Organisateur Google Drive
Organisez automatiquement toutes vos factures dans Google Drive avec des structures de dossiers intelligentes. Créez des hiérarchies basées sur les dates, renommez les fichiers avec les métadonnées des factures et maintenez une organisation parfaite pour votre équipe et votre comptable.
Organisation de conduite puissante
Automatisation avancée pour une organisation parfaite des factures
Structure de dossiers intelligente
Crée automatiquement des hiérarchies de dossiers organisés par date, fournisseur et projet
Organisation basée sur la date
Organisez les factures par année, trimestre, mois ou plages de dates personnalisées
Dénomination intelligente
Renommer les fichiers avec les métadonnées de la facture : date, fournisseur, montant, numéro de facture
Prévention des doublons
Détecter et empêcher automatiquement les téléchargements de fichiers en double
Règles personnalisées
Configurez des règles d'organisation personnalisées en fonction du fournisseur, du montant ou de la catégorie.
Partage en équipe
Organisez des Drive partagés pour l'accès et la collaboration des équipes
Méthodes d'organisation
Choisissez comment vous souhaitez organiser vos factures
Par date (année/mois)
Factures/2024/avrilOrganisez les factures par année et par mois. (Défaut)
Par fournisseur
Factures/AmazonRegroupez toutes les factures du même fournisseur (vendeur) dans un seul dossier.
Plat (dossier unique)
FacturesToutes les factures sont placées dans un seul dossier sans sous-dossier.
Fournisseur → Date
Factures/Amazon/2024/avrilRegroupez par fournisseur, puis par année et par mois.
Date → Fournisseur
Factures/2024/avril/AmazonRegroupez par année et par mois, puis par fournisseur.
Comment fonctionne l'organisation Drive
Six étapes simples pour parfaire l’organisation de vos factures
Connectez Google Drive
Connectez en toute sécurité votre compte Google Drive avec l'authentification OAuth
Configurer la structure
Configurez votre organisation de dossiers préférée et vos conventions de dénomination
Traiter les factures
Les factures sont automatiquement extraites et traitées par l'IA
Organiser automatiquement
Les fichiers sont automatiquement déplacés vers les dossiers appropriés et renommés
Accès en équipe
Configurer les autorisations de partage pour les comptables et les membres de l'équipe
Maintenir la structure
Le système maintient l'organisation à mesure que les nouvelles factures sont traitées
Ne perdez plus jamais une facture
Une organisation parfaite pour vous, votre équipe et votre comptable
Foire aux questions
Tout ce que vous devez savoir sur l'organisation Google Drive
Comment fonctionne l'organisation Google Drive ?
L'organisateur se connecte à votre Google Drive et crée automatiquement des structures de dossiers en fonction de vos préférences. Lorsque les factures sont traitées, elles sont déplacées vers les dossiers appropriés et renommées avec des métadonnées telles que la date, le fournisseur et le numéro de facture pour une identification facile.
Quelles structures de dossiers sont prises en charge ?
Vous pouvez organiser par date (année/trimestre/mois), fournisseur, projet, catégorie de dépenses, fourchettes de montants ou règles personnalisées. Le système prend en charge les hiérarchies de dossiers imbriquées et peut combiner plusieurs méthodes d'organisation.
Puis-je personnaliser la convention de dénomination des fichiers ?
Oui! Vous pouvez configurer la manière dont les fichiers sont renommés à l'aide des métadonnées de facture. Par exemple : « 2024-01-15_Amazon_INV-123_$299.99.pdf » ou « Q1-2024_Office-Supplies_Amazon_Invoice-123.pdf ». Choisissez parmi différents modèles ou créez le vôtre.
Est-ce que ça fonctionne avec Google Workspace/G Suite ?
Absolument! Il fonctionne à la fois avec les comptes personnels Google Drive et les comptes professionnels Google Workspace (G Suite). Vous pouvez organiser des Drive partagés, définir des autorisations d'équipe et maintenir des structures de dossiers cohérentes dans toute votre organisation.
Qu'arrive-t-il aux fichiers existants dans mon Drive ?
L'organisateur peut traiter les fichiers existants ou gérer uniquement les nouveaux téléchargements. Vous pouvez choisir de réorganiser l’ensemble de votre recouvrement de factures ou simplement de maintenir l’organisation à l’avenir. Il ne supprimera jamais les fichiers – il se contentera de les déplacer et de les renommer.
Plusieurs membres de l’équipe peuvent-ils accéder aux fichiers organisés ?
Oui! Vous pouvez configurer des autorisations de partage afin que les comptables, les membres de l'équipe ou les collaborateurs externes puissent accéder à des dossiers spécifiques. Le système maintient la structure organisationnelle tout en permettant des niveaux d'accès appropriés.
Comment sont gérés les fichiers en double ?
Le système détecte automatiquement les fichiers en double en comparant le contenu des fichiers et les métadonnées. Il peut ignorer les doublons, les renommer avec des numéros de version ou les déplacer vers un dossier de révision distinct - vous choisissez le comportement.
Puis-je modifier la structure de l'organisation plus tard ?
Oui! Vous pouvez mettre à jour les règles de votre organisation à tout moment. Le système peut réorganiser les fichiers existants pour correspondre à de nouvelles structures, ou vous pouvez appliquer de nouvelles règles uniquement aux futurs téléchargements tout en laissant l'organisation existante intacte.
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