Dext Alternativen für britische Steuerkanzleien (2026)

Zuletzt aktualisiert: Juli 2026 · ~11 Min. Lesezeit · Veröffentlicht von Tailride

Dext ist in vielen britischen Steuerkanzleien der Standard, und das aus gutem Grund: Die mobile App gehört zu den besten auf dem Markt, die Integrationen für Sage und FreeAgent sind ausgereift, und Mandanten, die Papierbelege abfotografieren, kommen auch ohne Schulung sofort damit zurecht. Niemand behauptet hier, dass es sich um ein schlechtes Tool handelt.

Was Kanzleien eher dazu bewegt, sich nach Dext Alternativen umzusehen, hat spezifischere Gründe. Drei Punkte tauchen immer wieder auf: Das Auslesen von Rechnungspositionen (Line-Items) kostet zusätzliche Credits, Fetch-Verbindungen brechen ab, sobald Lieferanten eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren, und der Belegabruf startet erst ab dem Tag, an dem der Mandant angelegt wird. Spätestens seit der Einführung von Making Tax Digital (MTD) ist dieser letzte Punkt nicht mehr nur ein kleines Ärgernis.

Kurze Zusammenfassung

Suchen Sie nach einer anderen Lösung, wenn Sie jeden Monat für Line-Item-Credits zahlen, viel Zeit in die Reparatur von Fetch-Verbindungen investieren oder das Belegarchiv eines Mandanten aus der Vergangenheit benötigen – statt nur Rechnungen von heute an. Bleiben Sie bei Dext, wenn die Erfassung von Papierbelegen per Smartphone im Mittelpunkt Ihres Workflows steht oder wenn Sie auf die integrierten Spesenabrechnungen, Fahrtenbücher und Freigabeprozesse angewiesen sind.

Die Details dazu im Überblick:

Bei Dext ist die Extraktion von Einzelpositionen an ein Credit-System gebunden: 5 Credits pro Monat sind inklusive, alles Weitere wird zusätzlich berechnet. Für Konto- und Lieferantenauszüge gilt dasselbe Prinzip.
Fetch ruft Lieferantenrechnungen mit in der Cloud gespeicherten Zugangsdaten ab. Diese Verbindungen brechen ab, sobald ein Lieferant 2FA einführt oder seine Website umgestaltet.
Dext erfasst nur Belege, die ab dem Zeitpunkt der Einrichtung weitergeleitet werden. Rechnungen, die bereits im Posteingang des Mandanten liegen, bleiben dort.
Der Einstiegstarif von Dext liegt bei 31,50 $ pro Monat für 250 Dokumente und 5 Nutzer; eine dauerhaft kostenlose Version gibt es nicht. Kanzleitarife erfordern eine Mindestabnahme von 10 Mandanten.
Tailride verbindet sich direkt mit Gmail oder Outlook, durchsucht rückwirkend jahrelange Historien, ruft Portale über eine Browser-Erweiterung ab (die 2FA problemlos übersteht) und bietet die Extraktion von Einzelpositionen sowie den Bankabgleich in jedem Tarif inklusive. Für 10 Rechnungen pro Monat kostenlos, danach ab 19 $.

Warum britische Kanzleien nach Dext Alternativen suchen

Einzelpositionen kosten extra – dabei sind sie der Kern der Arbeit

Der Business-Tarif von Dext enthält fünf Line-Item-Credits pro Monat. Jeder weitere Beleg, der in seine Einzelpositionen aufgeschlüsselt werden muss, wird zusätzlich berechnet.

Für eine Kanzlei ist dieses Modell unpraktisch. Detailtiefe auf Positionsebene ist kein gelegentliches Extra – sie ist essenziell, um beispielsweise die Rechnung eines Baustoffhändlers sauber in Material, Maschinenmiete und Lieferung aufzuteilen. Nur so lässt sich auf jede Position der korrekte Mehrwertsteuersatz anwenden statt pauschal auf die gesamte Rechnung. Ein und dieselbe Rechnung kann Positionen mit 20 % Regelsteuersatz und andere mit 0 % oder 5 % enthalten. Auch Bauleistungen, die unter das Reverse-Charge-Verfahren (Domestic Reverse Charge) fallen, richten sich nicht nach den Kopfdaten des Belegs.

Wenn die Software das Dokument nicht aufschlüsselt, muss es jemand in Ihrem Team manuell erledigen.

Fetch-Verbindungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Fetch ist die Funktion, die Lieferantenrechnungen automatisch sammelt und dafür in der Cloud gespeicherte Zugangsdaten nutzt. Das funktioniert, bis der Lieferant etwas ändert. Nutzer berichten immer wieder von Verbindungsabbrüchen, wenn ein Anbieter Zwei-Faktor-Authentifizierung einführt. Im Rahmen der Richtlinien zur starken Kundenauthentifizierung (SCA) haben britische Banken und Lieferanten dies kontinuierlich umgesetzt.

Das Ergebnis ist ein Wartungsaufwand, den niemand eingeplant hat: Jeden Monat muss jemand Verbindungen neu authentifizieren, und in der Zwischenzeit kommen Dokumente unbemerkt nicht an.

Der Belegabruf startet erst am Tag der Aktivierung

Das ist der entscheidende Punkt für eine Kanzlei, die neue Mandanten übernimmt. Dext verarbeitet das, was ab dem Moment eingereicht wird, in dem das Konto aktiv ist. Die Rechnungen der vergangenen achtzehn Monate, die bereits im Posteingang des Mandanten liegen, werden dabei nicht berücksichtigt.

Beim Onboarding muss der Mandant also gebeten werden, historische Dokumente herauszusuchen – eine Aufgabe, die in der Regel auf die lange Bank geschoben wird. Währenddessen klaffen Lücken in der Buchhaltung, und unter MTD sind diese Lücken nicht einfach nur unschön, sondern ein echtes Problem.

Die Kostenstruktur für kleine Mandanten

Der Einsteigertarif von Dext kostet 31,50 $ pro Monat (bzw. 25,21 $ bei jährlicher Abrechnung) für 250 Dokumente und fünf Nutzer, mit einer 14-tägigen Testphase und ohne dauerhaft kostenlosen Tarif. Ein Mandant, der Ihnen 40 Rechnungen pro Monat schickt, zahlt trotzdem für 250. Die Preise für Kanzleien liegen bei 17,70 $ bis 19,20 $ pro Mandant und Monat, bei einer Mindestabnahme von zehn Mandanten. Das ist bei großen Volumina in Ordnung, wird aber zur Hürde, wenn Sie gerade erst Ihren dritten Mandanten anbinden.

Was MTD von Ihrer gewählten Software verlangt

Making Tax Digital (MTD) ist der Grund, warum die Frage der automatischen Belegerfassung im Vereinigten Königreich so brisant ist. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Anforderungen.

MTD für die Umsatzsteuer (MTD for VAT) erfordert, dass Aufzeichnungen digital geführt werden, die Software HMRC-kompatibel ist und die Daten zwischen den Systemen über digitale Links (digital links) ausgetauscht werden, statt manuell. Die britische Steuerbehörde HMRC hat ausdrücklich klargestellt, dass das Kopieren und Einfügen oder das manuelle Abtippen von Zahlen zwischen Systemen diese Kette unterbricht. Wer digitale Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß führt oder die digitalen Links nicht aufrechterhält, muss mit Strafen von bis zu 3.000 £ rechnen (Zusammenfassung der HMRC-Richtlinien hier).

Ab April 2026 gilt MTD für die Einkommensteuererklärung (ITSA) für Einzelunternehmer und Vermieter mit anrechenbaren Einkünften über 50.000 £; im April 2027 sinkt diese Schwelle auf 30.000 £. Verspätete Einreichungen führen zu Strafpunkten und einer Gebühr von 200 £, sobald der Schwellenwert überschritten wird. Für das erste ITSA-Jahr gibt es jedoch eine Übergangsfrist für die vierteljährlichen Meldungen.

Für eine Software zur Rechnungserfassung ergeben sich daraus drei praktische Konsequenzen:

Die Datenkette darf nicht unterbrochen werden. Dokument rein, Daten raus in die Buchhaltung – ohne manuelles Eintippen dazwischen. Ein Tool, das Tabellen exportiert, die jemand händisch importieren muss, ist genau das, was MTD verhindern will.
Die Unterlagen müssen vollständig sein. Rechnungen, die nie weitergeleitet wurden, sind fehlende Datensätze, nicht einfach nur entgangene Steuerersparnisse.
Das Original muss aufbewahrt werden. Umsatzsteuerunterlagen, einschließlich Rechnungen, müssen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Eine digitale Kopie wird akzeptiert, sofern sie lesbar und vollständig ist.

Keine dieser Vorgaben zwingt Sie zu einem bestimmten Anbieter. Workflows, die in einer CSV-Datei enden und auf Copy-Paste basieren, scheiden jedoch definitiv aus.

Sieben Dext Alternativen für Steuerkanzleien (UK)

Dies sind Einschätzungen zur Ausrichtung, keine detaillierten Datenblätter – Funktionen und Preise ändern sich. Prüfen Sie daher ausschlaggebende Punkte immer direkt auf der Website des Anbieters.

1. Tailride

Tailride konzentriert sich primär auf die Automatisierung von Belegabruf und Vorkontierung statt auf das reine Abfotografieren von Quittungen. Die Software verbindet sich direkt mit dem Gmail- oder Outlook-Konto eines Mandanten, findet Rechnungen, ohne dass diese weitergeleitet werden müssen, und scannt die bestehende Historie rückwirkend. So baut sich das Archiv eines neuen Mandanten von selbst wieder auf, anstatt nur tröpfchenweise einzugehen.

Lieferantenportale werden über eine Browser-Erweiterung abgewickelt, die innerhalb Ihrer eigenen aktiven Sitzung läuft. Genau deshalb bringt auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) das System nicht zum Absturz. Tailride unterstützt von Haus aus über 100 Portale und kann für jedes weitere trainiert werden – sogar für Intranet-Systeme, die von klassischen Cloud-Connectoren nicht erreicht werden.

Jedes Dokument wird in jedem Tarif bis auf Positionsebene ausgelesen – und das ohne versteckte Credit-Kosten. Jede Position wird direkt dem passenden Buchungskonto und Steuersatz zugewiesen. Wie das genau funktioniert, erklären wir auf unserer Seite zur automatischen Vorkontierung. Die Datenübergabe erfolgt an Xero, QuickBooks, Odoo, Business Central, sevDesk, Lexware Office und e-conomic. Zudem stehen CSV-Exporte und eine API zur Verfügung. Der Bankabgleich ist ebenfalls in jedem Tarif ohne Credit-Limits enthalten.

Kanzleien erhalten spezielle Steuerberater-Accounts mit einem Master-Dashboard, Volumenrabatten und einem separaten Dashboard pro Mandant – ganz ohne Mindestanzahl. Weitere Details zu den Workflows finden Sie auf unserer Seite über Kreditorenbuchhaltung für Steuerberater.

Preisgestaltung: Kostenlos für bis zu 10 Rechnungen pro Monat, danach 19 $ für 75 Belege, 49 $ für 350, 99 $ für 750 und 199 $ für 1.500 Dokumente. Bei jährlicher Zahlungsweise erhalten Sie knapp zwei Monate gratis.

Ideal für: Kanzleien, deren Mandanten Rechnungen per E-Mail und aus Portalen erhalten, und die Einzelpositionen sowie historische Belege ohne Zusatzkosten pro Dokument verarbeiten wollen.

2. Hubdoc

Ist in jedem kostenpflichtigen Xero-Abo kostenlos enthalten und somit meist die erste Anlaufstelle für Xero-Kanzleien. Der Kompromiss liegt in der Tiefe: Hubdoc erfasst die Kopfdaten – Lieferant, Datum, Gesamtbetrag –, aber keine Einzelpositionen. Die automatischen Fetch-Verbindungen wurden 2022 zugunsten einer kleinen Auswahl direkter APIs eingestellt. Als Dokumentenablage für Xero absolut in Ordnung, als Tool für die automatisierte Vorkontierung jedoch zu oberflächlich. Siehe Tailride vs. Hubdoc.

3. AutoEntry

Gehört seit 2019 zu Sage und ist eine naheliegende Wahl für Sage-Kanzleien. Das Tool erfasst vollständige Einzelpositionen inklusive Beschreibung, Einzelpreis und Menge. Es arbeitet jedoch mit einem Credit-System: Dokumente mit Einzelpositionen verbrauchen etwa doppelt so viele Credits wie Standardbelege, Kontoauszüge sind noch teurer. Planbar bei konstanten Volumina, bei Spitzen jedoch schwieriger zu kalkulieren.

4. Lightyear

Eher eine Einkaufs- und AP-Plattform als ein reines Erfassungstool. Bietet Extraktion auf Positions- und SKU-Ebene (Artikelnummern), Abgleich mit Bestellungen (Purchase Orders) und Freigabeworkflows. Integriert mit Xero, Sage, QuickBooks, AccountsIQ und weiteren. Die Preise beginnen bei etwa 130 £ pro Monat. Damit richtet sich Lightyear eher an größere Finanzteams als an die kleineren Mandanten einer durchschnittlichen Kanzlei.

5. Datamolino

Ein bewährtes Erfassungstool, das sich an Buchhaltungskanzleien richtet. Bietet Schnittstellen zu Xero, QuickBooks und Sage, unterstützt die Verwaltung mehrerer Mandanten und hat eine einfachere Preisstruktur als die creditbasierten Tools. Ist stark auf lateinische Schriftzeichen optimiert, was je nach Mandantenstamm zu beachten ist.

6. Receiptor

Ein auf E-Mails ausgerichtetes Tool für kleinere Unternehmen, das Quittungen und Rechnungen automatisch aus Posteingängen zieht, anstatt auf eine Weiterleitung zu warten. Bietet weniger spezifische Kanzleifunktionen als die oben genannten Optionen. Siehe Tailride vs. Receiptor.

7. WellyBox

Ebenfalls auf den Posteingang fokussiert, mit einem großen Katalog erkannter Lieferanten und dem Schwerpunkt auf das Sammeln von Quittungen für Spesenabrechnungen. Eine solide, kostengünstige Option für Einzelunternehmer, aber weniger geeignet für eine Kanzlei, die viele Mandanten parallel verwaltet. Siehe Tailride vs. WellyBox.

Vergleich auf einen Blick

	Dext	Tailride	Hubdoc	AutoEntry	Lightyear
Einzelpositionen	Credit-basiert (5/Monat inkl.)	Jedes Dokument, in jedem Tarif	Nicht unterstützt	Ja, kostet aber mehr Credits	Ja, inkl. SKU-Ebene
E-Mail-Erfassung	Weiterleitung an @dext-Adresse	Direkte Postfach-Anbindung, sucht selbstständig	Weiterleitung an @hubdoc-Adresse	Weiterleitung oder Upload	Weiterleitung oder Upload
Bisherige Postfach-Historie	Ab Einrichtungsdatum	Rückwirkender Scan der Vorjahre	Ab Einrichtungsdatum	Ab Einrichtungsdatum	Ab Einrichtungsdatum
Portal-Download	Fetch-Connectors (scheitern bei 2FA)	Browser-Erweiterung in der eigenen Sitzung	2022 weitgehend eingestellt	Eingeschränkt	Lieferantenanbindungen
Bankabgleich	Kontoauszugs-OCR via Credits	Inklusive, unbegrenzt	Über Xero abgewickelt	Kontoauszugs-Credits	AP-fokussiert
Kanzlei-Modell	17,70–19,20 $/Mandant, Min. 10	Steuerberater-Account, kein Minimum	Pro Unternehmensabo	Pro Credit-Paket	Gestaffelt
Einstiegspreis	31,50 $/Monat, keine kostenlose Version	Bis 10/Monat kostenlos, dann 19 $	Kostenlos bei Xero-Abo	Credit-Pakete	Ab ca. 130 £/Monat
Mobile Erfassung	Branchenführer	Web-fokussiert, Upload von jedem Gerät	Smartphone-Foto	Smartphone-Foto	Eingeschränkt

Zwei Spalten sollten im Zusammenhang betrachtet werden. Dext und Tailride bieten ähnliche Funktionalitäten, unterscheiden sich jedoch grundlegend in zwei Punkten: Was ist im Preis inbegriffen vs. was wird nach Verbrauch abgerechnet und wie werden die Dokumente gesammelt. Hubdoc ist mit Abstand die günstigste Lösung, wenn Sie ohnehin Xero nutzen und lediglich einen Speicherort brauchen. Lightyear löst ein anderes Problem – Bestellabgleiche und Freigaben – und hat einen entsprechend höheren Preis.

Wie Tailride in den Kanzleialltag passt

Ganz ehrlich: Tailride spielt seine Stärken dort aus, wo Belegsammlung und Kontierung zum Engpass werden – nicht dort, wo Mandanten ständig Kassenzettel abfotografieren müssen.

Das Onboarding eines Mandanten beginnt mit der Anbindung seines Posteingangs, anstatt ihn mühsam darauf zu trimmen, Rechnungen weiterzuleiten. Der rückwirkende Scan zieht die bestehende Historie ins System. Das erste Gespräch dreht sich also direkt um die Prüfung der vorkontierten Dokumente und nicht darum, dem Mandanten wegen der Rechnungen des letzten Quartals hinterherzulaufen. Portalrechnungen werden über die Erweiterung direkt in Ihrer eigenen Sitzung abgerufen. Dadurch muss die Verbindung nicht jedes Mal repariert werden, wenn ein Lieferant seine Sicherheitseinstellungen verschärft.

Anschließend wird jedes Dokument Zeile für Zeile ausgelesen. Der Mehrwertsteuersatz wird direkt vom Dokument übernommen und nicht einfach geschätzt, und jede Position wird entsprechend dem Kontenrahmen des Mandanten vorkontiert. Wenn Sie eine Zuweisung korrigieren, greift diese Regel beim nächsten Mal für diesen Lieferanten, diese Positionsbeschreibung und diesen Mandanten automatisch. So kostet der zweite Monat bereits deutlich weniger Mühe als der erste.

Da die Daten mit dem angehängten Originaldokument direkt an Xero, QuickBooks oder in Sage-kompatiblen Formaten übergeben werden, bleibt die von MTD geforderte digitale Kette durchgehend intakt. Zwischendrin muss nichts neu eingetippt werden.

Ein schneller Test für jedes Tool auf dieser Liste: Nehmen Sie eine Baumarktrechnung mit unterschiedlichen Steuersätzen und einer Liefergebühr. Prüfen Sie, ob sowohl die Positionen als auch die Mehrwertsteuer korrekt ausgelesen werden, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Sie können kostenlos starten (10 Rechnungen pro Monat inklusive), ganz ohne Kreditkarte.

Wechseln, ohne die Umsatzsteuerkette zu durchbrechen

Dext-Archiv zuerst exportieren. Tun Sie dies, solange das Abonnement noch aktiv ist, und bewahren Sie es als Backup für die bereits eingereichten Zeiträume auf.
Postfach des Mandanten anbinden und den rückwirkenden Scan das Archiv neu aufbauen lassen. Vergleichen Sie den Überschneidungszeitraum mit den Aufzeichnungen in Dext, um auf Nummer sicher zu gehen.
Portalanbieter umziehen, und zwar schrittweise über die Browser-Erweiterung innerhalb einer angemeldeten Sitzung.
Beide Systeme für ein volles Umsatzsteuerquartal parallel laufen lassen, falls der Mandant vierteljährliche Meldungen abgibt. Vergleichen Sie die Summen, bevor Sie das alte System abschalten.
Zum Verlängerungsdatum kündigen. Prüfen Sie dabei, ob sich die Kanzlei möglicherweise in einem Jahresvertrag befindet.

Was Sie keinesfalls tun sollten: Mitten im Quartal wechseln und im Nachhinein versuchen, alles abzugleichen. Die kurze Doppelbelastung durch zwei Abos erspart Ihnen lästige Diskussionen mit dem Mandanten über eine angeblich fehlende Rechnung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Gibt es kostenlose Dext Alternativen?
Tailride bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für 10 Rechnungen pro Monat, in dem die Extraktion von Einzelpositionen und der Bankabgleich bereits enthalten sind. Dext bietet lediglich eine 14-tägige Testphase, aber keine kostenlose Version. Hubdoc ist in einem anderen Sinne gratis: Es entstehen keine Zusatzkosten, wenn Sie bereits für Xero bezahlen.

Warum brechen die Fetch-Verbindungen bei Dext ständig ab?
Fetch loggt sich mit in der Cloud gespeicherten Zugangsdaten auf Lieferantenseiten ein. Die Verbindung muss daher immer dann repariert werden, wenn ein Lieferant den Login-Prozess ändert oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert. Wenn Sie Belege hingegen über eine Browser-Erweiterung in Ihrer eigenen, bereits authentifizierten Sitzung abrufen, lässt sich dieses Problem komplett umgehen.

Liest Dext auch einzelne Rechnungspositionen aus?
Ja, aber diese Funktion kostet extra. Der Business-Tarif enthält fünf Credits für Einzelpositionen pro Monat, alles darüber hinaus wird zusätzlich abgerechnet. Kontoauszüge und Lieferantenübersichten nutzen dasselbe System.

Welche Anforderungen stellt Making Tax Digital an die Rechnungserfassung?
Digitale Aufzeichnungen, HMRC-kompatible Software und digitale Links zwischen den Systemen, damit Daten auf dem Weg nicht abgetippt oder kopiert werden müssen. Wer keine digitalen Aufzeichnungen führt oder diese Links nicht aufrechterhält, riskiert Strafen von bis zu 3.000 £. Ein Workflow, der mit einem manuellen Import endet, ist also genau das, was vermieden werden muss.

Kann ich ältere Rechnungen eines neuen Mandanten ins System übertragen?
Nicht mit Tools, die nur verarbeiten, was ab dem Moment der Einrichtung eingereicht wird. Tailride scannt die bestehende Postfach-Historie, wenn Sie das Konto verknüpfen. Das ist in der Regel der schnellste Weg, ein Archiv aufzubauen, ohne den Mandanten bitten zu müssen, alte Belege herauszusuchen.

Welche Alternative funktioniert am besten mit Sage?
AutoEntry ist die naheliegendste Wahl, da es zu Sage gehört. Auch Datamolino und Lightyear bieten Schnittstellen zu Sage. Tailride übergibt Daten an Xero, QuickBooks und verschiedene europäische Buchhaltungssysteme und bietet für alles Weitere CSV-Exporte und eine API an.

Die beste Wahl unter den Dext Alternativen finden

Dext hat seine Daseinsberechtigung völlig zurecht, wenn es um die mobile Belegerfassung und Workflows für Spesenabrechnungen geht. Wo Kanzleien jedoch an Grenzen stoßen, sind andere Bereiche: Line-Item-Extraktion hinter einer Bezahlschranke, wartungsintensive Fetch-Verbindungen und eine Belegsammlung, die nicht rückwirkend in das Postfach eines Mandanten greifen kann. Unter MTD wird diese Lücke schnell zu einem handfesten Problem in der Dokumentationspflicht.

Wählen Sie das Tool, das genau die Schwachstellen in Ihrem Workflow behebt. Wenn es Ihnen auf tiefe Vorkontierung und automatisierten Belegabruf ankommt, starten Sie kostenlos und jagen Sie einfach mal eine unübersichtliche Lieferantenrechnung durchs System, bevor Sie eine Entscheidung treffen.