WhatsApp-Belegerfassung für Außendienstteams und den täglichen Ausgabeneingang.
Senden Sie ein Foto oder PDF über die Chat-App, die Ihr Team bereits nutzt – Tailride AI überträgt die extrahierten Daten automatisch in QuickBooks, Xero, Odoo oder Business Central. Keine neue Scanner-App, keine Befehle zu lernen, keine zusätzliche Schulung.
Papierbelege verschwinden, bevor sie die Buchhaltung erreichen
Sie verblassen in Geldbörsen und gehen in den 12.000 Fotos auf Ihrem Handy unter. Der alte Weg hat zu viele Schritte – also geht der Beleg und der Abzug verloren.
🗂️ Der alte Weg
- ✕Noch eine Scanner-App herunterladen
- ✕Konto erstellen, Oberfläche erlernen
- ✕Fotografieren, warten, taggen, kategorisieren
- ✕Daran denken, es später zu exportieren
- ✕…bei Schritt zwei aufgeben
💬 Mit WhatsApp + Tailride
- ✓Die App öffnen, die Sie bereits haben
- ✓Den Beleg an den Bot senden
- ✓AI extrahiert und archiviert automatisch
- ✓Es landet in QuickBooks, Xero oder Odoo
- ✓Fertig — in einer einzigen Geste
Ein Workflow, den jeder ohne Schulung nutzen kann
WhatsApp-Nummer verbinden
Öffnen Sie Integrationen in Tailride und fügen Sie Ihre Nummer zur WhatsApp-Karte hinzu. Keine API-Schlüssel, kein IT-Projekt, keine zusätzliche Mitarbeitereinrichtung.
Den Beleg wie einen normalen Anhang senden
Senden Sie ein Foto (JPG oder PNG) oder PDF — genauso wie Sie ein Dokument in jedem Chat teilen würden. Keine Slash-Befehle, kein Menübaum, nur die Datei.
Tailride leitet es an die Buchhaltung weiter
AI extrahiert die Daten, behält das Original als Anhang und sendet das strukturierte Ergebnis in Ihren Buchhaltungs-Workflow.
Keine Befehle zu lernen — einfach die Datei senden
Der Unterschied bei WhatsApp ist die einfache Einführung: ein vertrauter Chat, ein Anhang, ein Finanz-Workflow dahinter.
📷 Für Fotos
- ✓Ein klares, gut beleuchtetes Foto aufnehmen
- ✓Den gesamten Beleg im Bild erfassen
- ✓Sicherstellen, dass der Text lesbar ist
- ✓Die Kamera direkt über den Beleg halten, nicht schräg
📄 Für PDFs
- ✓Wenn möglich, das Original-PDF senden
- ✓Sicherstellen, dass das Dokument lesbaren Text enthält
- ✓Eine Rechnung pro Datei funktioniert am besten
- ✓Keine Befehle oder spezielle Formatierung erforderlich
Am besten, wenn Geschwindigkeit bei der Einreichung am wichtigsten ist
Die Integration ist unter der Haube identisch. Der Unterschied ist, wie natürlich WhatsApp zu Teams passt, die den reibungslosesten Weg brauchen, Belege an die Finanzabteilung zu übergeben.
🚗 Reise- und Kilometerbelege
Nützlich, wenn Mitarbeiter Belege sofort senden müssen, anstatt zu warten, bis sie ein spezielles Ausgabentool öffnen.
⛽ Kraftstoff und Einkäufe im Außendienst
Ein einfacher Anhang-Flow hilft Menschen im Außendienst, Ausgaben schnell einzureichen, solange der Beleg noch in der Hand ist.
🏪 Lieferanten- und Vor-Ort-Rechnungen
Teams können Fotos oder PDFs von ihrem Handy weiterleiten, ohne Apps zu wechseln oder einen neuen Erfassungsprozess zu erlernen.
👥 Mehrbenutzer-Erfassung mit geringem Schulungsaufwand
Gut für Unternehmen, denen befehlsbasierte Workflows weniger wichtig sind als dass mehr Mitarbeiter tatsächlich Belege einreichen.
WhatsApp vs. traditionelle Ausgaben-Apps
Traditionelle Ausgaben-Apps scheitern oft am ersten Schritt: jeden Mitarbeiter dazu zu bringen, sie zu installieren und daran zu denken, sie zu nutzen. WhatsApp senkt diese Hürde, indem die Belegerfassung in einen Chat-Flow integriert wird, den alle bereits verstehen.
- ✓Keine zusätzliche Scanner-App zu installieren
- ✓Kein neuer Workflow im Team zu schulen
- ✓Schnellere Einreichung aus dem Außendienst
- ✓Höhere Chance, dass Belege gesendet werden, bevor sie verloren gehen
Was sich nicht ändert
- ✓Die extrahierten Felder: Lieferant, Betrag, Datum, Steuer, Positionen
- ✓Die nachgelagerten Integrationen: QuickBooks, Xero, Odoo, Business Central, Exporte
- ✓Die Compliance-Position: CASA Tier 2, EU-Datenspeicherung, DSGVO
- ✓Die breitere Tailride-Abdeckung über Messenger-Erfassung hinaus
Jedes Feld, automatisch gelesen
WhatsApp ändert die Einreichungsgewohnheit, nicht die Datenqualität. Tailride extrahiert weiterhin die Buchhaltungsdetails, die Ihr Finanzteam benötigt.
Lieferant
Wer den Beleg ausgestellt hat.
Datum
Wann die Transaktion stattfand.
Gesamtbetrag & Währung
Mit Mehrwährungsunterstützung.
Steueraufschlüsselung
MwSt., Umsatzsteuer oder andere Steuern.
Positionen
Einzelne Produkte oder Dienstleistungen, wenn sichtbar.
Duplikatschutz
Senden Sie denselben Beleg zweimal — er wird nicht erneut verarbeitet oder berechnet.
Jeder sendet vom eigenen Handy
Verbinden Sie so viele WhatsApp-Nummern wie nötig. Ihr Vertriebsteam erfasst Reisebelege in drei Ländern, Ihre Außendiensttechniker sammeln Lieferantenrechnungen — alle tragen bei, niemand braucht Schulung, und alles landet in einem gemeinsamen Dashboard.
- ✓Unbegrenzte verbundene Nummern und Benutzer
- ✓Jede Einreichung der Absendernummer zugeordnet
- ✓AI-Regeln kategorisieren automatisch nach der Erfassung
💬 Ein Kanal für vollständige Abdeckung
Messenger-Erfassung kümmert sich um Papierbelege. Tailride deckt den Rest ab, damit nichts durchrutscht:
- ✓Posteingang-Scanning — Gmail, Outlook, IMAP
- ✓Browser-Erweiterung — Rechnungen von Lieferantenportalen erfassen
- ✓Rückwirkendes Scanning — ältere Rechnungen aus der E-Mail abrufen
- ✓Abgleich — Dokumente mit Kontoauszügen abgleichen
- ✓AI-Regeln — Kategorisierung und nachgelagerte Verarbeitung in Tailride automatisieren
WhatsApp für die mobile Erfassung ist am stärksten in Kombination mit Ihren anderen Eingangskanälen, wie E-Mail-Scanning, rückwirkende Scans und Abgleich. Bevorzugen Sie den anderen Messenger? Zur Telegram-Integration.
Von WhatsApp direkt in Ihre Buchhaltung
WhatsApp ist für viele Teams der einfachste Übergabepunkt. Tailride wandelt den Nachrichtenanhang weiterhin in strukturierte Buchhaltungsdaten um.
“Absolut unverzichtbar für schnell wachsende Unternehmen. Wir haben manuelle Arbeit bei Steuererklärungen komplett eliminiert — unser Steuerberater ist jetzt am glücklichsten.”
Ihre Finanzdaten, richtig geschützt
CASA Tier 2
Cloud Application Security Assessment, validiert durch die App Defense Alliance.
EU-Datenspeicherung
Gespeichert in der EU (AWS Frankfurt). Ihre Gespräche werden weder gespeichert noch überwacht.
DSGVO-konform
Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage verfügbar.
WhatsApp-Erfassung — FAQ
Müssen Mitarbeiter Befehle oder Menüs erlernen?
Was kann ich an den WhatsApp-Bot senden?
Kann das ganze Team von verschiedenen WhatsApp-Nummern einreichen?
Mit welcher Buchhaltungssoftware funktioniert es?
Ist WhatsApp die einzige Möglichkeit, Rechnungen in Tailride zu erfassen?
Was ist, wenn ein Beleg nicht korrekt verarbeitet wird?
Machen Sie die Belegeinreichung so einfach, dass sie tatsächlich gemacht wird
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