Google Drive Organizer
Organizza tutte le tue fatture su Google Drive con cartelle intelligenti. Crea gerarchie per data, rinomina i file con i dati delle fatture e mantieni un archivio perfetto per il tuo team e il commercialista.
Potente organizzazione su Drive
Automazione avanzata per un'organizzazione perfetta delle fatture
Struttura cartelle intelligente
Crea automaticamente gerarchie di cartelle ordinate per data, fornitore e progetto
Organizzazione per data
Organizza le fatture per anno, trimestre, mese o intervalli personalizzati
Denominazione intelligente
Rinomina i file con i metadati delle fatture: data, fornitore, importo, numero fattura
Prevenzione duplicati
Rileva e previene automaticamente il caricamento di file duplicati
Regole personalizzate
Imposta regole di organizzazione personalizzate in base a fornitore, importo o categoria
Condivisione in team
Organizza i drive condivisi per l'accesso e la collaborazione del team
Metodi di organizzazione
Scegli come organizzare le tue fatture
Per data (Anno/Mese)
Fatture/2024/AprileOrganizza le fatture per anno e mese. (Predefinito)
Per fornitore
Fatture/AmazonRaggruppa tutte le fatture dello stesso fornitore in un'unica cartella.
Piatta (Cartella singola)
FattureTutte le fatture vengono inserite in una sola cartella senza sottocartelle.
Fornitore → Data
Fatture/Amazon/2024/AprileRaggruppa per fornitore, poi per anno e mese.
Data → Fornitore
Fatture/2024/Aprile/AmazonRaggruppa per anno e mese, poi per fornitore.
Come funziona l'organizzazione su Drive
Sei semplici passaggi per un'organizzazione perfetta delle fatture
Collega Google Drive
Collega in modo sicuro il tuo account Google Drive tramite autenticazione OAuth
Configura la struttura
Imposta l'organizzazione delle cartelle e le convenzioni di denominazione preferite
Elabora le fatture
Le fatture vengono estratte ed elaborate automaticamente dall'IA
Organizzazione automatica
I file vengono spostati automaticamente nelle cartelle appropriate e rinominati
Accesso del team
Configura i permessi di condivisione per commercialisti e membri del team
Mantieni la struttura
Il sistema mantiene l'ordine man mano che vengono elaborate nuove fatture
Non perdere mai più una fattura
Organizzazione perfetta per te, il tuo team e il tuo commercialista
Domande frequenti
Tutto quello che devi sapere sull'organizzazione con Google Drive
Come funziona l'organizzazione con Google Drive?
L'organizzatore si collega al tuo Google Drive e crea automaticamente strutture di cartelle in base alle tue preferenze. Quando le fatture vengono elaborate, vengono spostate nelle rispettive cartelle e rinominate con metadati come data, fornitore e numero fattura per una facile identificazione.
Quali strutture di cartelle sono supportate?
Puoi organizzare per data (anno/trimestre/mese), fornitore, progetto, categoria di spesa, fasce di importo o regole personalizzate. Il sistema supporta gerarchie di cartelle nidificate e può combinare più metodi di organizzazione.
Posso personalizzare la convenzione di denominazione dei file?
Sì! Puoi configurare la ridenominazione dei file utilizzando i metadati delle fatture. Ad esempio: '2024-01-15_Amazon_INV-123_$299.99.pdf' o 'Q1-2024_Spese-Ufficio_Amazon_Fattura-123.pdf'. Scegli tra vari modelli o crea il tuo.
Funziona con Google Workspace / G Suite?
Certamente! Funziona sia con account Google Drive personali sia con account aziendali Google Workspace (G Suite). Puoi organizzare i drive condivisi, impostare i permessi del team e mantenere strutture di cartelle coerenti in tutta l'organizzazione.
Cosa succede ai file già presenti nel mio Drive?
L'organizzatore può elaborare i file esistenti o gestire solo i nuovi caricamenti. Puoi scegliere se riorganizzare l'intero archivio di fatture o limitarti ai file futuri. Non eliminerà mai alcun file, si limiterà a spostarlo e rinominarlo.
Più membri del team possono accedere ai file organizzati?
Sì! Puoi impostare permessi di condivisione affinché commercialisti, membri del team o collaboratori esterni possano accedere a cartelle specifiche. Il sistema mantiene la struttura organizzativa garantendo al contempo i corretti livelli di accesso.
Come vengono gestiti i file duplicati?
Il sistema rileva automaticamente i duplicati confrontando il contenuto dei file e i metadati. Può ignorarli, rinominarli con numeri di versione o spostarli in una cartella di revisione separata: la scelta spetta a te.
Posso modificare la struttura di organizzazione in un secondo momento?
Sì! Puoi aggiornare le regole di organizzazione in qualsiasi momento. Il sistema può riorganizzare i file esistenti in base alla nuova struttura oppure applicare le nuove regole solo ai caricamenti futuri, lasciando intatta l'organizzazione precedente.
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