WhatsApp-bonnenverwerking voor buitendienstteams en dagelijkse onkostenregistratie.
Stuur een foto of pdf via de chat-app die je team al gebruikt, en Tailride AI stuurt de geëxtraheerde gegevens direct naar QuickBooks, Xero, Odoo of Business Central. Geen nieuwe scanner-app, geen commando's om te leren, geen extra trainingstraject.
Papieren bonnetjes verdwijnen voordat ze de boekhouding bereiken
Ze vervagen in portemonnees en raken zoek tussen de 12.000 foto's op je telefoon. De oude manier telt te veel stappen — waardoor het bonnetje en de aftrekpost verloren gaan.
🗂️ De oude manier
- ✕Nog maar weer een scanner-app downloaden
- ✕Een account aanmaken, de interface leren kennen
- ✕Fotograferen, wachten, taggen, categoriseren
- ✕Er later aan moeten denken om het te exporteren
- ✕…bij stap twee al opgeven
💬 Met WhatsApp + Tailride
- ✓De app openen die je al hebt
- ✓Het bonnetje naar de bot sturen
- ✓AI extraheert en archiveert het automatisch
- ✓Het belandt direct in QuickBooks, Xero of Odoo
- ✓Klaar — in één enkele handeling
Een workflow die iedereen zonder training kan gebruiken
Koppel een WhatsApp-nummer
Open Integraties in Tailride en voeg je nummer toe aan de WhatsApp-kaart. Geen API-sleutels, geen IT-project, geen extra medewerkersconfiguratie behalve het nummer zelf.
Stuur het bonnetje als een gewone bijlage
Stuur een foto (JPG of PNG) of pdf — precies zoals je een document in elke chat zou delen. Geen slash-commando's, geen menustructuur, gewoon het bestand.
Laat Tailride het doorsturen naar de boekhouding
AI extraheert de gegevens, bewaart het origineel als bijlage en stuurt het gestructureerde resultaat naar je boekhoudworkflow.
Geen commando's om te leren — stuur gewoon het bestand
De onderscheidende factor van WhatsApp is het gemak van adoptie: één vertrouwde chat, één bijlage, één financieel proces erachter.
📷 Voor foto's
- ✓Maak een duidelijke, goed verlichte foto
- ✓Zorg dat de hele bon in beeld is
- ✓Zorg ervoor dat de tekst leesbaar is
- ✓Houd de camera recht boven de bon, niet onder een hoek
📄 Voor pdf's
- ✓Verstuur waar mogelijk de originele pdf
- ✓Zorg ervoor dat het document leesbare tekst bevat
- ✓Eén factuur per bestand werkt het best
- ✓Geen commando's of speciale opmaak vereist
Het beste wanneer snelheid van indienen cruciaal is
De integratie is onder de motorkap identiek. Het verschil zit in hoe natuurlijk WhatsApp aansluit bij teams die de meest laagdrempelige manier nodig hebben om bonnen aan de financiële administratie te overhandigen.
🚗 Reis- en kilometerbonnen
Handig wanneer medewerkers bonnen direct moeten versturen zodra ze deze ontvangen, in plaats van te wachten tot ze later een speciale declaratietool openen.
⛽ Brandstof en aankopen op locatie
Een eenvoudige flow met bijlagen helpt buitendienstmedewerkers uitgaven snel in te dienen terwijl ze het bonnetje nog in de hand hebben.
🏪 Leveranciers- en locatiefacturen
Teams kunnen foto's of pdf's direct vanaf hun telefoon doorsturen zonder van app te wisselen of een nieuw registratieproces te hoeven leren.
👥 Verzamelen met meerdere gebruikers zonder training
Ideaal voor bedrijven die minder geven om workflows met commando's en er vooral voor willen zorgen dat meer werknemers daadwerkelijk hun bonnen indienen.
WhatsApp vergeleken met traditionele declaratie-apps
Traditionele declaratie-apps stranden vaak al bij de eerste stap: elke medewerker de app laten installeren en laten onthouden deze te gebruiken. WhatsApp verlaagt die drempel door het vastleggen van bonnen te integreren in een chatflow die iedereen al begrijpt.
- ✓Geen extra scanner-app om te installeren
- ✓Geen nieuwe workflow om het hele team in te trainen
- ✓Sneller indienen vanuit het veld
- ✓Grotere kans dat bonnen worden verzonden voordat ze kwijtraken
Wat er niet verandert
- ✓De geëxtraheerde velden: leverancier, bedrag, datum, btw, regelitems
- ✓De gekoppelde integraties: QuickBooks, Xero, Odoo, Business Central, exports
- ✓De compliancestatus: CASA Tier 2, dataopslag in de EU, AVG/GDPR
- ✓De bredere dekking van Tailride naast het vastleggen via chat
Elk veld, automatisch uitgelezen
WhatsApp verandert de gewoonte rondom indienen, niet de datakwaliteit. Tailride extraheert nog steeds alle boekhoudkundige details die je financiële team nodig hebt.
Leverancier
Wie de bon heeft uitgegeven.
Datum
Wanneer de transactie heeft plaatsgevonden.
Totaalbedrag & valuta
Met ondersteuning voor meerdere valuta's.
Btw-uitsplitsing
Btw, omzetbelasting of andere heffingen.
Factuurregels
Individuele producten of diensten, indien zichtbaar.
Duplicaatbescherming
Verstuur dezelfde bon twee keer en deze wordt niet opnieuw verwerkt — of in rekening gebracht.
Iedereen verstuurt vanaf zijn eigen telefoon
Koppel zoveel WhatsApp-nummers als je nodig hebt. Je verkoopteam dat reisbonnen vastlegt in drie verschillende landen, je technici in het veld die leveranciersfacturen verzamelen — iedereen draagt bij, niemand heeft training nodig en alles komt terecht in één gedeeld dashboard.
- ✓Onbeperkt aantal gekoppelde nummers en gebruikers
- ✓Elke inzending gekoppeld aan het nummer van de afzender
- ✓AI-regels categoriseren automatisch na verwerking
💬 Eén kanaal voor volledige dekking
Vastleggen via chat regelt papieren bonnen. Tailride dekt de rest af, zodat er niets tussendoor glipt:
- ✓Inbox scannen — Gmail, Outlook, IMAP
- ✓Browserextensie — facturen verzamelen uit leveranciersportalen
- ✓Scannen met terugwerkende kracht — oudere facturen ophalen die al in de e-mail staan
- ✓Bankafstemming — documenten matchen met bankafschriften
- ✓AI-regels — kategorisering en verdere afhandeling binnen Tailride automatiseren
Het gebruik van WhatsApp voor mobiel vastleggen is op zijn krachtigst naast je andere kanalen, zoals e-mail scannen, scans met terugwerkende kracht en aflettering. Liever de andere messenger? Bekijk de Telegram-integratie.
Van WhatsApp direct naar je boekhouding
WhatsApp is voor veel teams het eenvoudigste overdrachtspunt. Tailride zet de bijlage uit het bericht alsnog om in gestructureerde boekhoudgegevens.
“Absoluut onmisbaar voor snelgroeiende bedrijven. We hebben handmatig werk voor belastingaangiften volledig geëlimineerd — onze accountant is nu supertevreden.”
Je financiële gegevens, optimaal beschermd
CASA Tier 2
Cloud Application Security Assessment, gevalideerd door de App Defense Alliance.
Dataopslag in de EU
Opgeslagen in de EU (AWS Frankfurt). Je gesprekken worden nooit opgeslagen of gemonitord.
AVG/GDPR-conform
Verwerkersovereenkomst beschikbaar op aanvraag.
Vastleggen via WhatsApp — Veelgestelde vragen
Moeten medewerkers speciale commando's of menu's leren?
Wat kan ik naar de WhatsApp-bot sturen?
Kan het hele team indienen vanaf verschillende WhatsApp-nummers?
Met welke boekhoudsoftware werkt het samen?
Is WhatsApp de enige manier om facturen vast te leggen in Tailride?
Wat als een bon niet correct wordt verwerkt?
Maak het indienen van bonnen zo eenvoudig dat mensen het ook echt doen
Koppel WhatsApp, verstuur de eerste bon en laat Tailride de geëxtraheerde gegevens direct doorsturen naar je boekhoudsoftware. Gratis voor je eerste 10 facturen per maand.
Start gratis →Wil je de volledige handleiding zien? Lees Facturen vastleggen via WhatsApp & Telegram →