Google Drive Organizer
Organisieren Sie alle Ihre Rechnungen automatisch in Google Drive mit intelligenten Ordnerstrukturen. Erstellen Sie datumsbasierte Hierarchien, benennen Sie Dateien mit Rechnungsmetadaten um und sorgen Sie für eine perfekte Organisation für Ihr Team und Ihren Buchhalter.
Leistungsstarke Antriebsorganisation
Fortschrittliche Automatisierung für eine perfekte Rechnungsorganisation
Intelligente Ordnerstruktur
Erstellt automatisch organisierte Ordnerhierarchien nach Datum, Anbieter und Projekt
Datumsbasierte Organisation
Organisieren Sie Rechnungen nach Jahr, Quartal, Monat oder benutzerdefinierten Datumsbereichen
Intelligente Benennung
Benennen Sie Dateien mit Rechnungsmetadaten um: Datum, Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer
Vermeidung von Duplikaten
Doppelte Datei-Uploads automatisch erkennen und verhindern
Benutzerdefinierte Regeln
Richten Sie benutzerdefinierte Organisationsregeln basierend auf Anbieter, Menge oder Kategorie ein
Teamfreigabe
Organisieren Sie geteilte Laufwerke für Teamzugriff und Zusammenarbeit
Organisationsmethoden
Wählen Sie, wie Ihre Rechnungen organisiert werden sollen
Nach Datum (Jahr/Monat)
Rechnungen/2024/AprilOrganisieren Sie Rechnungen nach Jahr und Monat. (Standard)
Nach Anbieter
Rechnungen/AmazonGruppieren Sie alle Rechnungen desselben Anbieters (Lieferanten) in einem Ordner.
Flach (einzelner Ordner)
RechnungenAlle Rechnungen werden in einem einzigen Ordner ohne Unterordner abgelegt.
Anbieter → Datum
Rechnungen/Amazon/2024/AprilGruppieren Sie nach Anbieter, dann nach Jahr und Monat.
Datum → Anbieter
Rechnungen/2024/April/AmazonGruppieren Sie nach Jahr und Monat, dann nach Anbieter.
So funktioniert die Laufwerksorganisation
Sechs einfache Schritte zur perfekten Rechnungsorganisation
Verbinden Sie Google Drive
Verbinden Sie Ihr Google Drive-Konto sicher mit der OAuth-Authentifizierung
Struktur konfigurieren
Richten Sie Ihre bevorzugte Ordnerorganisation und Namenskonventionen ein
Rechnungen verarbeiten
Rechnungen werden automatisch von der KI extrahiert und verarbeitet
Automatisch organisieren
Dateien werden automatisch in die entsprechenden Ordner verschoben und umbenannt
Teamzugriff
Richten Sie Freigabeberechtigungen für Buchhalter und Teammitglieder ein
Struktur beibehalten
Das System behält die Organisation bei, während neue Rechnungen verarbeitet werden
Verlieren Sie nie wieder eine Rechnung
Perfekte Organisation für Sie, Ihr Team und Ihren Buchhalter
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über die Organisation von Google Drive wissen müssen
Wie funktioniert die Google Drive-Organisation?
Der Organizer stellt eine Verbindung zu Ihrem Google Drive her und erstellt automatisch Ordnerstrukturen basierend auf Ihren Präferenzen. Wenn Rechnungen verarbeitet werden, werden sie in die entsprechenden Ordner verschoben und zur leichteren Identifizierung mit Metadaten wie Datum, Lieferant und Rechnungsnummer umbenannt.
Welche Ordnerstrukturen werden unterstützt?
Sie können nach Datum (Jahr/Quartal/Monat), Lieferant, Projekt, Ausgabenkategorie, Betragsbereichen oder benutzerdefinierten Regeln organisieren. Das System unterstützt verschachtelte Ordnerhierarchien und kann mehrere Organisationsmethoden kombinieren.
Kann ich die Dateinamenskonvention anpassen?
Ja! Sie können mithilfe von Rechnungsmetadaten konfigurieren, wie Dateien umbenannt werden. Zum Beispiel: „2024-01-15_Amazon_INV-123_$299,99.pdf“ oder „Q1-2024_Office-Supplies_Amazon_Invoice-123.pdf“. Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen oder erstellen Sie Ihre eigene.
Funktioniert es mit Google Workspace/G Suite?
Absolut! Es funktioniert sowohl mit privaten Google Drive-Konten als auch mit Google Workspace (G Suite)-Geschäftskonten. Sie können geteilte Ablagen organisieren, Teamberechtigungen festlegen und einheitliche Ordnerstrukturen in Ihrer gesamten Organisation beibehalten.
Was passiert mit vorhandenen Dateien in meinem Drive?
Der Veranstalter kann bestehende Dateien bearbeiten oder nur neue Uploads bearbeiten. Sie haben die Wahl, Ihre gesamte Rechnungssammlung neu zu organisieren oder einfach nur die Organisation für die Zukunft beizubehalten. Es werden niemals Dateien gelöscht, sondern nur verschoben und umbenannt.
Können mehrere Teammitglieder auf die organisierten Dateien zugreifen?
Ja! Sie können Freigabeberechtigungen einrichten, damit Buchhalter, Teammitglieder oder externe Mitarbeiter auf bestimmte Ordner zugreifen können. Das System behält die Organisationsstruktur bei und ermöglicht gleichzeitig entsprechende Zugriffsebenen.
Wie wird mit doppelten Dateien umgegangen?
Das System erkennt automatisch doppelte Dateien, indem es Dateiinhalte und Metadaten vergleicht. Es kann Duplikate überspringen, sie mit Versionsnummern umbenennen oder sie in einen separaten Überprüfungsordner verschieben – Sie bestimmen das Verhalten.
Kann ich die Organisationsstruktur nachträglich ändern?
Ja! Sie können Ihre Organisationsregeln jederzeit aktualisieren. Das System kann bestehende Dateien neu organisieren, um sie an neue Strukturen anzupassen, oder Sie können neue Regeln nur auf zukünftige Uploads anwenden, während die bestehende Organisation intakt bleibt.
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