Como enviar faturas de fornecedores para o Sage BOB 50 via Cloud Demat

Por Tailride · Leitura de 11 min · Atualizado em outubro de 2026

Se o seu contabilista utiliza o Sage BOB 50 com o Sage Cloud Demat, comece por solicitar o endereço de e-mail de receção de faturas de compras associado ao seu dossier. Adicione esse endereço ao Email Routing da Tailride, ligue as caixas de correio e os portais de fornecedores onde recebe a faturação e envie um ficheiro PDF de teste. Desta forma, o processo de enviar faturas para o Sage BOB 50 torna-se muito mais simples: a Tailride assegura a recolha e o envio por correio eletrónico, o Cloud Demat recebe e processa o documento, e o contabilista valida os dados antes do lançamento no ERP.

Trata-se de uma transição por e-mail para o Cloud Demat, e não de uma integração direta por API ou de um lançamento automático no diário do Sage BOB 50. Esta abordagem elimina descarregamentos repetitivos e reencaminhamentos manuais, salvaguardando a revisão técnica por parte do contabilista.

O papel do Cloud Demat entre a Tailride e o Sage BOB 50

A Sage descreve o Cloud Demat como uma camada colaborativa e documental ligada ao software de gestão. As FAQ do Cloud Demat indicam que a solução funciona como complemento direto da contabilidade. Por sua vez, a documentação do BOB 50 detalha a verificação e validação prévias antes de os pré-lançamentos passarem para o BOB 50.

Este guia foca-se especificamente no Cloud Demat, a solução na nuvem para entrada de documentos utilizada em conjunto com o Sage BOB 50. Se o seu gabinete recorrer a outro módulo de entrada da Sage ou a um fluxo local BOB-demat, confirme junto do contabilista qual o endereço indicado para receção de faturas de compras.

Obter o endereço de e-mail correto do Cloud Demat

Não tente adivinhar um endereço com base noutra empresa, cliente ou tipologia documental. Confirme com o contabilista ou administrador do Cloud Demat qual é o endereço exclusivo para as faturas de compras do seu dossier. Pergunte também se o endereço de e-mail de envio tem de constar de uma lista de remetentes autorizados e se faturas, notas de crédito e recibos seguem fluxos distintos.

A parametrização do Cloud Demat permite separar compras de outros documentos. Um encargo enviado para o destino incorreto pode não ficar acessível onde o contabilista espera encontrá-lo. No primeiro teste, utilize um ficheiro PDF convencional de fornecedor e peça confirmação de receção no dossier certo.

O endereço visível na captura de ecrã da Tailride, purchase-invoices@example.com, é fictício. Substitua-o pelo destino real indicado para o seu dossier. Caso o contabilista já receba as mesmas faturas através de regras de reencaminhamento noutra caixa de correio ou de outra integração, defina um canal principal único antes de ativar o envio automático.

Definir que documentos pertencem a este fluxo

Antes de ligar o envio automático, determine com precisão o que deve chegar ao endereço de compras do Cloud Demat. Na maioria das equipas, o lote essencial é composto por faturas de fornecedores emitidas em nome da empresa. Notas de crédito, despesas de cartão bancário, faturas emitidas e correspondência geral podem necessitar de outro destino ou de um circuito de aprovação diferente.

Esta triagem prévia é particularmente importante quando uma caixa de entrada recebe mais do que apenas faturas. Uma regra genérica de «reencaminhar todos os anexos» arrisca-se a enviar confirmações de encomenda ou extratos de conta misturados com faturas a pagar. A Tailride recolhe e processa documentos de faturação, mas a sua equipa deve analisar as primeiras entradas e parametrizar exceções. Mantenha uma lista restrita de origens geridas pela Tailride: por exemplo, o e-mail partilhado do departamento financeiro, a caixa de entrada de compras e os portais de fornecedores que não enviam faturas por correio eletrónico.

Para cada origem, coloque uma questão essencial: existe já algum sistema a enviar estas faturas para o Cloud Demat? Se sim, decida qual o canal a manter. Faturas em duplicado aumentam o tempo de conferência, mesmo quando os ficheiros PDF são idênticos. Esta verificação ponto a ponto é muito mais segura do que depender da eliminação posterior de duplicados.

Vantagens de enviar faturas para o Sage BOB 50 através do Cloud Demat

Painel ilustrativo da Tailride. Os dados de exemplo mostram a recolha de documentos antes do envio dos ficheiros PDF por e-mail para o Cloud Demat.

O endereço de reencaminhamento resolve apenas o passo da entrega. Contudo, encontrar todas as faturas continua a ser um desafio operacional. Um documento pode chegar a uma caixa partilhada, enquanto outro só fica acessível após autenticação na área de cliente de um fornecedor. A leitura de caixas de correio e a recolha em portais online da Tailride agregam esses documentos num registo centralizado, onde a equipa pode pesquisar e rever cada item antes do reencaminhamento.

Imagine uma equipa de operações que recebe a fatura do alojamento web por e-mail, mas tem de descarregar a fatura de publicidade diretamente da plataforma do fornecedor. Ao associar ambos os canais à Tailride, todo o fluxo converge para um único destino de compras no Cloud Demat. O painel apresentado acima reflete a interface web da Tailride, e não um ecrã do ecossistema Sage.

Recomendamos iniciar com poucas origens de dados. Verifique se a Tailride deteta as faturas pretendidas e se os respetivos ficheiros PDF apresentam boa legibilidade. Se o Cloud Demat já importa diretamente alguma dessas origens, preserve esse circuito sem sobreposições para evitar duplicações.

Passo a passo para enviar faturas para o Sage BOB 50 com a Tailride

1. Confirme o destino com o seu contabilista. Obtenha o endereço de e-mail de receção de faturas de compras afeto ao dossier correto no Cloud Demat. Verifique eventuais requisitos de validação do remetente.

2. Ligue as origens de faturação na Tailride. Associe pelo menos uma caixa de correio no Email Routing e adicione os portais de fornecedores pretendidos. Confirme que surge uma fatura de exemplo no painel da Tailride.

3. Aceda a Integrações → Encaminhamento de e-mail. Na aplicação web da Tailride, abra as definições de Email Routing. Ative as opções Reencaminhamento de E-mail e Envio Automático caso pretenda o envio autónomo de faturas processadas, sem necessidade de intervenção manual.

4. Insira o endereço do Cloud Demat. Introduza o endereço exato no campo E-mail de Reencaminhamento e guarde as alterações. O modelo de assunto pode manter o padrão, salvo se o contabilista solicitar uma estrutura específica. Para um destino único, não é necessário criar regras complexas de encaminhamento.

5. Faça um teste com uma única fatura. Permita que a Tailride processe um ficheiro PDF e solicite a confirmação do contabilista quanto à receção no dossier pretendido do Cloud Demat. Analise o documento e os dados extraídos antes de expandir o fluxo.

Configuração do Email Routing na Tailride. O endereço apresentado é fictício; insira o e-mail real fornecido para o seu dossier.

Se preferir validar cada documento antes da expedição, mantenha a opção Envio Automático desativada e proceda ao envio manual a partir do menu de ações da fatura. O nosso guia de Email Routing esclarece todas as opções disponíveis e o modo como as falhas de entrega são sinalizadas no separador Requer atenção.

Fazer um primeiro teste validado pelo contabilista

Um teste eficaz vai além de verificar se a Tailride indica o estado «enviado». Selecione uma fatura de fornecedor recente que ainda não tenha dado entrada no Cloud Demat por outra via. Indique ao contabilista a designação comercial do fornecedor, o número de fatura e a hora aproximada de expedição, permitindo uma localização rápida no dossier do cliente.

Se o documento constar da Tailride mas não surgir no Cloud Demat, comece por rever o endereço de destino e as permissões do remetente. Se der entrada no dossier errado, interrompa temporariamente o envio automático e corrija a configuração antes de processar volumes maiores. Na eventualidade de aparecer em duplicado, investigue se existe alguma regra de reencaminhamento antiga ou importação direta ainda ativa.

Após o primeiro teste concluído com sucesso, teste um segundo documento proveniente de outra origem - por exemplo, descarregado de um portal de fornecedor em vez da caixa de correio financeira. Isto confirma a fiabilidade da recolha global e não apenas do envio por e-mail. Só depois deverá avançar para a automação contínua e o tratamento de histórico pendente.

O que acontece após a receção do e-mail?

A Tailride anexa o PDF da fatura processada à mensagem de correio eletrónico enviada para o endereço configurado. A partir desse momento, o Cloud Demat assume a gestão documental no fluxo do cliente. A documentação do BOB 50 descreve etapas de leitura ótica, enriquecimento de dados e validação humana dos pré-lançamentos por parte do contabilista antes da gravação no BOB 50.

É fundamental distinguir três etapas distintas: e-mail entregue, documento disponível no Cloud Demat e lançamento concluído no Sage BOB 50. Um envio bem-sucedido na Tailride não significa que o encargo já foi conferido ou lançado na contabilidade. Conforme esclarece o artigo de sincronização da Sage, a passagem do Cloud Demat para o BOB pode levar algum tempo após a validação.

O contabilista mantém a responsabilidade de confirmar o NIF/número de contribuinte, datas, enquadramento de IVA, valores e contas do razão. O ficheiro PDF é o elemento central transmitido por este canal de correio; esta configuração não injeta dados estruturados via API diretamente nas tabelas do Sage BOB 50.

Manter um registo claro de cada envio

A equipa que reúne os documentos e o gabinete que executa a contabilidade trabalham, muitas vezes, em ambientes de software diferentes. Por isso, convém estabelecer fronteiras claras de responsabilidade. Um elemento da equipa pode monitorizar se a Tailride recolheu e enviou o PDF, enquanto o contabilista valida a receção, a leitura ótica e o lançamento definitivo na Sage. Havendo discrepâncias, esta divisão simplifica o diagnóstico.

A confirmação de envio no lado da Tailride apenas atesta a expedição técnica; não garante que o Cloud Demat tenha classificado o ficheiro sem falhas nem que exista um movimento fechado no BOB 50. Por outro lado, a presença de uma fatura no Cloud Demat não clarifica imediatamente se a mesma foi enviada pela Tailride, pelo fornecedor ou por outro automatismo. Nos primeiros dias, cruze o número de fatura e o anexo entre as duas plataformas através de uma folha simples de controlo com data, fornecedor, referência e estado de validação.

Disponibilize sempre o PDF original para consulta de quem valida as contas. Caso surja alguma divergência na leitura da taxa de IVA ou na data de emissão, o documento original serve de prova fiscal incontestável. A conferência profissional continua a ser indispensável; a vantagem da solução reside em poupar tempo de recolha e encaminhamento administrativo.

Múltiplas empresas ou fluxos documentais diferentes

Um gabinete de contabilidade gere frequentemente vários clientes, cada um com a sua caixa de entrada no Cloud Demat. Do mesmo modo, uma empresa pode gerir diferentes entidades fiscais. A Tailride suporta regras de encaminhamento avançadas, além de definições por conta ou destinatário. Utilize estas opções se faturas de diferentes empresas exigirem caixas postais distintas. As regras podem basear-se no tipo de documento, etiquetas ou dados do fornecedor, tendo prioridade sobre as definições gerais.

Recomendamos simplificar na fase de arranque: uma entidade jurídica, um endereço de faturas de compras e um teste validado. Adicione novos destinos apenas quando conseguir segmentar os documentos de forma fiável. O nome do fornecedor nem sempre é suficiente para distinguir duas subsidiárias que compram à mesma entidade; procure utilizar o NIF do destinatário ou a conta de origem sempre que possível.

Num fluxo de documentos misto, acorde com o contabilista quais os tipos que devem entrar pela caixa de compras. Notas de crédito, despesas pontuais ou faturas de venda podem exigir caixas ou processos de aprovação independentes no Cloud Demat. Teste cada circuito com um documento representativo e evite reencaminhar o mesmo PDF em duplicado por outros canais.

O que fazer se uma fatura não surgir no Cloud Demat?

• Verifique o endereço de destino. Confirme novamente o endereço exato do dossier pretendido. O endereço ilustrado nas capturas de ecrã deste artigo serve apenas de exemplo.

• Valide o remetente. Questione o contabilista sobre se o Cloud Demat exige autorização prévia para o endereço a partir do qual a Tailride envia as mensagens.

• Consulte o estado na Tailride. Assegure-se de que a fatura foi devidamente recolhida, os botões de reencaminhamento estão ligados e não constam alertas no separador Requer atenção.

• Analise o documento. Experimente enviar um PDF simples com dados nítidos e solicite a verificação no módulo de documentos de compras do dossier certo.

• Elimine canais concorrentes. Regras antigas no e-mail corporativo, ligações diretas do fornecedor e o reencaminhamento da Tailride podem concorrer entre si e gerar conflitos na receção.

Perguntas frequentes

A Tailride pode lançar faturas diretamente no Sage BOB 50 sem passar pelo Cloud Demat?
Este fluxo baseia-se no endereço de e-mail do Sage Cloud Demat, a plataforma documental complementar ao Sage BOB 50. O contabilista analisa e valida o documento no ambiente da Sage antes da integração no BOB 50. Não se trata de uma ligação direta via API à base de dados contabilística.

Onde posso obter o endereço de e-mail do Cloud Demat para o meu dossier?
Deve solicitá-lo ao contabilista responsável pelo processamento das suas contas ou ao administrador do Cloud Demat no gabinete. Peça expressamente o e-mail afeto às faturas de compras e eventuais instruções sobre autorização de remetentes. Evite utilizar o e-mail de outra empresa do mesmo grupo sem confirmação.

É obrigatório criar regras de encaminhamento se gerir apenas uma empresa?
Não. Basta introduzir o endereço fornecido no campo E-mail de Reencaminhamento das definições padrão da Tailride. As regras de encaminhamento só se tornam necessárias se precisar de direcionar ficheiros para múltiplos dossiers ou tipologias documentais distintas.

O envio do ficheiro PDF por e-mail cria de imediato o lançamento no BOB 50?
Não. A receção por e-mail dá início ao processamento no Cloud Demat. O reconhecimento por OCR, a conferência documental, a validação pelo técnico de contas e a sincronização com o BOB 50 são passos subsequentes do fluxo de trabalho contabilístico.

Posso substituir a Tailride por uma regra normal no Outlook ou Gmail?
Sim, desde que todas as faturas deem entrada numa única caixa de correio e uma regra simples consiga selecionar os anexos certos. A Tailride distingue-se quando as faturas se encontram dispersas por vários e-mails ou retidas em portais online de fornecedores, reunindo tudo num único painel de controlo.

Devo carregar logo todo o histórico de faturas pendentes?
Recomendamos testar primeiro um documento recente e verificar todo o percurso até à contabilidade. Caso pretenda enviar faturas antigas posteriormente, combine um intervalo de datas e um fluxo de envio com o seu contabilista para evitar misturar novos documentos com ficheiros que já estejam integrados no Cloud Demat.

É possível enviar faturas alojadas em portais web de fornecedores?
Sim, desde que os portais sejam compatíveis com a Tailride. O sistema descarrega os documentos automaticamente e utiliza a mesma regra de e-mail para transferir os ficheiros PDF para o endereço correto do Cloud Demat. Consulte a nossa lista de integrações compatíveis para confirmar os seus fornecedores.

Assim que o contabilista confirmar o endereço correto, associe as suas origens de faturação à Tailride, teste um primeiro ficheiro PDF e garanta um fluxo perfeitamente alinhado entre a Tailride, o Cloud Demat e o Sage BOB 50.