não estar dependente do reencaminhamento manual e garantir que até as faturas que nunca chegaram à sua caixa de correio são processadas.

A maioria das empresas utiliza ambas as abordagens: o endereço nativo para talões rápidos, e a captura automática para tudo o resto.

Como funciona na prática

Imagine o dono de uma agência de comunicação. O recibo de um almoço com um cliente é fotografado e reencaminhado para o seu endereço @assist.intuit.com, e o QuickBooks reconcilia-o com o movimento do cartão ainda antes de pedirem a conta do restaurante. Entretanto, a fatura da AWS chega no corpo do email (onde o reencaminhamento não ajuda), pelo que uma ferramenta de captura a recolhe automaticamente; a fatura do Meta Ads está num portal fechado e é extraída pela extensão de browser; e o comprovativo de software de um colega de equipa entra diretamente no sistema, em vez de ficar esquecido. Na altura de fazer a reconciliação mensal, todas as despesas estão documentadas e associadas. Fim das caixas de sapatos cheias de papéis e da caça aos documentos em falta.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Como enviar faturas e recibos por email para o QuickBooks?
Configure o seu endereço de reencaminhamento personalizado: no QuickBooks Online, vá a Todas as aplicações → Contabilidade → Recibos, selecione Reencaminhar por email e crie um endereço terminado em @assist.intuit.com. Ao reencaminhar faturas em imagem ou PDF para este email, os documentos surgirão no separador Receipts para revisão e reconciliação.

Qual é o meu endereço de reencaminhamento de despesas no QuickBooks?
É um endereço personalizado criado por si, terminado em @assist.intuit.com (existe um por cada utilizador). Contas mais antigas poderão ainda utilizar a terminação legada @qbodocs.com. Pode defini-lo ou geri-lo na secção Accounting → Receipts.

Um documento enviado por email entra no QuickBooks como recibo ou fatura de fornecedor?
Por defeito, o QuickBooks trata os documentos enviados por email como recibos (despesas já pagas para reconciliar com o feed bancário). Se o documento for uma fatura de fornecedor que só vai pagar mais tarde, pode convertê-la para "Bill" a partir do separador Receipts, de modo a refletir-se nas suas contas a pagar.

O QuickBooks consegue cruzar automaticamente um recibo do email com os movimentos do banco?
Sim. O software extrai o fornecedor, a data, o valor e os últimos quatro dígitos do cartão. A partir daí, permite-lhe associar o recibo à transação correspondente no seu feed bancário, ficando a imagem do documento anexada ao movimento.

A minha equipa pode reencaminhar despesas diretamente para o QuickBooks?
Sim. Na secção Receipts, clique em Manage forwarding email e ative as permissões para cada utilizador. Cada membro da equipa poderá fazer os envios a partir do seu próprio endereço, caindo todos os recibos no mesmo separador partilhado.

Quais os tamanhos e formatos de ficheiros aceites pelo QuickBooks via email?
O sistema aceita anexos em formato de imagem ou PDF entre 46 KB e 20 MB. Imagens com resolução demasiado baixa ou digitalizações excessivamente pesadas não serão processadas. Faturas coladas diretamente no corpo do email também não são capturadas.

Como exportar faturas da Amazon e de outros portais para o QuickBooks?
Uma vez que estas faturas não chegam por email, o reencaminhamento não funciona. A solução passa por usar uma ferramenta com extensão de browser capaz de recolher as faturas diretamente dos portais de fornecedores e exportá-las para a contabilidade - o Tailride faz isto com a Amazon, o Meta Ads e mais de 20 outras plataformas.